Elektronisches Rezept (E-Rezept)

Die Zielsetzung des eRezepts ist die sukzessive Ablösung des Papierrezepts sowie die Vereinfachung der Prozesse für Ärzte, Versicherte und Apotheken.

Ärzte können Arzneimittel elektronisch verordnen. Wobei das Ausdrucken und Unterschreiben durch (elektronisches) Signieren und Versenden ersetzt wird. Das E-Rezept kann mit der elektronischen Gesundheitskarte, mit dem Smartphone (Gematik-App) oder mit einem Patientenausdruck in Apotheken eingelöst werden. Apotheken lesen die elektronische Gesundheitskarte des Patienten ein oder scannen den 2D-Code und lösen die elektronischen Verordnungen ein. Nach Abgleich mit den vorhandenen Informationen auf dem E-Rezept-Server in der TI kann dem Versicherten das verordnete Medikament ausgestellt werden.

Das E-Rezept kann für Arzneimittel auf roten, grünen und blauen Rezepten (das bisherige Muster 16) für GKV-Patienten ausgestellt werden. Ausgenommen davon sind derzeit Hilfsmittel und Medizinprodukte und können somit nicht als E-Rezept versendet werden. Für Privatpatienten muss das Rezept wie bisher als Papier-Rezept ausgegeben werden.

Hinweis: Seit dem 1.1.2024 ist die Verwendung des E-Rezepts durch die KBV verpflichtend.

Notwendige Konfigurationen für den erfolgreichen E-Rezept-Versand

Tipp: Dieser Kurs führt Sie ebenfalls durch die E-Rezept Einrichtung.

1. Die Praxis benötigt eine korrekt eingerichteten TI-Anbindung. Mehr zur Anbindung und Einrichtung in tomedo® erfahren Sie auf folgenden Seiten:

• Vorraussetzung und Einrichtung in tomedo
• Signatur-Einrichtung

Hinweis zur eHBA Card-ID: Hat der Nutzer einen eigenen eHBA, ist zu empfehlen, diesen auch für den Nutzer in der Nutzerverwaltung zu hinterlegen, weil:

• so ggf. Nachfragen zu Signaturberechtigung nicht extra angezeigt werden und
• wenn mehrere eHBAs für ein Aufrufkontext hinterlegt sind und mehrere eHBAs gefunden werden, kann tomedo® keine eindeutige Zuordnung zum eingeloggten Nutzer treffen und muss ggf. den Signiervorgang abbrechen.

2. Folgende Angabe sind für den tomedo® Nutzer in der Nutzerverwaltung zu hinterlegen.

Angaben für Vertragsarzt:

• LANR (Pseudo-LANR wird entsprechend der KBV-Anforderungen nicht akzeptiert)
  • Hinweis: Für die Hinterlegung der LANR muss die Checkbox „Nutzer ist Vertragsarzt/Abrechner“ aktiviert werden. Nach der Hinterlegung muss diese Checkbox wieder deaktiviert und im Auswahlmenü „Abrechnung auf“ muss der entsprechende Vertragsarzt neu gesetzt werden.
• Fachgruppe und/oder Berufsbezeichnung
• Qualifikation (optional)
• „Default-Abrechnung auf“ auf sich selbst (Vertragsarzt) setzen
• Checkbox „Vertragsarzt“ ist aktiviert

Angaben für Arzt als Vertreter:

• LANR (Pseudo-LANR wird entsprechend der KBV-Anforderungen nicht akzeptiert)
• Fachgruppe und/oder Berufsbezeichnung
• Qualifikation (=“Arzt als Vertreter“) ist verpflichtend
• „Default-Abrechnung auf“ auf den Vertragsarzt, auf den der Arzt als Vertreter abrechnet
• Checkbox „Vertragsarzt“ ist deaktiviert

Angaben für Arzt in Weiterbildung:

• LANR (optional)
• Fachgruppe und/oder Berufsbezeichnung
• Qualifikation (=“Arzt in Weiterbildung“) ist verpflichtend
• „Default-Abrechnung auf“ auf den Vertragsarzt, auf den der Arzt in Weiterbildung abrechnet
• Checkbox „Leistungserbringer“ ist aktiviert; „Vertragsarzt“ ist deaktiviert
• WBA soll optional Verordner für ein Medikament sein, hat aber keine eigene LANR (standardmäßig sind nur Nutzer mit einer LANR als Verordner in der Medikamentenverordnung auswählbar), dann kann alternativ:
  • in der Nutzerverwaltung der Nutzer als Formulararzt eingestellt werden oder
  • eine Pseudo-LANR für den Weiterbildungsarzt hinterlegt werden. Für die Hinterlegung der Pseudo-LANR muss die Checkbox „Nutzer ist Vertragsarzt/ Abrechner“ aktiviert werden. Nach der Hinterlegung muss diese Checkbox wieder deaktiviert werden und im Auswahlmenü „Abrechnung auf“ muss der entsprechende Vertragsarzt neu gesetzt werden.
  • Auch wenn eine Pseudo-LANR für den WBA hinterlegt ist, wird diese nicht auf das E-Rezept übernommen.

Hinweise zur Fachgruppe bzw. Berufsbezeichnung

• Ist der Leistungserbringer kein Facharzt, muss auch keine Fachgruppe ausgewählt werden. In dem Fall ist eine Berufsbezeichnung, wie „Weiterbildungsarzt“ o.ä., zu hinterlegen.
• Ist der Name der Fachgruppe sehr lang, kann alternativ auch eine Berufsbezeichnung für den Vertragsarzt gespeichert werden.
• Ist eine Berufsbezeichnung und eine Fachgruppe für den Nutzer hinterlegt, wird im Rahmen des E-Rezepts immer die Berufsbezeichnung verwendet.

Berechtigung für die eRezept Ausstellung

Allgemein

Übergeordnet ist zwischen verordnenden Arzt und verantwortlichen Arzt zu unterscheiden.

Der verantwortliche Arzt ist der abrechnende Arzt, welcher auch das E-Rezept signiert. Verantwortliche Ärzte (= abrechnende Ärzte) können nur Vertragsärzte (auch als Behandler/Leistungserbringer) mit der Qualifizierung „Arzt“ oder „Zahnarzt“ sein. Zusätzlich muss die LANR des Arztes in der Nutzerverwaltung hinterlegt sein.

Hinweis: Rechnet ein Vertragsarzt A mit der Qualifizierung „Arzt“ auf einen anderen Vertragsarzt B ab, wird auf dem E-Rezept nur der Vertragsarzt B im Arztstempel aufgeführt, der das E-Rezept versendet.

Der verordnende Arzt ist im Fenster Medikamentenverordnung als Verordner auszuwählen.

Achtung: In diesem Auswahlmenü sind Vertragsärzte sowie „nur“ Behandler/Leistungserbringer (für welche die LANR in der Nutzerverwaltung hinterlegt ist oder für die Sie unter dem Reiter „Leistungserbringer“ die Checkbox „als Formulararzt auswählbar“ aktiviert haben) auswählbar. Nutzer, die „nur“ Behandler/Leistungserbringer sind und die Qualifizierung „Arzt in Weiterbildung“ oder „Vertretungsarzt“ in der Nutzerverwaltung hinterlegt haben, werden auf dem E-Rezept im Arztstempel neben dem verantwortlichen Arzt aufgeführt und mit versendet. Ist für den Arzt in Weiterbildung bereits seine LANR hinterlegt, wird diese sowie die zugeordnete Betriebsstätte des Weiterbildungsarztes im Arztstempel des E-Rezepts aufgeführt. Wenn keine LANR für den verordnenden Arzt hinterlegt ist, wird nur die LANR vom abrechnenden Arzt im Arztstempel aufgeführt.

Signierberechtigung

Allgemein gelten für das E-Rezept andere Regeln im Vergleich zur eAU oder eArztbrief. So erfolgt beim Signieren eines eRezepts eine Prüfung, ob der eingeloggte Nutzer das E-Rezept signieren darf.

Da in der Praxis unterschiedliche Rahmenbedingungen gegeben sind, unterstützt tomedo® verschiedene Signatur-Möglichkeiten. Hier wird zusammengefasst, welcher Nutzerkreis (Vertragsarzt, Arzt in Weiterbildung, MFA) unter welchen Rahmenbedingen signieren kann.

