Verwaltung der E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie beispielsweise Terminerinnerungen per E-Mail oder aus Statistik-Ergebnislisten per Aktion verschicken möchten, werden Vorlagen benötigt. Über den Menüpunkt Admin → E-Mail-Vorlagen erreichen Sie die zugehörige Vorlagenverwaltung. Dort können Sie vorhandene E-Mail-Vorlagen bearbeiten, neue Vorlagen erstellen sowie diese in Ordnern thematisch sortieren.

Im linken Bereich des Fensters 1 legen Sie neue Vorlagen und Ordner von Vorlagen an. Die Reihenfolge kann mittels Drag-and-drop der Einträge angepasst werden. Außerdem steht eine Suchfunktion zur Verfügung um schnell die gewünschte Vorlage zu finden.

Um eine Vorlage zu kopieren öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und wählen die Option „Dupliziere E-Mailvorlage“.

Im mittleren Bereich werden die zentralen Elemente der Vorlagen angepasst. Der Name 2 der Vorlage dient der internen Wiedererkennung in Schnellauswahllisten und sollte für Sie möglichst eindeutig sein. Ein Klick auf „Header“ 3 öffnet ein Popover in dem zusätzliche Angaben mit den E-Mails mitgesendet werden können.

Folgende Angaben sind möglich:

• benutzerdefiniert: Hier können Sie eigene E-Mail Header definieren.
• Disposition-Notification-To: E-Mail-Adresse für Empfangsbestätigung
• Expires: Hier können Sie Datum und Uhrzeit eines Verfallstermins angeben, ab dem diese E-Mail dem Empfänger nicht mehr angezeigt werden soll.
• Importance: Hier können Sie die Wichtigkeit der E-Mail angeben.
• Keywords: Hier können Sie Schlüsselwörte angeben, die das Thema der E-Mail beschreiben.
• Priority: Hier können sie das Prioritätsniveau der E-Mail angeben.
• Reply-to: Hier können Sie eine (oder gegebenenfalls kommagetrennt mehrere) E-Mail-Adresse(n) angeben, an die die Antwort des Empfängers gesendet werden soll.
• Sensitivity: Hier können Sie darauf hinweisen, wie sensibel die Informationen in dieser E-Mail behandelt werden sollen (z.B. „streng vertraulich“).

Bei „Empfänger“ 4 können beliebig viele Empfänger konfiguriert werden. Für jeden Empfänger wird dabei zunächst festgelegt, ob es sich um einen direkten Empfänger handelt („An:“), der Empfänger eine Kopie erhält („Cc:“) oder eine blinde Kopie („Bcc:“). Für die konkreten Empfänger stehen mehrere vorkonfigurierte Typen zur Verfügung.

Der Typ „Standard“ ist dabei stets vorausgewählt. Dabei wird der Empfänger kontextspezifisch festgelegt. Dies kann z.B. die in einem Termin oder den Rechnungsdetails hinterlegte E-Mail Adresse sein oder die E-Mail Adresse aus den Patientendetails. Für jeden der Empfänger können mehrere Typen hinterlegt werden. Die Reihenfolge der Typen legt dabei die Priorität fest mit der geprüft wird, ob für den Typen eine gültige E-Mail Adresse existiert. Sobald eine gültige Adresse gefunden wurde, wird diese für den Versand genutzt.

Wenn Sie beispielsweise die Typen „Standard“ und die Familienbeziehungen „Vater“ und „Mutter“ angeben und eine E-Mail an den Patienten schreiben möchten, wird zunächst geprüft ob in den Patientendetails eine E-Mail Adresse existiert. Ist keine hinterlegt, wird im nächsten Schritt geprüft ob die Familienbeziehungen existieren und ob bei den verknüpften Patienten (hier: „Vater“ und „Mutter“) gültige E-Mail Adressen vorliegen. Ist dies der Fall wird die zuerst gefundene Adresse als Empfänger verwendet.

Neben diesen vorkonfigurierten Typen können auch ein oder mehrere feste Adressen eingetragen werden. Mehrere Adressen werden dabei kommasepariert aufgelistet.

Das Betrefffeld 5 ist das, welches die Empfänger von Nachrichten, die auf dieser Vorlage basieren, als Betreff angezeigt bekommen und sollte nicht leer bleiben, sondern möglichst kurz und konkret den Inhalt der Nachricht zusammenfassen.

In den Bereich Textvorlage 6 kommt der Inhalt der zu versendenden E-Mails. Dabei können Sie die meisten Briefkommandos in der üblichen $[Schreibweise]$ verwenden, als Hilfestellung dazu dient der „Kommandos“-Button. Für Terminerinnerungen können Sie alle Platzhalter des Briefkommandos $[selektierterTermin]$ verwenden. Mit %d erhalten Sie zum Beispiel das Datum des Termins. Vor- und Nachname des Patienten erhalten Sie mit %V und %N. Für %g erhalten Sie „Herr“ oder „Frau“. Komplette Patientennamen inkl. Anrede und Titel erhalten Sie mit %M.

Mit den Buttons „Schrift“ und „HTML Block“ 7 können Sie html-Code einbauen bzw. den Text der Vorlage im Hinblick auf Schriftart, -größe, -farbe usw. anpassen.

Unter „Vorschlag für“ 8 können Sie einstellen bei welchen Aktionen oder in welchen Fenstern die jeweilige Vorlage zur Verfügung stehen soll. Des Weiteren können der Vorlage ein oder mehrere Dateianhänge hinzugefügt werden 9.

E-Mail-Vorlagen Beispiele