Knappschaftsabrechnung

Für Versicherte der knappschaftlichen Krankenversicherung rechnen Knappschaftsärzte direkt mit der Knappschaft ab. Die Knappschaftsfälle reichen Sie nicht bei der Kassenärztlichen Vereinigung ein, sondern bei der Honorarstelle der Knappschaft, Fachteam Abrechnung für Knappschaftsärzte, und zwar bis zum 20. des auf das Quartalsende folgenden Monats. Alle übrigen Fälle der gesetzlichen Krankenversicherung rechnen Sie weiterhin über Ihre Kassenärztliche Vereinigung ab. Technisch entsteht dasselbe Datenpaket nach der KVDT-Satzbeschreibung wie bei jeder anderen GKV-Abrechnung, geprüft mit KBV-Prüfmodul und KBV-Kryptomodul. Unterschiedlich sind der Empfänger und die Nummer, unter der das Paket eingereicht wird.

Die Knappschaftsabrechnung erzeugen Sie im selben Fenster wie die übrige GKV-Abrechnung. Sie gelangen dorthin über Verwaltung → KV → KV-Abrechnung.

Weiterführende Informationen

Die allgemeinen Abläufe rund um das Quartalsende sind unter Quartalsabrechnung beschrieben. Wie eine Abrechnung erzeugt, geprüft und versendet wird, erfahren Sie unter Die Abrechnung. Fehler, die vor dem Einreichen zu beheben sind, finden Sie gesammelt in der Liste Abrechnungsfehler.

Die Knappschaftsarztnummer

Jeder Arzt, der für die Knappschaft tätig ist, erhält von ihr eine sechsstellige Knappschaftsarztnummer. Sie steht auf der Honorarmitteilung zur Quartalsabrechnung sowie auf der Mitteilung über die monatliche Honorarvorauszahlung.

Hinterlegt wird sie je Arzt unter Admin → Nutzerverwaltung im Reiter Arzt im Feld Knappschaftsnummer. Das Feld ist nur bei Nutzern bedienbar, bei denen die Checkbox Nutzer ist Vertragsarzt/Abrechner gesetzt ist.

Hinweis: Für das Öffnen der Nutzerverwaltung sind entsprechende Rechte erforderlich. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Administrator.

Einstellungen zur Abrechnungserzeugung

Wie die Knappschaftsfälle behandelt werden, legen Sie im Fenster 1 KV-Abrechnung fest. Öffnen Sie dazu über den Button mit dem 2 drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Button Erstellen die Einstellungen zur Abrechnungserzeugung.

Die Einstellungen gelten für die gesamte Praxis, wirken sofort und bleiben bis zur nächsten Änderung erhalten. Mit dem Button 3 OK schließen Sie das Fenster.

Die Checkbox 4 Mit Nebenbetriebsstätten abrechnen steuert, ob eine Hauptbetriebsstätte gemeinsam mit ihren Nebenbetriebsstätten abgerechnet wird. Ist sie gesetzt, führt das Auswahlmenü 5 Abrechnung für im Fenster KV-Abrechnung nur noch Hauptbetriebsstätten auf, jeweils mit den zugehörigen Nebenbetriebsstätten in Klammern.

Darunter steuert die Checkbox 6 Knappschaft getrennt abrechnen den Umgang mit den Knappschaftsfällen. Ist sie nicht gesetzt, laufen die Knappschaftsfälle in der gemeinsamen KV-Abrechnung mit. Es entsteht eine einzige Abrechnung, deren Dateiname die Betriebsstättennummer trägt. Setzen Sie die Checkbox, werden die drei Auswahlpunkte bedienbar:

• 7Wie bisher (alle Knappschaftsscheine zusammen) – es entstehen zwei Abrechnungen, eine ohne und eine ausschließlich mit Knappschaftsfällen. Die Knappschaftsarztnummer wird dabei nicht benötigt.
• 8 Nach Knappschaftsarztnummer (Leistungen pro Arzt) – zusätzlich zur Abrechnung ohne Knappschaftsfälle entsteht je hinterlegter Knappschaftsarztnummer eine eigene Abrechnung. Ein Schein kann in mehreren Abrechnungen erscheinen, jede enthält nur die Leistungen der Ärzte mit der jeweiligen Nummer.
• 9 Nach Knappschaftsarztnummer (ganze Scheine) – ebenfalls eine Abrechnung je Knappschaftsarztnummer, der Schein bleibt jedoch ungeteilt. Er geht vollständig an die Nummer des Arztes, der auf ihm die zeitlich erste Leistung mit hinterlegter Knappschaftsarztnummer erbracht hat, einschließlich der Leistungen anderer Ärzte.