Hinweis: Die tomedo® Einstellung „Rezept nur Speichern (nicht signieren), wenn der eingeloggte Nutzer kein Vertragsarzt ist oder der eingeloggte Nutzer nicht der verantwortliche Arzt ist“ unterbindet, dass ein Arzt in Weiterbildung und MFA auch E-Rezepte signieren darf.

Hinweis zur Komfortsignatur

• Die Einstellung „Nutze Komfortsignatur anderer Nutzer“ in der Nutzerverwaltung wird für das E-Rezept nicht berücksichtigt, da die Anforderungen, wer ein E-Rezept signieren darf, von den Regularien zur eAU, eArztbrief usw. abweicht.
• Bei der Signierung des eRezepts ist wichtig, dass der Verantwortliche (also der Abrechner) mit seinem eigenen eHBA das E-Rezept signiert oder der Leistungserbringer, wenn dieser einen eigenen eHBA hat.
• Durch spezielle Konfigurationen in tomedo® können teils Nutzer ohne eigenen eHBA auch die aktive Komfortsignatur anderer Nutzer verwenden. Dafür muss der Nutzer mit eigenen eHBA in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Anmeldung → TI-Konnektor mitbenutzte Komfortsignatur dem gewünschten Nutzern die Erlaubnis erteilen 1. In der Liste werden MFA-Nutzer, Leistungserbringer und Vertragsärzte aufgeführt.
  • Diese Einstellung sollte für andere Vertragsärzte mit eigenem eHBA nicht dauerhaft gesetzt sein, da diese Einstellung unter Umständen verhindern kann, dass der verantwortliche Arzt an E-Rezepten nicht wie gewünscht aktualisiert wird, wenn der Erlaubnis erteilende Nutzer keine aktive Komfortsignatur hat.
  • Auf der rechten Seite im Einstellungsfenster 2 sieht der eingeloggte Nutzer, welcher Nutzer ihm zur Verwendung der Mitbenutzung der aktiven Komfortsignatur ermächtigt hat. Hier hat der Nutzer außerdem die Möglichkeit, diese Erlaubnis zu deaktivieren (aber nicht diese wieder zu aktivieren!). Das Deaktivieren kann unter Umständen nötig sein, um die eigene Komfortsignatur für eigenen eHBA zu verwenden.
  • Bei der Verwendung der Komfortsignatur eines anderen Nutzer ist es wichtig, dass der WBA auch auf den Vertragsarzt abrechnet. So kann der WBA die Komfortsignatur nur von einem Vertragsarzt mit benutzen.
  • Der MFA-Nutzer kann von verschiedenen Vertragsärzten die Komfortsignatur mitbenutzen. So auch, wenn der WBA als Verordner gewählt wird und dieser auf den Vertragsarzt (der die Berechtigung erteilt hat) abrechnet.
  • Hat der WBA Nutzer einen eigenen eHBA, kann diese Komfortsignatur vom WBA nicht von einem anderen tomedo® Nutzer verwendet werden, weil hier auf den abrechnenden Arzt vom WBA geprüft wird.
  • Wird eine Verordnung signiert und versendet, für die ein anderer Nutzer verantwortlich ist, der die Signaturmitbenutzung dem eingeloggten Nutzer erlaubt, erscheint jetzt immer ein Abfragedialog, ob die eigene Signatur verwendet werden soll oder die ein anderer Nutzer einem erlaubt hat.

1) Wie kann der Vertragsarzt signieren?

Vertragsärtze mit eigenen eHBA können stets E-Rezepte ohne Einschränkung versenden.

Die eHBA Card-ID kann optional für den Vertragsarzt hinterlegt sein. Auf der Grundlage kann die Einzel-, Komfort- und Stapelsignatur verwendet werden. Eine Hinterlegung ist aber zu empfehlen, wie schon hier erläutert.

2) Wie kann der Arzt in Weiterbildung oder Arzt als Vertreter mit eigenen eHBA signieren?

Leistungserbringer, wie Arzt in Weiterbildung und Arzt als Vertreter, müssen in der Nutzerveraltung ihre eHBA Card-ID hinterlegt haben, damit dieser zur E-Rezept-Signierung berücksichtigt wird.

Auf der Grundlage kann die Einzel-, Komfortsignatur und Stapelsignatur ohne Einschränkung wie beim Vertragsarzt verwendet werden.

3) Wie darf der Leistungserbringer, der auf anderen Nutzer (Vertragsarzt) abrechnet, ohne eigenen eHBA E-Rezepte ausstellen?

Option 1: Der Leistungserbringer kann nur über den eHBA des abrechnenden Arztes signieren, wenn die Komfortsignatur des abrechnenden Arztes deaktiviert ist oder der eHBA sich in keiner aktiven Sitzung befindet (also der eHBA nicht in einem erhöhten Sicherheitszustand ist). Folglich ist eine Versendung der Verordnung durch den Leistungserbringer nur möglich, wenn der abrechnende Vertragsarzt selbst die eHBA PIN pro Ausstellung (Einzel- und Stapelsignatur möglich) eingibt.

Option 2: Die Ausgangslage dafür ist, dass der abrechnende Vertragsarzt dem Leistungserbringer erlaubt, seine Komfortsignatur zu verwenden. So kann der Leistungserbringer ebenfalls Verordnungen signieren und versenden. Dafür muss für den Leistungserbringer der Vertragsarzt, auf den er abrechnet, in der Nutzerverwaltung hinterlegt. 

Hinweise:

• Da pro Verordnung geprüft wird, wer der abrechnende Arzt und damit signierberechtigt ist, wird sichergestellt, dass der Arzt in Weiterbildung (ohne eigenen eHBA) nur Verordnungen signieren kann, wo der abrechnende Arzt der Verordnung auch der ist, der die Verwendung der aktiven Komfortsignatur für ihn speziell erlaubt hat.
• Versucht ein Arzt in Weiterbildung (ohne eigene eHBA), der auf Arzt 1 abrechnet, Verordnungen zu versenden, für die Arzt 2 verantwortlich ist, dann ist keine Anpassung des Verantwortlichen Arztes möglich.

4) Wie kann der Arzt von einem anderen verantwortlichen Arzt E-Rezepte signieren/versenden?

Ein Vertragsarzt mit eigenem eHBA wählt zu versendende Verordnungen, für die er nicht verantwortlich ist, in der E-Rezept-Verwaltung aus. In diesem Fall erscheint pro verantwortlicher Arzt ein Abfragedialog, ob der verantwortliche Arzt auf der Verordnung auf ihn angepasst werden soll. Wird diese Abfrage bejaht, dann wird der verantwortliche Arzt im E-Rezept-Stylesheet angepasst.

Hinweise:

• In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Mediks: E-Rezept kann praxisweit aktiviert werden, dass der Verordner beim Signieren automatisch (ohne Abfragedialog) aktualisiert wird.
• Wird der verantwortliche Arzt nicht im E-Rezept aktualisiert, dann kann der andere Arzt auch nicht mit seinem eHBA das E-Rezept signieren, weil die Signatur vom verantwortlichen Arzt mit der Signatur durch den eHBA übereinstimmen müssen.
• In der E-Rezept-Verwaltung kann der Verordner im E-Rezept geändert werden. So wird entsprechend der verantwortliche Nutzer im E-Rezept aktualisiert und der „neue“ verantwortliche Nutzer sieht auch diese E-Rezepte in der Inbox.

5) Wie darf die MFA E-Rezepte ausstellen?

Option 1: Der MFA kann nur über den eHBA des abrechnenden Arztes signieren, wenn die Komfortsignatur des abrechnenden Arztes deaktiviert ist oder der eHBA sich in keiner aktiven Sitzung befindet (also der eHBA nicht in einem erhöhten Sicherheitszustand ist). Folglich ist eine Versendung der Verordnung durch die MFA nur möglich, wenn der abrechnende Vertragsarzt selbst die eHBA PIN pro Ausstellung (Einzel- und Stapelsignatur möglich) eingibt.

