elektronische Ersatzbescheinigung (eEB)

Die elektronische Ersatzbescheinigung dient als Versicherungsnachweis, wenn beim Praxisbesuch keine elektronische Gesundheitskarte vorgelegt werden kann. Die Zustellung der eEB von der Krankenkasse zu Ihrer Praxis erfolgt elektronisch über den KIM-Dienst. Die manuelle Eingabe der Versicherungsdaten für ein Ersatzverfahren entfällt somit.

Weitere Hintergrundinformationen zur elektronischen Ersatzbescheinigung finden Sie auch auf den Seiten der KBV.

Voraussetzung für die Nutzung der eEB in Ihrer Praxis

Damit die Workflows reibungslos funktionieren, benötigt Ihre Praxis folgendes:

• TI-Anbindung mit SMC-B und eHBA-Karte und KIM-Mail-Konto. Schauen Sie in das Kapitel Telematikinfrastruktur für mehr Informationen zu dessen Einrichtung.
• Ausgedruckten QR-Code für den Empfangstresen oder die Praxiswebsite. Dieser QR-Code wird kostenfrei über die Gematik generiert und enthält als Information lediglich die KIM-Adresse Ihrer Praxis. Er ist sowohl für GKV- als auch für PKV-Patienten identisch.
  • Der Patient kann über seine Krankenkassen-App mit seinem Smartphone und dem QR-Code (oder auch alternativ mit Ihrer KIM-Mailadresse) die elektronische Ersatzbescheinigung anfragen. Alternativ kann der Patient auch den QR-Code direkt einscannen und wird dann über diese Seite der Gematik (für Patienten) auf die jeweilige Krankenkassen-Homepage oder zur jeweiligen Krankenkassen-App weiter geleitet, um dann die Zustellung einer elektronischen Ersatzbescheinigung an Ihre Praxis zu veranlassen.
• Die Krankenkasse des Patienten bietet bereits den Versand der elektronischen Ersatzbescheinigung an.

Workflow für GKV-Patienten (Gesetzliche Krankenversicherung)

Bei GKV-Patienten gibt es zwei Wege, um an den Versicherungsnachweis zu kommen, wenn die Karte am Tresen fehlt:

Weg 1: Durch den Patienten (App-Lösung)

Bei diesem Weg liegt die Arbeit beim Patienten und kann für Neu-sowie Bestandspatienten verwendet werden.

1. Patient scannt: Der Patient öffnet die Service-App seiner Krankenkasse (z. B. TK-App, AOK-App) und scannt den QR-Code am Praxisempfang.
2. Freigabe: Der Patient bestätigt in seiner App, dass die eEB an genau diese Praxis gesendet werden soll.
3. Automatischer Versand: Die Krankenkasse empfängt die Anfrage und generiert sofort eine eEB-Datei (als strukturierten Datensatz).
4. Empfang in tomedo: Die eEB wird über KIM an die Praxis geschickt und in der eEB-Verwaltung aufgelistet. Dort erfolgt die Zuordnung des eEB zum Patienten. Die Behandlung kann nun regulär abgerechnet werden.

Weg 2: Durch die Praxis (PVS-Lösung)

Hat der Patient kein Smartphone oder keine Kassen-App, können Sie die eEB für einen Patienten direkt anfordern. Voraussetzung ist, dass die Versicherungsdaten (IK- und Versicherungsnummer) für den Patienten hinterlegt sind.

1. Anfrage im PVS: Öffnen Sie für die eEB-Anforderung die Patientendetails und wählen im Abrechnungsblock „Gesetzl. Krankenkasse“ oder „Zusammenfassung“. Im Behandlungsausweis ist auf den Button „eEB“ zu klicken, um die Anforderung auszulösen.
   
2. Klick & Einverständnis: Bevor die Anforderung über KIM-Versand wird, muss über einen Abfragedialog bestätigt werden, dass der Patient damit einverstanden ist.
3. Kommunikation: tomedo schickt eine KIM-Anfrage direkt an die Krankenkasse.
4. Rückmeldung: Die Kasse prüft die Daten automatisch und sendet die fertige Ersatzbescheinigung innerhalb weniger Minuten via KIM direkt zurück in die elektronische Karteikarte der Praxis.