Die beiden Auswahlpunkte Nach Knappschaftsarztnummer bleiben gesperrt, solange in der Nutzerverwaltung keine Knappschaftsnummer hinterlegt ist. Der 10 Hinweistext darunter zeigt den aktuellen Stand. Ist keine Nummer hinterlegt, lautet er „Die Aufteilung nach Knappschaftsarztnummer setzt voraus, dass mindestens einem Arzt in der Nutzerverwaltung eine Knappschaftsnummer zugeordnet ist. Zurzeit ist keine hinterlegt.“ Andernfalls nennt er alle hinterlegten Knappschaftsnummern. Über den Button 11 Nutzerverwaltung öffnen …gelangen Sie direkt in die Nutzerverwaltung. Wählen Sie dort den betreffenden Arzt aus und tragen Sie die Nummer im Feld Knappschaftsnummer ein.

Hinweis: Entfernen Sie die Checkbox Knappschaft getrennt abrechnen, gilt wieder die gemeinsame Abrechnung. Die zuvor gewählte Aufteilung wird dabei nicht gemerkt. Setzen Sie die Checkbox später erneut, ist zunächst Wie bisher (alle Knappschaftsscheine zusammen) ausgewählt.
Beim Setzen oder Entfernen der Checkbox Mit Nebenbetriebsstätten abrechnen wird die Auswahl im Auswahlmenü Abrechnung für zurückgesetzt. Wählen Sie die Betriebsstätte daher erst, nachdem Sie die Einstellungen geschlossen haben.

Der Dateiname des Abrechnungspakets

Die Knappschaft verlangt, dass das Datenpaket unter einer zwölfstelligen Abrechnungsnummer eingereicht wird. Diese beginnt mit dem Sortierkriterium Z0199 der Knappschaft, darauf folgen die sechsstellige Knappschaftsarztnummer und eine 0, die die letzte freie Stelle auffüllt. Bei den beiden Varianten Nach Knappschaftsarztnummer… bildet tomedo® den Dateinamen automatisch nach dieser Vorgabe, gefolgt von Erstellungsdatum und Uhrzeit.

Bei allen übrigen Abrechnungen enthält der Dateiname wie gewohnt die neunstellige Betriebsstättennummer.

Beispiel für CON- und XKM-Datei der Knappschaftsabrechnung:

Hinweis: In der Variante Wie bisher (alle Knappschaftsscheine zusammen) tragen beide Abrechnungen die Betriebsstättennummer im Dateinamen und heißen damit gleich. Legen Sie die Dateien getrennt ab, damit Sie sie beim Einreichen unterscheiden können.

Die erzeugten Abrechnungen in der Übersicht

Alle erzeugten Abrechnungen stehen untereinander in der Liste im Fenster 1 KV-Abrechnung. Der Zeilentext nennt 2 Betriebsstätte und Quartal und dahinter, um welche Abrechnung es sich handelt. 3 (ohne Knappschaft) für die Abrechnung ohne Knappschaftsfälle und 4 (Knappschaft 404441) für eine Abrechnung je Knappschaftsarztnummer, wobei 5 die Knappschaftsarztnummer selbst ist. In der Variante Wie bisher (alle Knappschaftsscheine zusammen) steht dort nur der Zusatz (Knappschaft). So erkennen Sie in der Liste, welche Zeile zu welcher Nummer gehört.

Die Spalte 6 #Scheine zeigt, wie viele Scheine die Abrechnung enthält, auch den Wert 0. Eine Abrechnung ohne Scheine entsteht z. B. dann, wenn für eine hinterlegte Knappschaftsarztnummer im gewählten Quartal keine Knappschaftsfälle vorliegen.

Über die Spalte 7 #übersprungene Scheine wird die Anzahl und über den Button 8 Übersprungene Scheine anzeigen werden Details zu den übersprungenen Scheinen angezeigt. Der Button Übersprungene Scheine anzeigen wird nur eingeblendet, wenn übersprungene Scheine existieren. Ein Knappschaftsfall, auf dem kein Arzt mit Knappschaftsarztnummer gearbeitet hat, kann keiner Nummer zugeordnet werden. Er erscheint in jeder Abrechnung nach Knappschaftsarztnummer als übersprungener Schein mit dem Grund „Knappschaft-Schein ohne Arzt mit Knappschaftsarztnummer: keiner Nummer zuzuordnen, bleibt unabgerechnet.“ und bleibt offen. Prüfen Sie in diesem Fall, ob dem behandelnden Arzt eine Knappschaftsarztnummer fehlt, und erzeugen Sie die Abrechnung danach erneut.

Einreichen der Knappschaftsabrechnung

Die Abrechnungen werden unabhängig voneinander geprüft, verschlüsselt und eingereicht. Über den Button Abrechnungsdateien exportieren… speichern Sie die verschlüsselte Abrechnungsdatei der ausgewählten Abrechnung an einem Ort Ihrer Wahl.

Hinweis: Eine Knappschaftsabrechnung lässt sich nicht per 1Click versenden, auch nicht als Testabrechnung. Wird der Versand dennoch angestoßen, erscheint ein Hinweis, dass Knappschaftsabrechnungen nicht per 1Click versendet werden können. Reichen Sie die Datei auf dem Weg ein, den die Knappschaft für Ihren KV-Bereich vorsieht.