Option 2: Die Ausgangslage dafür ist, dass der abrechnende Vertragsarzt der MFA erlaubt, seine Komfortsignatur zu verwenden. So kann die MFA ebenfalls Verordnungen signieren und versenden, wenn der Vertragsarzt als Verordner (und damit auch verantwortlicher Arzt) in der Medikamentenverordnung gewählt ist oder in der E-Rezept-Verwaltung gesetzt ist.

Zusätzliche Prüfungen für das E-Rezept

Das Rezept kann wie gewohnt ausgestellt werden. Die Eingaben werden weiterhin auf Vollständigkeit und Gültigkeit geprüft. Speziell für das E-Rezept müssen zusätzliche Prüfungen erfolgen:

1. Für den Patienten muss hinterlegt sein:
   • Vor- und Nachname
   • Geburtstag
   • eine vollständige Adresse
   • Versicherungsnummer
   • IK
2. Für den Arzt muss hinterlegt sein:
   • Vorname (maximal 45 Zeichen sein)
   • Nachname (maximal 45 Zeichen sein)
3. Für die Organisation (z.B. Betriebsstätte) muss angegeben sein:
   • BSNR
   • Name der Betriebsstätte (Der Name der Organisation (z.B. Betriebsstätte) darf nicht mehr als 45 Zeichen umfassen.)
   • eine Telefonnummer
   • Straße
   • Hausnummer
   • Postleitzahl
   • Ort 

Sind diese Angaben nicht in tomedo® hinterlegt, kann das eRezept nicht erstellt bzw. nicht versendet werden und es erscheint eine entsprechende Hinweis- bzw. Fehlermeldung.

Konfigurationsmöglichkeiten bezüglich eRezept-Erstellung und Ausstellung

Konfiguration in den tomedo® Einstellung

In den tomedo® Einstellung unter Arbeitsplatz → Grundeinstellungen → Audio ist aktivierbar, dass beim Signieren eines E-Rezeptes ohne aktive Komfortsignatur ein Ton abgespielt wird. 

Folgende Konfigurationsmöglichkeiten sind in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Mediks → eRezept zu finden:

1. Bei aktivierter Checkbox werden beim Verordnen eines Medikaments automatisch Medikamente als E-Rezept verordnet, vorausgesetzt, die Verordnung erlaubt einen E-Rezept-Versand. Ist die Voraussetzung nicht gegeben, wird die Verordnung wie gewohnt als Papier-Rezept ausgestellt. Ist diese Einstellung aktiviert, ist in der Medikamentenverordnung die Checkbox für die E-Rezept-Erstellung aktiviert. Gegebenenfalls kann in der Medikamentenverordnung die Option für die E-Rezept-Ausstellung deaktiviert werden. Ab der Version v.136 ist die Checkbox standardmäßig aktiviert.
   
2. Der Mehrwert eines E-Rezeptes besteht u.a. darin, dass ein Ausdruck nicht mehr notwendig ist. Soll dennoch standardmäßig der Patientenausdruck für das E-Rezept erstellt werden, ist diese Checkbox zu aktivieren. Ist die Checkbox aktiviert, wird stets mit erfolgreichem Versand des eRezepts auch der Patientenausdruck über gedruckt. Unabhängig von dieser Einstellung kann der Ausdruck des Patientenausdrucks mit E-Rezept-Versand vor der E-Rezept-Ausstellung in der E-Rezept-Verwaltung oder Medikamentenverordnung über eine Chechbox (de-)aktiviert werden.
   Hinweis: Konfigurieren Sie sich am besten ein extra Druckprofil in den tomedo® Einstellungen unter Arbeitsplatz → Druckprofile für den Patietenausdruck (Formularkürzel = eRezPat). Diese Konfiguration ist notwendig, wenn über eine Druckerschlange gedruckt wird. Wählen Sie für den Ausdruck das Papierformat A5. Auf das A4 Blatt wird ebenso nur ein Patientenausdruck pro Seite aufgedruckt.
   
3. E-Rezept Infos können über den Messenger-Dienst an die arzt-direkt® App des Patienten gesendet werden. Dazu müssen Sie sich einem kostenlosen arzt-direkt Account in tomedo® anlegen und sich mit dem Patienten über die arzt-direkt App verbinden. Ist diese Checkbox aktiv, wird mit erfolgreichem eRezept-Versand automatisch die E-Rezept Infos an die arzt-direkt App gesendet. Genauer werden die Informationen zu der Verordnung als Textnachricht an die arzt-direkt App des Patienten gesendet.
   Hinweis: Der E-Rezept Token (QR-Code zum Einlösen des E-Rezepts) wird ab der tomedo® Version v1.139.0.13 nicht mehr an die App versendet. Unabhängig von dieser Einstellung kann der Versand des E-Rezeptes an arzt-direkt vor der eRezept-Ausstellung in der eRezeptverwaltung oder Medikamentenverordnung über eine Checkbox (de-)aktiviert werden.
   
4. Wenn die Komfortsignatur nicht verwendet wird, ist die tomedo® Einstellung unter Praxis→ Mediks zum E-Rezept „standardmäßig Stapelsignatur für E-Rezepte verwenden“ zu empfehlen. Andernfalls muss pro Verordnung die eHBA-PIN am Kartenterminal eingegeben werden. Bei Verwendung der Stapelsignatur muss nur pro Versand (unabhängig von der Anzahl der gewählten Verordnungen) die eHBA-PIN eingegeben werden.
   Hinweis: Anders als bei der eAU wird bei Verwendung der Komfortsignatur für das E-Rezept pro Verordnung eine Signatur von der Komfortsignatur verwendet. Soll im Rahmen des E-Rezept-Versands von mehreren Verordnungen in einem Schritt nur eine Komfortsignatur verwendet werden, muss diese tomedo-Einstellung aktiviert werden.
   
5. Beim Ausstellen von E-Rezepten kann bei aktivierter Einstellung eine Bemerkung sowie ein Status (Freigegeben, Hinweis, Gesperrt) für den signierenden Arzt hinterlegt werden. Wenn der eingeloggte Nutzer gleichzeitig der verordnende Arzt ist, erscheint nicht der Abfrage-Dialog, wenn nur die übergeordnete Checkbox „Hinweis für signierenden Arzt anzeigen“ aktiviert ist. Ist zusätzlich auch die darunter liegenden Checkbox „auch bei eingeloggtem Nuzter“ aktiviert, dann erscheint der HInweis-Abfragedialog auch für den abrechnenen Arzt oder Verordner.
   E-Rezepte mit Status „Gesperrt“ müssen in der Verwaltung erst entsperrt werden. Andernfalls erscheint ein Hinweis-Dialog beim Versuch, diese E-Rezepte zu versenden. Mit Bestätigung dieses Dialogs kann dennoch ein gesperrtes E-Rezept versendet werden.
   Hinweis zur Ausstellung: Bei Ausstellung von mehreren Verordnungen kann nur übergeordnet für alle auszustellenden Verordnungen pro Rezepttyp (rot, blau, grün) ein Hinweistext und Status gesetzt werden.
   Hinweis zu den Hinweisen: Die Verwendung der Hinweise ist insbesondere zu empfehlen, wenn andere Nutzer, als der verantwortliche (= abrechnende Arzt) Verordnungen erstellen.
   
6. Wird ein E-Rezept aus dem Verwaltungsfenster versendet, können standardmäßig nur die E-Rezepte versendet werden, für die der eingeloggte Nutzer auch verantwortlich ist. Unter Umständen kann es notwendig sein, dass ein Kollege (anderer Arzt) die gespeicherten E-Rezepte signiert und versendet. In dem Fall erscheint ein Abfragedialog, ob die Verordnung entsprechend des signierenden Arztes aktualisiert werden darf. Nur, wenn auch eine Aktualisierung erfolgt, kann das E-Rezept versendet werden. Um diese Nachfrage zu unterbinden, kann diese Einstellung aktiviert werden.
   
7. Mit Klick auf das Einstellungsrädchen öffnet sich ein Dialog, in dem voreingestellt
   werden kann, ab und bis wann welcher Teil der Mehrfachverordnung in der Apotheke einzulösen ist. Wird also in der Medikamentenverordnung eine Verordnung als Mehrfachverordnung ausgestellt, dann wird diese Voreinstellung automatisch übernommen. In der Mehrfachverordnung kann ggf. die Angabe pro angepasst werden.
   