Workflow für Privatpatienten (PKV) – Der „Online Check-in“

Privatversicherte stecken ihre Karten nicht wie GKV-Patienten in das Kartenterminal der Telematikinfrastruktur (TI). Dennoch benötigt Ihre Praxis zwingend die Krankenversicherungsnummer (KVNR) des Privatpatienten, um TI-Anwendungen wie das E-Rezept, die ePA oder eine eAU nutzen bzw. ausstellen zu können. Zur elektronischen Übermittlung der korrekten KVNR nutzt die PKV den sogenannten Online Check-In (OCI).

Der Workflow bei Privatpatienten ist dem ersten GKV-Weg sehr ähnlich, kann aber ausschließlich durch den Patienten initiiert werden (die Praxis kann die Daten nicht einfach aus dem PVS heraus bei der PKV anfragen):

1. Patient scannt: Der PKV-Patient nutzt die App seiner privaten Krankenversicherung und scannt den am Tresen stehenden QR-Code der Praxis.
2. Sichere Übermittlung: Die PKV-App sendet die Versichertenstammdaten – im Speziellen die wichtige 10-stellige KVNR – verschlüsselt über KIM an die Praxis analog zu einer eEB.
3. Empfang in tomedo: Diese eEB für Privatpatienten wird nun nach dem Übersenden in tomedo® in der eEB-Verwaltung aufgelistet.
4. Stammdaten-Update: In der eEB-Verwaltung erfolgt die Zuordnung des eEB zum Patienten. Die KVNR ist nun sauber in der Karteikarte hinterlegt, und die TI-Anwendungen wie E-Rezepte stehen nun für diesen Privatpatienten zur Verfügung.

Verwaltung der elektronischen Ersatzbescheinigungen

Das Verwaltungsfenster der elektronischen Ersatzbescheinigungen erreichen Sie über das tomedo Menü Verwaltung -> eEB elektronische Ersatzbescheingungen oder direkt in der Inbox über das gleichnamige Modul.

In der Verwaltung können Sie über den Button alle 1 die eEB entsprechend des angegebenen Zeitraums laden und über den Button nicht zugeordnet 2 nur diese, welche noch nicht geordnet wurden. Der Button 3 lädt unabhängig von angegebenen Zeitraum alle eEB, welche noch keinem Patienten zugeordnet wurden. Mit Aktivierung der Checkbox 4 werden nach Öffnen des Fensters automatisch alle relevanten eEBs aufgelistet. Nutzen Sie die Filterfunktion 5 für Ihre individuellen Bedürfnisse.

Nutzen Sie die Spalten 6, um die eEB einem Patienten zuzuordnen. Klicken Sie dort auf den Button „Kartei einlesen“ 7 Weichen die Daten im eEB von den in tomedo hinterlegten Daten ab, erscheint ein entsprechender Abfragedialog für die Datenübernahme beim Einlesen der eEB. Genauer können Sie wählen zwischen: Karte nicht importieren, anderer Patient und Änderungen übernehmen. Wurde eine Karte eingelesen, wird der in dieser Spalte der Status „wurde zugeordnet“ aufgeführt. Eine erfolgreich zugeordnete eEB wird mit „wurde zugeordnet“ 8 gekennzeichnet. Kann die Krankenkasse für die Anfrage keine eEB senden, wird das Fehlerfeedback hier aufgeführt 9. Nutzen Sie den Löschen-Button 10, um die Rückmeldungen der Krankenkassen ohne eEB (also die Einträge mit Fehlern) zu löschen, damit diese nicht mehr als Offen in der Inbox bzw. als „relevant“ betrachtet werden. Nutzten Sie auch diese Verlinkung zu weiterführenden Informationen rund um die eEB 11.

elektronische Ersatzbescheinigungen in der Inbox

In der E-Mailverwaltung bzw. Inbox werden die empfangenen KIM-Mails unter dem Modul „eEB“ aufgeführt.

Hinweis: Im Gesendet-Ordner des verwendeten KIM-Accounts werden Sie diese Anfragen unter dem Typ „EEB“ aufgeführt und können so eingesehen werden.