Die Abrechnung

Die Abrechnung ist in der Kartei eines Patienten auf der rechten Seite eingeblendet. Hier können Sie Diagnosen und Leistungen auf Rechnungen aller Art setzen.

Im Auswahlmenü 1 kann ein KV-Abrechnungsschein ausgewählt werden. Die folgenden zwei Bereiche darunter zeigt dann die Leistungen und Behandlungsdiagnosen dieses Scheines an. Durch Klick auf den Button „Schein zeigen“ können Details wie Scheintyp, Behandlungsausweis, Kartendaten etc. angezeigt und editiert werden (siehe Kapitel KV-Schein). Die Buttons „+“ bzw. „–“ können zum Anlegen bzw. Löschen eines Scheines benutzt werden.

In der oberen Tabelle 2 werden die abzurechnenden Leistungen angezeigt, inklusive Gebührennummern, Bezeichnung und zu erwartender Vergütung. Über den „+“-Button werden einzelne Gebührennummern hinzugefügt (siehe folgender Abschnitt) und über „via OPS“ können zu einem OPS-Code passende Leistungen herausgesucht und eingefügt werden.

In der zweiten Tabelle 3 werden die Behandlungsdiagnosen für diesen Schein angezeigt. Um z.B. Dauerdiagnosen aus der medizinischen Dokumentation einfach zu übernehmen, können Sie diese Diagnosen-Karteieinträge per Drag-and-drop in die Tabelle der Behandlungsdiagnosen übernehmen.

Die Übersicht „Fehler/Warnungen/Hinweise“ 4 enthält eine Auflistung aller KV-Abrechnungsfehler, die für diesen Abrechnungsschein ermittelt werden konnten. In dem gezeigten Beispiel wurde der Leistung 31501 vom 25.05.2022 kein abrechnender Arzt zugeordnet, was zu einem Fehler bei der KBV-Abrechnung führen würde.

Hinweis: Über den Rechtetyp „Abrechnungsfehler/-Warnungen/-Hinweise: Aktion ignorieren/nicht ignorieren erlauben“ ist konfigurierbar, welche Nutzer Abrechnungsfehler, Warnungen und Hinweise ignorieren dürfen und welche nicht.

Dokumentation kassenärztlicher Leistungen (EBM)

Leistungen können entweder über die Kommandozeile durch direkte Eingabe der Ziffer oder über den „+“-Button im Leistungsbereich des Scheins (siehe oben) eingegeben werden. Es öffnet sich das folgende Fenster:

Im Suchfeld 1 können Sie nach einer Leistung suchen, indem Sie einen EBM-Code eingegeben oder einen Textausschnitt aus der Leistungsbeschreibung. Groß- und Kleinschreibung wird dabei ignoriert. Durch Leerzeichen getrennte Textausschnitte müssen sämtlich in der Leistungsbeschreibung vorkommen: So würde zum Beispiel der Suchtext „lymph knoch“ lediglich die Leistung „40528 – Lymphknoten: Lymphabfluß, sentinel node, Knochenmark“ finden, da keine andere Leistung sowohl das Textfragment „lymph“ als auch „knoch“ enthält.

Im Feld „Anzahl/Mult.“ 2 können Sie die Anzahl der erbrachten Leistungen eintragen (dies ist zum Beispiel bei Telefonkosten relevant).

Im Feld „Leistungserbr.“ 3 geben Sie den Leistungserbringer (Behandler) an. Dieser wird mit dem Kürzel des eingeloggten Nutzers vorbelegt. Wird die Leistung von Hilfspersonal erbracht, welches selbst nicht abrechnen darf, kann im Feld „Abrechnung auf“ 4 angegeben werden, in wessen Auftrag die Leistungserbringung stattgefunden hat (über das Menü Admin → Nutzerverwaltung können Sie einstellen, auf welchen Vertragsarzt Behandler standardmäßig abrechnen, sodass Feld 4 automatisch vorausgefüllt werden kann). Im Gegensatz zum Feld „Leistungserbr.“ 4 hat das Feld „Abrechnung auf“ 3 keine Relevanz für die Abrechnung, sondern kann ausschließlich für interne Dokumentationszwecke benutzt werden.