8. Mit dieser Einstellung kann die E-Rezept-Ausstellung (Signierung + Versand) in Abhängigkeit vom eingeloggten Nutzer eingeschränkt werden. Diese Einschränkung kann auf den Leistungserbringer, Vertragsarzt oder Verantwortlichen Arzt erfolgen. Wird eine Einschränkung auf den Nutzerkreis gesetzt, dann erscheint kein Abfragedialog zur Signierberechtigung. Außerdem werden bei nicht-Erfüllung der Einschränkung die Verordnungen direkt gespeichert und nicht signiert/versendet.
   Hinweise:
   • Dieser Abfrage-Dialog erscheint ebenso nicht, wenn die eHBA Card ID für den eingeloggten Nutzer in den Einstellungen hinterlegt ist, auch wenn die Option „immer nachfragen“ eingestellt ist.
   • Der verantwortliche Arzt ist derjenige, der auch das E-Rezept signiert. Speichert z.B: Arzt 1 das E-Rezept und ist verantwortlicher (=abrechnender Arzt), dann kann nicht ein anderer Arzt (= 2) das E-Rezept signieren, weil dieser dann nicht der verantwortliche Arzt des E-Rezepts ist. Das Signieren durch einen anderen Arzt ist nur möglich, wenn auch der verantwortliche Arzt aktualisiert wird oder der Arzt 1 dem Arzt 2 erlaubt, seine Komfortsignatur mitzuverwenden.
   • Ist die Einschränkung gesetzt, dass nur Vertragsärzte signieren können, dann kann keine MFA sowie WBA E-Rezepte signieren.
     
9. Der E-Rezept-Versand kann unterbunden werden, wenn die eGK des Patienten im aktuellen Quartal noch nicht gesteckt wurde.
   • Bei den tomedo® Einstellungen unter Praxis→ Mediks zum E-Rezept gibt es 4 Optionen:
     • Signieren und Versenden immer erlauben (= standard)
     • Signieren und Versenden nur wenn Karte gesteckt wurde
     • Signieren, wenn Karte noch nicht gesteckt wurde (aber noch nicht versenden)
     • Immer nachfragen, wenn Karte noch nicht gesteckt wurde
   • Wird der Versand nicht erlauft, so werden die Verordnungen für den Patienten gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden.
     Hinweis: Wurde eine Beschränkung auf die gesteckte eGK für die E-Rezept-Signierung und/oder Versand gesetzt, kann über den Button „forciert versenden“ dennoch (in dringenden Fällen) das E-Rezept versendet werden.
     
10. Die Anpassung dieser Einstellungen sollte nur bei Bedarf durch den zollsoft-Support erfolgen.

Konfiguration in den Aktionskettenauslösern

Wird ein E-Rezept erstellt, nur signiert, signiert und versendet oder storniert kann dies eine Aktionskette oder Aktionskettenfrage auslösen. Nutzen Sie die dafür die Einstellung im tomedo Menü Admin → Aktionsketten → Aktionskettnauslöser. Dieser E-Rezept Aktionskettenauslöser wird pro Verordnung getriggert.

Hinweis: Bei dem Aktionskettenauslöser „E-Rezept nur signieren (ohne versenden) ist zu beachten, dass dieser nur auslöst, wenn nicht gleichzeitig das E-Rezept versendet wird. Während der Auslöser „E-Rezept signieren“ in beiden Fällen auslöst.

E-Rezept-Erstellung und -Ausstellung in der Medikamentenverordnung

E-Rezept-Erstellung

In der Medikamentenverordnung können Sie wie gewohnt Medikamente verordnen. Die Ausstellung der Rezepte kann parallel für das Papierrezept und das E-Rezept erfolgen. Für die Ausstellung eines eRezepts muss die Checkbox E-Rezept 1 aktiviert (standarmäßig aktiviert) sein. Diese Standardeinstellung für diese Checkbox kann in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Mediks → E-Rezept angepasst werden.

Ist die KIM Checkbox 2 aktiviert, wird bei erfolgreichem Versand der Patientenausdruck direkt an die KIM-E-Mail angehangen und das KIM-E-Mail Fenster geöffnet. Dort kann anschließend der KIM-Empfänger ausgewählt werden.

Ist die arzt-direkt Checkbox 3 aktiviert, wird der Patientenausdruck mit erfolgreicher Ausstellung des E-Rezepts als Nachricht (ohne QR-Code zum Einlösen des E-Rezepts) an die arzt-direkt App des Patienten gesendet.

Im Auswahlmenü 4 kann für die auszustellenden Verordnungen definiert werden, ob der Patientenausdruck gedruckt werden soll. Genauer stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Drucken – Patientenausdruck ausdrucken (mit Druck-Icon in E-Rezept-Verwaltung markiert)
• Nicht drucken – kein Patientenausdruck ausdrucken (mit Kreuz-Icon in E-Rezept-Verwaltung markiert)
• offen – bedeutet, dass erst in der Verwaltung über den Ausdruck des Patientenausdrucks entschieden wird (kein Icon in der E-Rezept-Verwaltung)

Hinweis zum Patientenausdruck: Es werden pro Patientenausdruck maximal 3 Verordnungen vom gleichen Rezepttyp (rot, grün, blau) aufgedruckt. Außerdem werden nur Verordnungen auf einen Patientenausdruck zusammengefasst, die auch zusammen verordnet wurden! Verordnungen werden weiter einzeln gespeichert und final nicht zusammen auf den Patientenausdruck gedruckt, wenn z.B. 3 Medikamente verordnet werden und diese Verordnungen in der E-Rezept-Vorschau einzeln gespeichert/ausgestellt werden und nicht alles zusammen in einem Schritt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Verordnungen später zusammen aus der E-Rezept-Verwaltung versendet werden.

Hinweis für Einstellungen bei Speicherung vom E-Rezept: Wird das E-Rezept aus der Kartei oder E-Rezept-Verwaltung/Inbox versendet, werden dort jeweils die Einstellungen gesetzt werden. Beachten Sie diesbezüglich die Konfiguration der Voreinstellungen für die E-Rezept-Erstellung, welche in allen E-Rezept-Versandfenstern berücksichtigt werden.

Sind in der Liste der auszustellenden Verordnungen Medikamente enthalten, welche nicht als E-Rezept versendet werden können, werden diese nach dem alten Verfahren als Rezept-Formular ausgestellt. Eine parallele Ausstellung von E-Rezepten und Papierrezepten ist ohne Einschränkung möglich.

	rote, grüne und blaue Verordnungen, die als E-Rezept versendet werden können, sind mit diesen Icons gekennzeichnet
	Verordnungen, die nicht als E-Rezept versendet werden können, sind mit diesen Icons gekennzeichnet

Über die Gründe, weshalb für das gewählte Präparat kein E-Rezept möglich ist, informiert der Tooltip über dem Rezept-Icon in der Verordnungstabelle.

Hinweis: Mit Klick auf das Icon kann der Rezepttyp geändert werden. So kann beispielsweise ein rotes E-Rezept auf ein grünes E-Rezept umgestellt werden.

Soll eine Verordnung als Mehrfachverordnung ausgestellt werden klicken Sie auf das Einstellungsrädchen in der Spalte „weitere Einstellungen“ 5. Im Menü kann schließlich die Checkbox zur Auswahl der Mehrfachverordnung aktiviert werden.

Ist die Mehrfachverordnung für eine Verordnung aktiviert, wird entsprechend die Anzahl der Verordnung aktiviert. Beachten Sie dazu die Spalte „Anzahl“ 6. Mit Klick in die Spalte „Anzahl“ öffnet sich ein Popover, in dem die Anzahl sowie wann der Teil der Mehrfachverordnung einzulösen ist („einlösen ab“ und „einlösen bis“) zu konfigurieren ist.

