FAQ Psychotherapie

Das QS-Verfahren ist ein neues, gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren zur Qualitätssicherung in der Psychotherapie. Es ist zunächst in Nordrhein-Westfalen verpflichtend, wird aber voraussichtlich bundesweit ausgerollt. tomedo® bietet hierfür ein separates, kostenpflichtiges Modul an, das die komplexe Datenerhebung und Dokumentation massiv erleichtert. Wenn Sie in einer Region praktizieren, in der das Verfahren gilt, ist die Nutzung zur Erfüllung der Vorgaben notwendig.

Die Hogrefe-Schnittstelle dient der Anbindung externer Anbieter von psychologischen Tests und Fragebögen. Die „Fragebögen Diagnostik“ sind eine in tomedo® integrierte Sammlung von Fragebögen, die auf unseren Custom-Formularen basieren. Der große Vorteil ist, dass diese für Psychotherapeuten weitgehend kostenfrei sind und nahtlos in der Patientenakte genutzt werden können.

Ja. Wir sind uns bewusst, dass das derzeitige Modul grundlegend ist. Eine umfassende Überarbeitung mit deutlich mehr Funktionen für die Phasenübersicht und Abrechnungsunterstützung ist bereits in der aktiven Planung. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Zukünftige Entwicklungen“.

Aktuell kann es in Einzelfällen zu Abweichungen kommen, die eine manuelle Korrektur erfordern. Ein häufiger Fall ist, dass man erst eine bewilligungspflichtige Leistung abrechnet und danach erst den Anerkennungsbescheid anlegt. Der beginnt dann aber mit der Zählung bei 0 und berücksichtigt die bereits abgerechnete Leistung nicht. Wir arbeiten bereits an einer automatischen Korrekturfunktion, um dieses Usability-Problem zukünftig zu beheben.

Wir haben diesen Wunsch aufgenommen. Zukünftig soll es möglich sein, die Benutzeroberfläche von tomedo® zu personalisieren und nicht benötigte Module oder Funktionen auszublenden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Der Konsiliarbericht in tomedo® enthält ganz unten eine Checkbox “Druckversion Therapeut”. Wählt man diese aus, bleibt der KBV Header mit Patienten Name und Krankenkasse leer und es werden nur die Daten des anfordernden Therapeuten eingetragen.

Die meisten der vorgestellten Kernfunktionen (Kontingentzähler, optimierte KV-Formulare, Stundenprotokolle) sind Teil des Standardumfangs von tomedo® für Psychotherapeuten. Die internen „Fragebögen Diagnostik“ ist bis auf eine einmalige Servicegebühr ebenfalls kostenfrei. Eine Ausnahme stellt das neue Modul für das Qualitätssicherungsverfahren (QS-Verfahren) dar, welches aufgrund des hohen Entwicklungs- und Pflegeaufwands zusätzlich lizenziert werden muss.

Hierfür gibt es eine Statistik, die sich „Besuch ohne Leistungsdokumentation“ nennt. D.h. hierüber können Sie filtern, für welche Patienten Sie noch keine Leistung erfasst haben, obwohl diese in Ihrer Praxis waren.

Es ist aktuell so, dass die Bögen nur an einem Desktop-PC vollumfänglich genutzt werden können. Eine Bearbeitung am Handy oder Tablet (iPad) ist nicht möglich. Wir haben diesbezüglich Hogrefe bereits eine Rückmeldung gegeben. Aber vermutlich wird es hier zeitnah keine Lösung geben. Daher ist es aus unserer Sicht sinnvoll, wenn Sie die Patienten in der E-Mail für den Fragebogenversand darauf hinweisen. Informationen zum Anpassen der E-Mail-Vorlage finden Sie im Kapitel Anpassen der E-Mail-Vorlage für den Fragebogenversand.

Nein, eine direkte Übernahme oder Anrechnung von Kontingenten ist nicht möglich. Kontingente, die außerhalb des gebuchten Hogrefe-Moduls (z. B. separat erworbene Lizenzen, ältere digitale Einheiten oder Print-Verbrauchsmaterial) erworben wurden, basieren auf einem anderen Abrechnungssystem. Wenn Sie zum Hogrefe-Modul von tomedo® wechseln, erhalten Sie automatisch einen neuen, dedizierten Account. Zwischen zwei unterschiedlichen Accounts können aus technischen Gründen keine Guthaben oder Testnutzungen übertragen werden.
Da wir bei tomedo keine Grundgebühr für das Hogrefe-Modul erheben und Sie somit lediglich die tatsächlich genutzten Testbögen zahlen, können Sie das Modul jederzeit parallel nutzen, während Sie Ihre Restbestände (z. B. physische Fragebögen oder noch gültige Lizenzen) separat aufbrauchen.