Im nächsten Feld 5 kann die Betriebsstätte ausgewählt werden, auf welche die Leistung abgerechnet werden soll. Dies ist lediglich für Praxen mit mehreren (Neben-)Betriebsstätten und mobilen Geräten von Relevanz.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, bei Bedarf das Datum und die Uhrzeit 6 der Leistung für den Schein anzupassen.

Außerdem können favorisierte Leistungen direkt aufgerufen werden, indem das Favoritenpanel 7 geöffnet wird. Weitere Informationen dazu finden Sie im entsprechenden Abschnitt.

Über das Auswahlmenü „Zusatzangaben“ 8 können weitere Angaben zu einer Leistung eingegeben werden (Feldcodes 50XX). Hier können Sie beliebig viele Zusatzangaben aus der folgenden Auswahl hinzufügen:

• Arzt
• Arztname
• BSNRdes vermittelnden FA
• Sonstige
• OP
• Organ
• Sachkosten
• OMIM

Falls für eine Leistung anhand der elektronischen Version des EBM-Katalogs bestimmt wird, kann es vorkommen, dass eine Zusatzangabe für die Abrechnung zwingend eingegeben werden muss. In diesem Fall wird die entsprechende Eingabemaske gleich angezeigt und die zwingend erforderliche Leistung wird in roter Schrift dargestellt:

Die Rotfärbung des Textes „OPS-Code als Begründung“ bedeutet, dass für die Leistung die Eingabe eines OPS-Codes zwingend erforderlich ist (zum Beispiel bei „31112 – Eingriff an der Brustdrüse der Kategorie B2“).

Die Gelbfärbung bedeutet, dass mindestens eine der beiden Angaben OPS-Code oder Gebührennummer gemacht werden muss (zum Beispiel bei „36221 – Eingriff der MKG-Chirurgie der Kategorie M1“).

Zifferneinschränkungen

Falls Behandler bestimmte Ziffern des EBM-Katalogs nicht abrechnen dürfen, gibt es im Fenster „Verwaltung von Zifferneinschränkungen“ (Admin → KV (EBM) → Zifferneinschränkungen) verschiedene Möglichkeiten, Verbote auszusprechen.

An dieser Stelle können für eine Ziffer verschiedene Typen von Abrechnungsverboten und -erlaubnissen festgelegt werden:

• ein generelles Abrechnungsverbot für Nutzer und alle Betriebsstätten
• ein spezielles Abrechnungsverbot für bestimmte Nutzer
• eine spezielle Erlaubnis für bestimmte Nutzer

Bei den speziellen Abrechnungsverboten und -erlaubnissen können Sie außerdem durch einen Klick auf den Button „Nutzer/Nutzergruppen/Betriebsstätten“ einstellen, welche bestimmten Nutzer oder Nutzergruppen in welchen Betriebsstätten von diesem speziellen Verbot oder dieser speziellen Erlaubnis betroffen sein sollen.

Beispiel: Wenn Sie eine spezielle Erlaubnis für eine Ziffer für den inneren Mediziner „Musterarzt“ und alle Allgemeinmediziner in der ersten Betriebsstätte festlegen, dann darf diese Ziffer nur auf Abrechnungsscheinen der ersten Betriebsstätte erscheinen und dort auch nur, wenn der Nutzer „Musterarzt“ oder ein Allgemeinmediziner ist.

Es ist möglich, mehrere solcher Erlaubnisse und Verbote für eine Ziffer festzulegen. Durch einen Klick auf den Button „Auf widersprüchliche Regeln prüfen“ können Sie außerdem einsehen, ob logische Widersprüche existieren.

Meine Ziffer fehlt im EBM-Katalog – was kann ich tun?

Der EBM-Katalog unterliegt ständigen Veränderungen und Updates. Manche Ziffern sind spezifisch nur in bestimmten KV-Bereichen abrechenbar, so dass jede KV ihren eigenen EBM-Katalog zur Verfügung stellt. Dabei werden die Daten von der KV in einem digitalen Format bereit gestellt. Dieser digitale Katalog ist KV-spezifisch im tomedo enthalten und wird mindestens zu jedem Quartalsupdate aktualisiert. 

Es kommt dabei regelmäßig vor, dass Ziffern, die laut Gesetz bereits abgerechnet werden dürfen, in diesem Katalog noch nicht vorhanden sind. Normalerweise werden die Ziffern spätestens zum folgenden Quartal von der KV nachgeliefert. 