• In den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Mediks → e-Rezept kann voreingestellt werden, in welchen Zeitraum: „einzulösen ab“ und „einzulösen bis“ in relativen Tagesangabe die Verordnungen defaultmäßig einzulösen ist.
• Werden Medikamente zur Hausapotheke hinzugefügt, werden die tomedo® Einstellungen bezüglich „einzulösen ab“ und „einzulösen bis“ beachtet. Für Medikamente der Hausapotheke können unter „Infos ändern“ spezielle Angaben zum Einlösezeitraum der Teile einer Mehrfachverordnung hinterlegt werden.
• Wird ein Medikament aus der Hausapotheke verordnet, wird der Einlösezeitraum für die Teil-Mehrfachverordnungen übernommen, wenn für die Verordnung die Mehrfachverordnung aktiviert wird.

Medikamente, welche als eRezept versendet werden können, werden beim Klick auf den Button “Ausstellen” 7 direkt versendet, die anderen Verordnungen werden wie bisher auf die entsprechenden Papierformulare gedruckt. Alternativ können E-Rezepte über den Button „Speichern“ 9 gespeichert werden. Um vor Ausstellung oder Speicherung des E-Rezepts diese anzusehen, öffnen Sie über den Button „Vorschau“ 8 die Verordnung(en). Hier wird pro Rezepttyp (blau, grün, blau) das Vorschau-Fenster geöffnet.

Hinweise

• Werden die E-Rezepte über die Buttons „Speichern“ oder „Ausstellen“ verordnet, dann schließt sich automatisch das Medikamentenverordnungs-Fenster. Wird über die Vorschau, die Verordnung gespeichert oder ausgestellt, dann bleibt das Medikamentenverordnungs-Fenster weiterhin geöffnet.
• Der Rezepttyp (rot, blau, grün) kann direkt bei der Verordnung in der Medikamentenverordnung auf den gewünschten Rezepttyp eingestellt werden (vorne in der Verordnungszeile).

eRezept-Vorschau/eRezept-Stylesheet

Pro Rezepttyp (blau, grün, blau) wird ein Vorschaufenster geöffnet. Zusätzlich visualisiert die Hintergrundfarbe des Vorschaufensters, ob es sich um ein rotes, grünes oder blaues E-Rezept handelt.

Der Arztstempel wird wie bei der eAU anhand der Nutzer- und Betriebsstättendaten generiert. Der individuell konfigurierte Arztstempel wird im E-Rezept-Stylesheet nicht berücksichtigt. Ist der Arzt in Weiterbildung oder Arzt in Vertretung Verordner für ein E-Rezept, wird der Verordner (WBA oder Vertretungsarzt) sowie der Abrechner (Verantwortliche Arzt) im Arztstempel aufgeführt.

Im Feld „Kostenträgertyp“ ist einzusehen, über welchen Kostenträger das E-Rezept abgerechnet wird. Welcher Kostenträger verwendet wird, hängt u.a. von der Besuchsart, wie z.B. GKV oder BG, ab und davon, welcher Rezepttyp (rot, grün blau) verordnet wird. Wurde ein Unfall für den Patienten erfasst, wird dieser auf dem E-Rezept dokumentiert. Für die Bestimmung der BG- und Unfall-Daten, werden die Angaben aus den Patientendetails bzw. direkt aus dem Unfall für das E-Rezept verwendet. Die Unfallkasse (UK) wird gesetzt, wenn im BG-Namen „Unfallkasse“ enthalten ist.

Im Feld „Krankenkasse“ bzw. „Kostenträger“ wird bei blauen E-Rezepten der GKV Kostenträger aufgeführt (anstatt „Privat“ wie bei den Papier-Rezepten). Bei grünen und roten E-Rezepten wird entweder der GKV- oder BG-Kostenträger aufgeführt.

rotes E-Rezept mit GKV Besuch

• kein Unfall = GKV-Kostenträgertyp und GKV-Kostenträger
• mit Unfall = GKV-Kostenträgertyp und GKV-Kostenträger + Angabe vom Unfalltag auf E-Rezept

rotes E-Rezept mit BG Besuch

• ohne Unfall = BG- oder UK-Kostenträgertyp und BG-Kostenträger
  • dies entspricht einer Berufskrankheit
• mit Unfall = BG- oder UK-Kostenträgertyp und BG-Kostenträger + Angabe vom Unfalltag und Arbeitgeber auf E-Rezept
  • dies entspricht einem Arbeitsunfall

grünes/blaues E-Rezept mit GKV und oder BG Besuch 

• ohne Unfall = SEL-Kostenträgertyp und GKV-Kostenträger
• mit Unfall = SEL-Kostenträgertyp und GKV-Kostenträger + Angabe vom Unfalltag

Datenänderung im Vorschaufensters des E-Rezept Stylesheets

Bei jedem Rezepttyp können folgende Angaben eingesehen und ggf. editiert werden.

In der E-Rezept-Vorschau haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen übergeordnet für das gesamte Rezept 1 zu setzen:

• Zuzahlung
• noctu
• BVG
• Unfallinformation („kein Unfall“, „Unfall“ und bei einem BG-Besuch auch „Arbeitsunfall“ bzw. „Berufsunfall“)
• Unfalltag
• Betriebsstätte/ASV

Speziell für die ausgewählte Verordnung 2 können folgende Einstellungen gesetzt werden:

• aut Idem
• Impfstoff
• DJ

Über die Buttons „vorherige“ und „nächste“ 5 können Sie sich die einzelnen E-Rezepte zu Prüfung anzeigen lassen. Diese Buttons sind deaktiviert, wenn die Vorschau nur ein E-Rezept umfasst.

Die Aktionen „Speichern“ 3 und „Ausstellen“ 4 beziehen sich auf das angezeigte E-Rezept. So wird über den Button “Speichern” das einzelne E-Rezept in der Kartei gespeichert und über den Button “Ausstellen” versendet. Nach dem Speichern oder Ausstellen eines einzelnen eRezepts wird dieses aus der E-Rezept-Vorschau entfernt.

Über die Buttons “Alle speichern” 6 bzw. “Alle ausstellen” 7 werden alle E-Rezepte der Vorschau in der Kartei gespeichert und versendet.

Wenn alle E-Rezepte einzeln oder alle zusammen ausgestellt oder gespeichert wurden, wird das Vorschaufenster automatisch geschlossen.

Bei einer Mehrfachverordnung wird jede Packung der Mehrfachverordnung als einzelne Verordnung versendet.

Auf der jeweiligen Verordnung wird so zusätzlich aufgeführt, dass dies eine Mehrfachverordnung ist und um welchen der Teil der Mehrfachverordnung es sich handelt. Außerdem wird auf der Verordnung notiert, ab wann die Verordnung in der Apotheke eingelöst werden kann.

In der E-Rezept-Vorschau erscheint im Menü links die Angabe „Mehrfachverordnung“, wenn es sich bei der Verordnung um eine Mehrfachverordnung handelt. Über die Buttons können die einzelnen Verordnungen der Mehrfachverordnung angeklickt/angezeigt werden. Über die Buttons „vorherige“/“nächste“ kann wie gewohnt zwischen den Medikamenten-Verordnungen navigiert werden.

E-Rezept Versand nicht erfolgreich

Konnten ein oder mehrere E-Rezepte aufgrund eines Fehlers nicht versendet werden, öffnet sich das Fenster “Übersicht Verordnungen”.

Hier werden die einzelnen E-Rezepte aufgelistet, welche aufgrund eines Fehlers nicht versendet werden konnten. Sie sehen direkt in der Tabelle den Status 1 und den entsprechenden Fehler 2. Im Bereich „Details“ 3 können Sie den Fehler für das ausgewählte E-Rezept im Detail einsehen. Klicken Sie ggf. dazu auf den Info-Button, um mehr Informationen zu erhalten.

Wurde ein E-Rezept signiert, bevor der E-Rezept-Versand fehlschlug, ist keine Aktualisierung der Verordnung nicht möglich. Damit die Verordnung dennoch ausgestellt werden kann, muss über den Button „Signatur entfernen“ 4 die digitale Unterschrift entfernt werden.