Gelöschte Hogrefe-Fragebögen können nicht wiederhergestellt oder „entlöscht“ werden, da sie endgültig aus der Hogrefe-Datenbank entfernt werden (Achten Sie auf den ausdrücklichen Warnhinweis beim Löschen!). Der Bogen muss dem Patienten daher erneut zur Verfügung gestellt und neu ausgefüllt werden,
Jede Testdurchführung stellt eine kostenpflichtige Einzelnutzung dar. Die Kosten entstehen nur bei der ersten digitalen Auswertung (Report-Generierung). Wenn Sie allerdings einen bereits ausgewerteten Bogen löschen und ihn erneut auswerten möchten, wird immer eine zweite Gebühr fällig, selbst wenn Sie die identischen Parameter verwenden.

Das PTV1-Formular kann nicht auf dem iPad vom Patienten ausgefüllt und digital unterschrieben werden. Die Kassenärztliche Vereinigung (KV) gestattet für das Formular PTV1 keine digitale Unterschrift. Bitte nutzen Sie für das PTV1-Formular den vorgesehenen Weg über den Papierausdruck.

Wir erhalten gelegentlich Anfragen zu Testverfahren des Hogrefe-Verlags, die in tomedo® vermisst werden. Grundsätzlich gilt, tomedo® kann nur jene Verfahren zur Verfügung stellen, die vom Hogrefe-Verlag aktiv für die Schnittstelle freigegeben wurden.

Ob ein Test verfügbar ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Reine Papier-Fragebögen:
Einige Tests werden von Hogrefe z.B. als „Paper and Pencil“-Variante angeboten. Ohne eine digitale Version seitens des Verlags ist eine Einbindung in tomedo® technisch jedoch nicht möglich.

Eingeschränkte Schnittstellen-Freigabe:
Selbst wenn ein Test auf der Webseite von Hogrefe als „Digital“ markiert ist, bedeutet dies nicht zwingend, dass der Verlag diesen auch für die Schnittstelle zu  tomedo® freigeschaltet hat.

Wie erkenne ich den Status bei Hogrefe?
Ein erster Anhaltspunkt ist die Produktseite in der Hogrefe Testzentrale. Fehlt dort bereits der Reiter „Digital“ (bzw. „Auswerteprogramm“), existiert vermutlich keine elektronische Fassung.

Was kann ich tun, wenn ein Test in tomedo® fehlt?
Falls Sie ein Verfahren vermissen, bitten wir Sie, direkt mit dem Hogrefe-Verlag Kontakt aufzunehmen.
Da die Entscheidungshoheit darüber, welche Tests digitalisiert und für Drittanbieter wie tomedo® lizenziert werden, allein beim Verlag liegt, ist Ihre Anfrage dort an der effektivsten Stelle platziert.  Fragen Sie gezielt nach, ob das gewünschte Verfahren bereits für die  tomedo® -Schnittstelle zur Anbindung verfügbar ist.

Rückmeldung an uns: Sollte Hogrefe Ihnen bestätigen, dass der Test für die externe Schnittstelle zu tomedo® freigeschaltet ist und zur Verfügung steht, leiten Sie uns diese Information gerne weiter. Wir prüfen dann, ob unsererseits eine technische Aktualisierung vorgenommen werden kann. 

Es liegt nur eine E-Mail-Adresse der Familie vor, es sollen aber getrennte Fragebögen für verschiedene Personen (z. B. Mutter, Vater und Kind) zur Verfügung gestellt werden.

Lösung:
Da ein digitaler Link technisch immer direkt mit einer spezifischen Testbatterie verknüpft ist, muss pro Auskunftsperson eine eigene Batterie angelegt werden, um die Datentrennung zu garantieren.

Batterien anlegen: Erstellen Sie für betreffenden Patienten und jede beteiligte Person eine separate Testbatterie im Hogrefe-Modul.

Versand mit Betreff-Anpassung: Klicken Sie für jede Batterie einzeln auf den E-Mail-Versand. Passen Sie im Betreff der E-Mail die Zielperson an (z. B. „Hogrefe-Fragebogen für [Mutter/Vater/Lehrkraft/…]“).

Beispiel:

Vorteil: Die Empfänger erhalten separate E-Mails. Jeder Link ist eindeutig einer Person zugeordnet, wodurch die Ergebnisse im System sauber getrennt bleiben und eine gegenseitige Überschreibung der Daten ausgeschlossen wird.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eventuell für externe Dritte (z. B. Lehrkräfte) aus Datenschutzgründen idealerweise deren eigene Dienst-E-Mail-Adresse verwendet werden sollte.