Damit solche Ziffern trotzdem schon abgerechnet werden können, müssen diese selbst angelegt werden.

EBM-Katalog öffnen:
Menü Admin -> KV (EBM) -> EBM-Katalog

Über „+“ einen neuen Eintrag anlegen:

Code und Bezeichnung ergänzen:
Sobald die Ziffer von der KV nachgeliefert wird, wird sie automatisch ersetzt, dafür muss selbst nichts getan werden.

Ambulante spezialfachärztliche Versorgung

Die Dokumentation von Leistungen im Rahmen der ambulanten spezialfachärztlichen Versorgung (ASV), erfolgt zusammen mit der Dokumentation von EBM-Leistungen. Nach Freischaltung des Moduls durch den Support, werden im Menü Admin → ASV-Teamnummern zunächst die ASV-Teamnummern hinterlegt und die Ärzte zugeordnet. Zudem können eine Indikation und mehrere Arztgruppen zugewiesen werden.

Wird ein Patient von einem Arzt aus einem ASV-Team behandelt können Sie bei EBM-Leistungen das ASV-Team wählen. Bei Leistungen, die nicht Bestandteil des EBM sind, erfolgt die Abrechnung mithilfe von Pseudoziffern, bei denen die Leistungen als Sachkosten hinterlegt werden. Werden ASV-Leistungen abgerechnet, so wird automatisch das ASV-Team eingetragen. Dazu muss dem ASV-Team sowohl eine Indikation als auch mindestens eine Arztgruppe zugewiesen sein.

Hinweise

• Wird das SV-Team manuell verändert, findet keine weitere automatische Zuweisung mehr statt.
• In der EBM-Leistungstabelle des Patienten können Sie anhand der Spalte ASV überprüfen auf welches ASV-Team eine Leistung abgerechnet wird.

ASV-Leistungen werden zusammen mit anderen Leistungen des EBM über die KV-Abrechnung übermittelt und erfordern keine gesonderte Abrechnung.

In den Patientendetails im Reiter „Gesetzliche Krankenkasse“ sowie im Patienteninfofenster können Sie einem Patienten, ein ASV-Team zuordnen. Ist ein Team hinterlegt, werden Formulare für den ASV-Arzt automatisch auf “ASV” gestellt. In den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Grundeinstellungen lassen sich Tageslistenfarben und Hintergrundfarbe (Kartei+Patienteninfo) von ASV-Patienten definieren.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion: der tomedo Campus-Kurs Workflow ASV-Modul.

EBM-Fachgruppendurchschnitt

Um in tomedo® einen Überblick über die im aktuellen Quartal verordneten EBM-Ziffern zu erhalten, können Sie ab tomedo® Version 1.120 den EBM-Fachgruppendurchschnitt in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Sonstiges aktivieren. Anschließend finden Sie das Modul im Menü unter Verwaltung → KV → EBM-Fachgruppendurchschnitt.

In dem Fenster lassen sich die Fachgruppendurchschnitte aller Ärzte und Betriebsstätten für jedes Quartal konfigurieren 1. In die Tabelle tragen Sie jeweils die Ziffer und den zugehörigen Fachgruppendurchschnitt ein. Zusätzlich kann für jede Ziffer ein Toleranzwert 2 angegeben werden. Die Buttons 3 können zum Kopieren (c) der Tabellenwerte und Einfügen (p) in eine andere Tabelle genutzt werden. Alle Angaben werden gespeichert und können somit beispielsweise für einen Vergleich mehrerer Quartale verwendet werden. Für eine bessere Übersicht kann das Fenster mehrfach geöffnet 5 werden. Die Auswertung wird über den entsprechenden Button 4 aktualisiert.

Das Histogramm zeigt anschließend die jeweilige Anzahl der verordneten Ziffern (blau) im Vergleich zum von der KV vorgegebenen Durchschnittswert der Fachgruppe (rot) sowie dem Toleranzwert (dunkelrot). Es werden dabei nur Scheine berücksichtigt die für das Regelleistungsvolumen von Relevanz sind.