Nach Behebung des Fehlers haben Sie die Möglichkeit, alle oder nur ausgewählte E-Rezepte zu signieren. Anschließend können diese E-Rezepte versendet werden. Weiter ist zu wählen, ob nur ausgewählte E-Rezepte 5 oder alle E-Rezepte 6 versendet werden. Oder wollen Sie die Verordnung vererst nur signieren, sind die Butten 7 alle oder auswahl signeren zu verwenden. Mit Aktivierung dieser Checkbox „forciert“ 8 ist es möglich die Aktionen 5-7 auch auszuführen, wenn keine eGK des Patienten im Quartal gesteckt wurde und Einschränkungen für den Versand diesbezüglich konfiguriert wurden. Beachten Sie ggf. die tomedo Einstellungen unter Praxis → Mediks. In diesem Abschnitt werden die Einstellungen diesbezüglich erläutert.

Alternativ kann ein E-Rezept, welches nicht erfolgreich versendet werden konnte, nachträglich auch aus der E-Rezept-Verwaltung versendet werden, sehen Sie dazu den nächsten Abschnitt “E-Rezept-Verwaltung”.

E-Rezept-Verwaltung

Öffnen der E-Rezeptverwaltung und mögliche Einsellungen

Hier finden Sie eine Übersicht aller erstellten E-Rezepte mit ihrem jeweiligen Status: Gespeichert, Versendet, Fehler und Storniert.

Die E-Rezept-Verwaltung erreichen Sie über Verwaltung → KV → E-Rezept – elektronisches Rezept oder über den Button der Symbolleiste in der Tagesliste sowie der Kartei. Das Menü-Icon kann in der Symbolleistenverwaltung hinzugefügt werden.

Wird die E-Rezeptverwaltung über den Symbolleistenbutton geöffnet, werden alle nicht versendeten Verordnungen geladen, für die der eingeloggte Nutzer verantwortlich ist. Dabei wird das Erstelldatum der Verordnung nicht berücksichtigt. Dies entspricht die Auflistung der Verordnungen in der Inbox.

Wird hingegen die E-Rezeptverwaltung über die tomedo-Spotlitesuche oder über das tomedo Menü geöffnet, wird die Konfiguration in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges berücksichtigt.

Hier kann der Nutzer selbst wählen, ob 1 beim Öffnen der E-Rezept-Verwaltung:

• keine Rezepte
• nicht versendete Rezepte im Zeitraum
• alle Rezepte im Zeitraum
• alle nicht versendete Rezepte für Nutzer im Zeitraum
• alle Rezepte für Nutzer im Zeitraum

automatisch geladen werden sollen.

Weiter kann der Zeitraum in Tagen 2 definiert werden, für den die Verordnungen geladen werden sollen. Hier sollte der Zeitraum nicht zu groß gewählt werden, da bei vielen Verordnungen das Laden länger dauert.

Außerdem ist in den tomedo® Einstellungen an dieser Stelle konfigurierbar, welche Aktion bei Doppelklick auf einen Eintrag 3 in der E-Rezept-Verwaltung ausgeführt werden soll: Öffnen der Rezept-Vorschau, der Kartei, des Medikamentenplan oder bisherige Verordnungen.

Mit Aktivierung der Checkbox 4 werden die Rezept in der Verwaltung inital schneller geladen. Vor Aktionen wie Signieren, Versendne, Medikamntenplan des Patienten anschauen müssen die Patientendaten nachgeladen werden. So kann es hier zu vergleichsweise längeren Ladezeiten kommen. Je nach Workflow kann die eine oder andere Option besser sein. Wollen Sie zum Beispiel die Verordnung schnell öffnen und dort sich schnell einen Überblick verschaffen und später erst Aktionen dort ausführen, ist es gut, die Einstlellung zu aktiveren.

Hinweis: In der E-Rezept Verwaltung können über den Button „Patienten laden“ die fehlenden Daten nachgeladen werden, sodass es bei den Aktionen zu keiner Verzögerung kommt.

Die E-Rezept-Verwaltung

Mithilfe des Buttons „Im Zeitraum laden“ 1 werden alle E-Rezepte im ausgewählten Zeitraum geladen. Über die Buttons „Alle nicht versendeten laden“ 2 und „Alle fehlerhaften laden“ 3 werden die entsprechenden E-Rezepte der letzten 14 Tage geladen. Nutzen Sie die tomedo-Filter 4 Sie für die weitere Filterung/Einschränkungen die Tabelle. Mit dem Button „Patientenliste-Filter“ 5 und nach Auswahl einer oder mehrerer Patientenlisten werden nur noch Verordnungen von Patienten, welche auch in der gewählten Patientenliste sind, in der Tabelle aufgeführt.

Patientenlisten-Hinweis: Die ursprüngliche Suche nach Rezepten bleibt dabei dudurch erhalten und wird nach Abwahl der Filter wiederhergestellt. Hier ist zu beachten, dass die Tabelle „nur“ die geladenen Verordnungen in dem gewählten Zeitraum berücksichtigt werden. Somit werden Verordnungen von Patienten (welche in der gewählten Patientenliste sind), die außerhalb des Zeitraums sind, nicht aufgeführt.

Patientenlisten-Tipp: Aus dem Patientenlisten-Panel können über folgenden Aktionsbutton   ebenfalls Verordnungen von Patienten in der Patientenliste in der E-Rezeptverwaltung geöffnet werden. Hier ist zu beachten, dass hier die Verordnungen in dem Zeitraum geladen werden, welchen Sie in den tomedo Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges: „E-Rezept-Verwatlung“ festgelegt haben. Somit wird mit dieser Panel-Aktion der gesetzte Zeitraum in der E-Rezept Verwaltung, mit dem vordefinierten Zeitraum aus dem tomedo Einstellungen überschrieben. Die Option, welche die E-Rezept entsprechend der Nutzereinstellung geladen weden, bezieht sich auf die Auswahl, was „bei öffnen der E-Rezept Verwaltung“ gesetzt ist. Sollen z.B. nur E-Rezepte geladen werden, für die der eingeloggte Nutzer verantwortlich ist, dann werden auch nur die Verordnungen der betreffenden Patienten geladen. Mit dem Button „Filter löschen“ 6, werden in einem Schritt die Patientenlistenfilter sowie die Tabellenfilter zurück gesetzt.

Haben Sie die Einstellung „schnelles Laden von Rezepten“ aktiviert, haben Sie über den Button „Patienten vorladen“ 7 die Möglichkeit, die nötigen Daten für die Aktionen in der E-Rezept Verwaltung zu laden. Die Daten werden bei Bedarf auch automatisch nachgeladen. Durch das Nachladen kommt es aber zu einer zeitlichen Verzögerung. Durch das Vorladen können Sie die Ladezeit bie Ausführung der gewählten Aktion „überspringen“.

In der E-Rezept-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, Verordnungen zu signieren und zu versenden. Entweder werden erst die Verordnungen signiert 8 und später versendet oder direkt in einem Schritt signiert und versendet (9, 10 und 11). Weiter kann dabei gewählt werden, ob die Aktion direkt für alle Verordnungen in der Liste angewendet werden soll oder alternativ nur für die ausgewählten. Zusätzlich kann für beide Versandoptionen entschieden werden, ob nach dem erfolgreichen E-Rezept-Versand der Patientenausdruck direkt ausgedruckt oder via KIM versendet werden soll.

Ob ein Patientenausdruck standardmäßig nach erfolgreichen Versand ausgedruckt werden soll, kann auch grundlegend in den tomedo® Einstellungen aktiviert werden. Unter „Optionen“ 12 kann die Einstellung eingesehen sowie für die Anwendung in der E-Rezept-Verwaltung geändert werden (Checkbox „Pat.-Ausdruck direkt drucken“). Zudem kann unter „Optionen“ der Drucker, auf dem der Patientenausdruck erfolgen soll, unabhängig vom hinterlegten Druckprofil vorausgewählt werden.

Ob tatsächlich der Patientenausdruck ausgedruckt wird, kann direkt bei der Medikamentenverordnung bestimmt werden. Je nachdem, welche Option dort gewählt wurde („nicht drucken“, „drucken“ oder „offen“) erfolgt ein Ausdruck mit dem E-Rezept-Versand. In der Spalte “Drucken?” 13 wird ggf. ein Icon angezeigt, entsprechend der gewählten Option für den Patientenausdruck beim Speichern oder Ausstellen einer Verordnung:

• Kreuz – nicht drucken
  • Egal, ob eingestellt ist, dass automatisch ein Pat.Ausdruck gedruckt werden soll. In dem Fall erfolgt kein Ausdruck.
• Haken – drucken
  • Egal, ob eingestellt ist, dass automatisch kein Pat.Ausdruck gedruckt werden soll. In dem Fall erfolgt ein Ausdruck.
• Offen – kein Icon
  • Hier wird die Einstellung für den automatischen Ausdruck berücksichtigt. Außerdem wird der Patientenausdruck ausgedruckt, wenn „+Pat.Ausdruck“ gewählt wird.