Anwendung im Praxisalltag

Praxis mit einem oder mehreren Knappschaftsärzten

Pflegen Sie zunächst in der Nutzerverwaltung bei jedem betroffenen Arzt die Knappschaftsnummer. Setzen Sie anschließend in den Einstellungen zur Abrechnungserzeugung die Checkbox Knappschaft getrennt abrechnen und wählen Sie eine der beiden Varianten Nach Knappschaftsarztnummer…. Legen Sie danach Quartal und Betriebsstätte fest. Nach einem Klick auf Erstellen entstehen mehrere Abrechnungen nebeneinander, eine für alle Fälle außerhalb der Knappschaft und je eine für jede hinterlegte Knappschaftsarztnummer.

Welche Variante die passende ist, hängt davon ab, wie in Ihrer Praxis behandelt wird. Arbeiten mehrere Knappschaftsärzte am selben Behandlungsfall und soll jeder nur seine eigenen Leistungen abrechnen, wählen Sie Leistungen pro Arzt. Soll der Behandlungsfall geschlossen bei einem Arzt bleiben, wählen Sie ganze Scheine.

Erzeugen Sie die Abrechnung bereits im laufenden Quartal einmal zur Kontrolle.. Die Zeilentexte zeigen, welche Abrechnung zu welcher Nummer gehört, die Spalte #Scheine zeigt die Verteilung der Scheine, und die übersprungenen Scheine weisen auf fehlende Knappschaftsarztnummern hin.

Praxis mit Knappschaftsfällen, aber ohne eigene Knappschaftsarztnummern

Setzen Sie die Checkbox Knappschaft getrennt abrechnen und wählen Sie Wie bisher (alle Knappschaftsscheine zusammen). Die Knappschaftsfälle liegen dann gesammelt in einer eigenen Abrechnung.

Praxis ohne Knappschaftsfälle

Lassen Sie die Checkbox Knappschaft getrennt abrechnen leer. Es entsteht wie gewohnt eine einzige Abrechnung.

Häufige Fragen

Es entsteht gar keine Abrechnung, woran liegt das?
Ist für die eingestellte Variante Nach Knappschaftsarztnummer… keine Knappschaftsnummer hinterlegt, wird keine Abrechnung erstellt, auch nicht die ohne Knappschaftsfälle. Sie erhalten den Hinweis, dass zuerst eine Knappschaftsarztnummer in der Nutzerverwaltung zu hinterlegen ist. Hinterlegen Sie die Nummer und starten Sie die Abrechnung erneut.

Warum stehen mehrere Abrechnungen mit derselben Betriebsstätte und demselben Quartal in der Liste?
Dafür gibt es zwei Gründe. Bei den beiden Varianten Nach Knappschaftsarztnummer erzeugt bereits ein einziger Abrechnungslauf mehrere Abrechnungen, eine Abrechnung ohne Knappschaftsfälle und zusätzlich je eine Abrechnung für jede hinterlegte Knappschaftsarztnummer. Welche Zeile zu welcher Nummer gehört, erkennen Sie am Zusatz am Ende des Zeilentextes. Außerdem bleibt jeder Abrechnungslauf in der Liste stehen. Rechnen Sie dasselbe Quartal mehrfach ab, erscheinen die Zeilen erneut und unterscheiden sich dann durch Datum und Uhrzeit in der Spalte vom.

Ein Knappschaftsfall fehlt in der Abrechnung. Wo finde ich ihn?
Sehen Sie über den Button Übersprungene Scheine anzeigen nach. Fälle, auf denen kein Arzt mit Knappschaftsarztnummer gearbeitet hat, werden dort mit Begründung aufgeführt und bleiben unabgerechnet. Hinterlegen Sie die fehlende Nummer und erzeugen Sie die Abrechnung danach erneut.

Warum fehlen einzelne Leistungen in der Abrechnung einer Knappschaftsarztnummer?
In der Variante Leistungen pro Arzt enthält jede Abrechnung ausschließlich die Leistungen der Ärzte mit der jeweiligen Nummer. Leistungen von Ärzten ohne Knappschaftsarztnummer bleiben unabgerechnet. Wählen Sie ganze Scheine, wenn der Behandlungsfall vollständig bei einer Nummer eingereicht werden soll.

Hinweise

Als Knappschaftsfall gilt ein Schein anhand des Kostenträgers auf dem Schein. Scheine ohne hinterlegten Kostenträger kann tomedo® nicht zuordnen und behandelt sie je Variante unterschiedlich. In der Variante Wie bisher (alle Knappschaftsscheine zusammen) sind sie in beiden Abrechnungen enthalten. In den beiden Varianten Nach Knappschaftsarztnummer liegen sie ausschließlich in der Abrechnung ohne Knappschaftsfälle. Ergänzen Sie den Kostenträger auf dem Schein, bevor Sie die Abrechnung einreichen.

In der Variante Leistungen pro Arzt fließen ausschließlich Leistungen von Ärzten mit hinterlegter Knappschaftsarztnummer in die Abrechnung ein. Leistungen eines Arztes ohne Nummer auf einem Knappschaftsfall bleiben unabgerechnet. Prüfen Sie daher vor dem Quartalsende, ob die Nummern bei allen beteiligten Ärzten gepflegt sind.