Sachkosten

Sachkosten müssen prinzipiell immer als sogenannte Zusatzangaben (Feldcodes 50XX) einer Leistung eingegeben werden. Sie können Sachkosten über zwei Wege einem Schein hinzufügen.

Um Zusatzangaben zu einer Leistung hinzuzufügen, müssen Sie die Leistung in der Tabelle anklicken. Alternativ können Sie dies auch bereits beim Anlegen einer neuen Leistung tun. Dazu klicken Sie im folgenden Fenster unter „Zusatzangaben“ auf die Auswahl „Sachkosten“. Daraufhin erscheint ein zusätzlicher Bereich für die erforderlichen Angaben.

Hierbei können die Sachkosten entweder manuell eingegeben oder aus den vordefinierbaren Vorschlägen ausgewählt werden (siehe auch: Konfigurieren der Sachkosten-Vorschläge).

Alternativ können Sie auch in der Abrechnungsansicht der Kartei selber unterhalb der Leistungstabelle auf die Schaltfläche „Sachkosten“ klicken. Wenn eine Leistung ausgewählt ist, beziehen sich die Zusatzangaben, die Sie in der folgenden Eingabemaske eingeben, automatisch auf diese Leistung. Die entsprechende Leistung ist im Titel des Fensters oben sichtbar.

Sachkosten und Pseudo-Gebührennummern

Falls an einem Tag Sachkosten abgerechnet werden sollen, obwohl keine Leistung an diesem Tag erbracht wurden (z.B. Telefonkosten, Briefkosten), müssen Sie eine sogenannte Pseudo-Gebührennummer verwenden. Die bundeseinheitliche Pseudo-Gebührennummer ist die 88999, es können aber in einzelnen kassenärztlichen Vereinigungen anderslautende Nummern vorgeschrieben sein.

In manchen Kassenärztlichen Vereinigungen, wie z.B. Thüringen, werden die Pseudo-Gebührennummern nicht nur für Tage ohne Leistungen benutzt, sondern für alle Sachkosten. Das Programm weist entsprechend darauf hin.

Konfigurieren der Sachkosten-Vorschläge

Als Nutzer mit Administrationsrechten können Sie über das Menü Admin → KV (EBM) Zusatzangaben → Sachkosten häufig genutzte Sachkosten-Posten definieren.

Über „+ Eintrag“ können Sie neue Einträge definieren und über „+ Gruppe“ Gruppen hinzufügen, um diese Einträge zu sortieren und zu verwalten.

Eine entsprechende Funktion besteht auch für Privatrechnungen und wird im entsprechenden Abschnitt erläutert.

Abrechnung von Leistungsfavoriten

Bei Leistungen, die häufig in Zusammenhang mit anderen Leistungen erbracht werden, können Leistungsfavoriten unter Verwaltung → Favoritenliste EBM definiert werden. Alternativ können Sie auch die gewünschten Leistungen eines KV-Scheins markieren und im Kontextmenü (Rechtsklick-Menü) die Option „Favoritengruppe aus ausgewählten Leistungen erstellen“ wählen.

Diese Leistungsfavoriten können dann über die Schaltfläche „Favoriten“ im Leistungsbereich des Scheines eingegeben werden.

Eingabe von Leistungen via OPS-Code

Für die Simultaneingabe von zu OPs passenden Leistungen und deren OPS-Begründungen bietet tomedo® eine intelligente Vorschlagfunktion: Geben Sie zuerst Ihre Behandlungsdiagnose(n) in den Schein ein und wählen Sie dann eine für die OP relevante Diagnose aus.

Klicken Sie auf den „via OPS“-Button. Sie sehen nun eine Übersicht aller jemals in Ihrer Praxis im Zusammenhang mit der ausgewählten Diagnose abgerechneten OPS-Codes und deren Häufigkeit in Ihrer Praxis (hierzu werden praxisweit alle Scheine zusammengezählt, die die ausgewählte Diagnose und eine mit dem jeweiligen OPS-Code begründete Leistung enthalten):

Wählen Sie daraus mit Mausklick oder Pfeiltasten einen OPS-Code aus. Alternativ können auch durch Eingabe von Worten oder Wortteilen im Suchfeld nach OPS-Codes suchen.

Gegebenenfalls können Sie rechts vom Suchfeld die Lokalisation (Kein Wert, links, rechts, beide) auswählen.