Der Button „Alle signieren“ 8 dient dazu, alle bereits angelegten und gespeicherten Verordnungen durch den Leistungserbringer zu signieren, aber noch nicht zu versenden. Im Gegensatz dazu kann „Auswahl signieren“ genutzt werden, um nur die markierten Verordnungen durch den Leistungserbringer zu signieren. Auch diese werden noch nicht versendet.

Abhängig vom Workflow in der Praxis haben im Anschluss auch MFAs die Möglichkeit, zu einem individuell festgelegten Zeitpunkt den reinen Versand von bereits signierten Verordnungen auszulösen.

Über den Button „Auswahl versenden“ 9 werden alle in der Tabelle markierten, nicht signierten und versendeten oder nur nicht versendeten Verordnungen im Stapel bearbeitet, wenn notwendig noch signiert und an den E-Rezept-Fachdienst versendet. Unabhängig von der tomedo® Einstellung wird in dem Fall der Patientenausdruck ausgedruckt, wenn in der Medikamentenverordnung die Auswahl „drucken“ eingestellt wurde.

Über den Button „+ Pat.-Ausdruck“ wird zusätzlich zu „Auswahl versenden“ nach dem erfolgreichen Versand noch der Patientenausdruck über den definierten Drucker mit ausgestellt. Wurde bei der Medikamentenverordnung die Auswahl „nicht drucken“ eingestellt, erfolgt für die Verordnungen auch kein Ausdruck, trotz der Aktion  „+ Pat.Ausdruck“.

Über den Button „+ KIM“ wird zusätzlich zu „Auswahl versenden“ nach dem erfolgreichen Versand noch die Direktzuweisung via KIM an eine Apotheke angestoßen. Die erzeugten E-Rezepte werden dann in der geöffneten KIM-Nachricht als Anhang hinzugefügt.

Hinweis: Nach aktueller Rechtslage dürfen LEI nur Zytostaika-Rezepturen einer Apotheke z.B. via KIM direkt zuweisen. Die Einhaltung unterliegt in der Verantwortung der Praxis

Aktivieren Sie die Checkbox „Forciert“ 11, erfolgt beim Signieren oder Versenden keine Prüfung auf die bereits gestecktte eGK des Patienten im aktuellen Quartal, obwohl dies in den Einstellungen eine Einschränkung diesbezüglich praxisweit konfiguriert wurde. So ermöglicht die aktivierte Checkbox den Versand von Verordnungen, für Patienten ohne gesteckte eGK im Quartal und selbstgewählte tomedo Einstellungen die den Versand dann unterbinden.

Hinweis: Nach jeder Signier-/Versandaktion wird die Checkbox “forciert” automatisch deaktivert, sodass die Einstellung immer wieder bewusst aktivert werden muss.

Wird das E-Rezept erfolgreich versendet, erscheint das E-Rezept direkt in der Gematik-App. Ein extra Versand oder andere Aktionen sind diesbezüglich nicht notwendig.  Ergänzend kann direkt bei Versand des E-Rezepts die Information der Verordnung als Nachricht an die arzt-direkt App des gekoppelten Patienten gesendet werden, wenn die Einstellung unter Optionen „autom. an arzt-direkt senden, wenn Patient gekoppelt ist“ 12 aktiviert ist.

Der Patientenausdruck kann auch nach erfolgreichen Versand über den Button „Druck“ 14 geladen und anschließend ausgedruckt werden oder über den Button „arzt-direkt“ 15 an die arzt-direkt App als Nachricht ohne Token (und damit ohne QR-Code) an den gekoppelten Patienten gesendet werden. Der gedruckte Patientenausdruck wird als separater Karteieintrag „eRezPat“ in der Kartei des Patienten gespeichert. Alternativ kann der Patientenausdruck (also nur für bereits versendete E-Rezepte möglich) via KIM 16 versendet werden. Wählen Sie dazu die gewünschten Verordnungen aus und klicken Sie auf „KIM“. Mit diesem Schritt werden die Patientenausdrucke der ausgewählten Verordnungen an die eine KIM-Mail gehangen. Der Dateiname des Patientenausdrucks umfasst dabei Vorname, Nachname und Geburtstag des Patienten. In der KIM-Mail besteht die Möglichkeit, einen beliebigen KIM-Empfänger aus Ihrer selbsterstellten Ärzteliste (=nicht Verzeichnisdienst), wie z.B. Apotheke oder Altersheim auszuwählen.

Konnte ein E-Rezept aufgrund fehlerhafter/unvollständiger Patienten-/Nutzer-/Betriebsstättendaten in tomedo® nicht erfolgreich versendet werden, können die Daten im Nachgang editiert werden. Damit die Daten auch im E-Rezept aktualisiert werden, darf das E-Rezept nicht signiert sein. Deshalb besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, die Signatur zu entfernen 17.

Muss ein versendetes E-Rezept storniert werden, wählen Sie das E-Rezept aus und klicken Sie auf den Button „Stornieren“ 18.

Hinweis: Es können nur erfolgreich versendete Verordnungen, die noch nicht in der Apotheke eingelöst wurden, storniert werden. „Eingelöst“ umfasst an der Stelle, dass die Apotheke das E-Rezept bereits vom Gematik E-Rezept-Server abgerufen („in Progess“) oder bereits ausgegeben („Completed“) hat. Wurde die Task der Verordnung, z.B. aufgrund des Ablaufdatums gelöscht („Cancelled“), kann die Verordnung ebenfalls nicht storniert werden.

Mit dem Button „Fehler entfernen“ 19 kann der Fehler der ausgewählten Verordnung entfernt und auf den letzten Status der Verordnung zurückgesetzt werden. Ein potenzieller Anwendungsfall ist, wenn eine erfolgreich versendete Verordnung storniert werden soll, diese Aktion aber mit einem Fehler beendet wird, weil eine Apotheke die Verordnung bereits als „quittiert“ (= ausgegeben) hat. Somit kann der Zustand in tomedo® entstehen, dass eine erfolgreich versendete Verordnung mit einem Fehler gekennzeichnet ist. Um das zu beheben, kann mit der Aktion „Fehler entfernen“ der notierte Fehler an der Verordnung entfernt werden.

Achtung: Mit dieser Aktion werden keine (falls vorhanden) tatsächliche Fehler, wie durch Fehlkonfigurationen oder fehlenden Nutzer-, Betriebsstätten-, Patientendaten einer Verordnung, behoben.

Über den Button „Zurücksetzen“ 20 wird die ausgewählte Verordnung auf den Status „Erstellt“ zurückgesetzt. Damit wird die Task-ID sowie die Signatur entfernt. Ein möglicher Anwendungsfall ist, wenn ein E-Rezept nach dem Signieren nicht mehr versendet werden kann, weil die Task abgelaufen ist (nach 5 Tagen). So kann anschließend dieses zurückgesetzte Rezept neu versendet oder gelöscht werden. Vor dem Zurücksetzen muss sichergestellt werden, dass die Verordnung nicht wirklich korrekt versendet wurde. Andernfalls würde es zu einer Doppelausstellung einer Verordnung führen.

Hat eine Verordnung in tomedo® den Status „versendet“ oder „storniert“ kann die Verordnung nicht zurückgesetzt werden, weil in dem Fall davon auszugehen ist, dass die Verordnungsdaten korrekt übermittelt wurden.

Kann eine dringlich auszustellende Vorordnung zum Beispiel aufgrund eines generellen TI-Problems nicht versendet werden, können Sie über den Button Papierrezept 21 die Verordnung als Papierrezept umwandeln und drucken. Wird ein Papierrezept erstellt, wird die Verordnung automatisch aus der E-Rezept-Verwaltung entfernt, da die Verordnung dann nicht mehr einem E-Rezept entspricht. Weiter wird die Verordnung aus dem eMED Eintrag entfernt und in einem MED-Eintrag gespeichert.