Im Bereich unter dem Suchfeld finden Sie nun die zum ausgewählten OPS-Code passenden EBM-Ziffern (nach EBM, Anhang 2). Wählen Sie die gewünschten Leistungen aus und drücken Sie die rechte Enter-Taste oder klicken den „Auswahl übernehmen“-Button. Für Leistungen mit obligatorischer OPS-Zusatzangabe erscheint zur Bestätigung ein weiteres Fenster mit dem automatisch voreingetragenen OPS-Code.

Funktion Tagtrennung

Falls für den Tag eine Tagtrennung nötig werden sollte, können Sie diese Funktion über das Kontextmenü per Rechtsklick in die Liste der Leistungen auswählen oder über das Symbol „Tagtrennung“ , welches Sie in die konfigurierbare Symbolleiste einfügen können.

In der Liste 1 werden die Arzt-Patienten-Kontakte (APK) eines Tages angezeigt. Die Datumsanzeige ist dabei in der Überschrift der Tabelle zu finden. Die Arzt-Patienten-Konktakte können den Leistungen des Tages über die Auswahllisten in der Spalte „APK“ 4 zugeordnet werden. Im obigen Beispiel findet eine Tagtrennung zwischen den Leistungen „Besuch“ um 8:30 und „Besuch“ um 14:30 statt.

Arzt-Patienten-Kontakte dienen zur Dokumentation von mehreren, zeitlich voneinander getrennten Kontakten zwischen Arzt und Patient innerhalb eines Tages. Dabei ist lediglich der Zeitpunkt von Interesse, zu dem der Patient die Praxis (erneut) betritt. Innerhalb eines Arzt-Patienten-Kontaktes können mehrere Leistungen erbracht werden. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung innerhalb eines Arzt-Patient-Kontaktes ist dabei nicht von Interesse.

Um einen neuen Arzt-Patient-Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf den „+“-Button 2. Der neue APK wird mit der aktuellen Uhrzeit erstellt, kann aber noch im Details-Feld 3 angepasst werden. Über das Auswahlmenü des APK 4 in der Liste oben können Sie dann eine angelegte Uhrzeit auswählen.

Beim erstmaligen Öffnen der Funktion Tagtrennung wird automatisch ein APK mit der Ankunftszeit des Besuchs in der Tagesliste angelegt und den Leistungen zugeordnet. Existieren bereits mehrere APKs an einem Tag, werden alle nachfolgend dokumentierten Leistungen automatisch dem zeitlich spätesten APK des Tages zugeordnet, ohne dass die Funktion Tagtrennung nochmal aufgerufen werden muss.

Ob eine automatische Tagtrennung auf dem Schein in Abhängigkeit von der dokumentierten „UmUhrzeit“ erfolgt, können Sie in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Schein einstellen.

Sie können wählen zwischen:

1. nie
2. auf Nachfrage, wenn die „Um-Uhrzeit“ zwischen zwei zeitlich aufeinanderfolgenden Leistungen, um mehr als 60 Minuten abweicht
3. immer, wenn die „Um-Uhrzeit“ zwischen zwei zeitlich aufeinanderfolgenden  Leistungen, um mehr als 60 Minuten abweicht.

Standardmäßig ist diese Einstellung auf „nie“ gesetzt. Zudem können Sie festlegen, wie groß der zeitliche Unterschied zwischen den „Um-Uhrzeiten“ sein muss, damit ein neuer APK angelegt wird. Der Standardwert beträgt hierfür 60 Minuten.

Erfolgt eine automatische Tagtrennung, dann werden die bisher erfassten Leistungen ohne „Um-Uhrzeit“ der zuerst dokumentierten „Um-Uhrzeit“ zugeordnet.

Patientenquittung

Wenn GKV-Patienten eine Rechnung erhalten wollen kann dafür eine Patientenquittung erstellt werden, welche eine Auflistung aller erbrachten Leistungen und deren Kosten in übersichtlicher Form enthält. Diese wird entweder quartalsmäßig oder direkt nach einer Behandlung erstellt.

Zunächst muss dafür allerdings in den Patientendetails des betreffenden Patienten das Feld „Patientenquittung“ angeklickt werden. Danach kann diese über den Menüpunkt Verwaltung → Patientenquittung erstellt werden.

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