Im Bereich 22 können Sie weitere Details zum selektierten E-Rezept einsehen:

• von welchem Patienten das E-Rezept ist
  • Mit Klick auf den Kartei-Button wird die Kartei des ausgewählten Patienten geöffnet und mit Klick auf das Medikamenten-Icon die Medikamentenverordnung im Reiter „bisher“.
• das verordnete Präparat
• den Status des E-Rezepts
• den Verordner und Rezepttyp 23
  • Der Verordner eines Rezeptes lässt hier anpassen. Dies kann nützlich sein, damit der verantwortliche Arzt diese E-Rezepte auch in der Inbox sieht.
  • Hier kann der Rezepttyp für GKV und Selbstzahlerverordnungen jeweils vor dem Signieren geändert werden. Ausgeschlossen sind Verordnungen auf den Kostenträger BG und UK. Im Stylesheet der Verordnung wird der Kosteträgertyp (rechts unten) entsprechend aktualisiert.
• Hinweis (generiert durch den Abfragedialog nach Ausstellung eines E-Rezeptes).
  • Über die Buttons 24 (Freigeben, Hinweis, Gesperrt) kann der Status der Verordnung aktualisiert werden.
• den E-Rezept-Token (Link, Grundlage des 2d-Codes)
• eine Fehlermeldung, z.B. bei fehlerhaftem Versand

Für den ausgewählten Patienten wird Ihnen außerdem im Bereich 25 der Medikamentenplan sowie die Rezept-Vorschau, wenn vorhanden, angezeigt.

Anhand der Spalte „Status“ 26 können Sie ablesen, ob das eRezept gespeichert, versendet oder storniert wurde oder der Versand aufgrund eines Fehlers nicht möglich war. Beachten Sie auch die anderen Spalten für mehr Informationen zum eRezept, wie z.B. die unterschiedlichen Datumsspalten.

Hinweis: Alle Datumsspalten lassen sich nach Datum sowie nach “Ja” und “Nein” (auch “j” bzw. “n”) filtern.

Tipp: In der Tabelle der E-Rezeptverwaltung können Sie über die Spalte „Rabattprodukte“ einsehen, welche Verordnungen zum Zeitpunkt der Ausstellung ein Rabattprodukt waren. Wie auch in der Statistik „Medikamentenverordnung“ anhand der Rabattprodukt-Spalte.

Achtung: Unter macOS Versionen kleiner 11.0 wird die eRezept-Vorschau 27 in der eRezept-Verwaltung nicht skaliert und kann zum Teil abgeschnitten sein. In dem Fall muss der Bereich der eRezept-Vorschau entsprechend groß gezogen werden, um die Vorschau vollständig zu sehen.

Läuft das eRezept-Modul nicht (roter Kreis), dann habe Sie an der entsprechenden Stelle 28 die Möglichkeit das Modul manuell zu stoppen, zu updaten und erneut zu starten.

E-Rezept in der Inbox

Die Inbox erreichen Sie unter dem Menü Verwaltung → Inbox. Mit Öffnen des Fensters werden für den eingeloggten Nutzer automatisch alle nicht versendeten Verordnungen geladen. Analog zur E-Rezept-Verwaltung, haben Sie hier die Möglichkeit, Verordnungen zu versenden (zuzüglich Erstellung des Patientenausdrucks) und Verordnungen zu stornieren. Mit Auswahl einer Verordnung sehen Sie die eRezept-Vorschau, Medikamentenfenster des Patienten, sowie Details zum Patient und Status der Verordnung.

Mehr Informationen zur Inbox erhalten Sie im folgenden Handbucheintrag.

E-Rezept in der Kartei

Das gespeicherte oder versendete E-Rezept wird in der Kartei unter dem Karteieintragstyp „eMED“ gespeichert. Dieser eMED-Karteieintrag umfasst die E-Rezepte, welche in einem Schritt gespeichert oder ausgestellt wurden. Wird nur ein E-Rezept gespeichert oder ausgestellt, beinhaltet der Karteieintrag auch nur dieses E-Rezept. Werden mehrere E-Rezepte gleichzeitig gespeichert oder ausgestellt, enthält der Karteieintrag entsprechend auch mehrere E-Rezepte.

Hinweise

• In der Formularveraltung ist verschiedenen Rezepttypen zu konfigurieren, in welcher Farbe der Rezept-Typ in der Kartei im MED- sowie eMED-Karteieintrag erscheinen soll. Diese Einstellung gilt also für das Papierrezepet sowie eRezept.
• Pro Rezepttyp (rot, grün, blau) wird ein eMED-Karteieintrag angelegt.
• Anhand des Karteitextes ist u.a. zu erkennen:
  • ob Verordnungen im E-Rezept noch nicht versendet wurden
  • wieviele Verordnungen das E-Rezept umfasst
  • auf welchen Kostenträger, das E-Rezept ausgestellt wurde
• Die Hintergrundfarbe des eMED-Karteieintrags visualisiert, ob es sich um ein rotes, grünes oder blaues E-Rezept handelt.

In dem Karteieintrag stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung:

1. Hinterlegen Sie hier einen Hinweis und setzen eine Hinweis-Status (Freigeben, Sperren, mit Hinweis) für den Verantwortlichen Arzt der Verordnung. Der Verantwortliche Arzt kann hier entsprechend den Hinweis-Text sowie -Status aktualisieren.
2. Ein noch nicht versendetes E-Rezept kann über den Burron „Ausstellen“ versendet werden. Umfasst der Karteieintrag mehrere nicht versendete E-Rezepte, so werden mit dieser Aktion alle E-Rezepte des Karteieintrags versendet.
3. Ein noch nicht signiertes (inklusive nicht versendetes) E-Rezept kann über den Burron „Signieren“ signiert werden. Umfasst der Karteieintrag mehrere nicht signierte E-Rezepte, so werden mit dieser Aktion alle E-Rezepte des Karteieintrags signiert.
4. Ein bereits versendetes oder nur gespeichertes E-Rezept kann über den Button „Stornieren“ ggf. storniert und anschließend gelöscht werden. Im erscheinenden Abfragedialog kann gewählt werden, ob nur die ausgewählte Verordnung oder alle Verordnungen im eMED-Eintrag storniert werden sollen. Hinweis: Sind alle Verordnungen im eMED-Eintrag storniert oder gelöscht, dann wird automatisch auch der eMED-Eintrag gelöscht.
5. Kann ein E-Rezept nicht versendet werden, kann auch im eMED Eintrag kann dieses Rezept hier in ein Papierrezpt umgewandelt und entsprechend gespeichert oder ausgedruckt werden. Mit diesem Schritt wird der eMED Eintrag durch ein MED Eintrag ersetzt.
6. Der „Patientenausdruck“ aller versendeten E-Rezepte des Karteieintrags wird über diesen Button erstellt.
   • Hinweis: Der gedruckte Patientenausdruck wird als separater Karteieintrag „eRezPat“ in der Kartei des Patienten gespeichert.
7. Über den Button werden alle E-Rezepte des Karteieintrags in der E-Rezept-Verwaltung geöffnet.
8. Ist dieser Button aktiviert, wird mit Versand des E-Rezepts aus der Kartei der Patientenausdruck an die arzt-direkt App als Nachricht mit Angabe der Verordnung (ohne Token und damit ohne QR-Code) gesendet.
9. Mit den Buttons „vorheriges“ und „nächstes“ kann durch die einzelnen E-Rezepte des Karteieintrags navigiert werden. Umfasst der Karteieintrag nur ein E-Rezept sind diese Buttons entsprechend deaktiviert.
10. An der Stelle können Sie den Status sowie die Dok.-ID des angezeigten E-Rezepts ablesen.

Stornierung einer Verordnung

Das bisher bekannte einfache Löschen eines Rezept-Formulars aus der Kartei oder einer einzelnen Verordnung aus der Bisher-Liste wird für das E-Rezept zur Aktion “Stornieren und Löschen”. Hier gibt es einen Unterschied zur Papierverordnung: Wenn ein E-Rezept nicht mehr storniert werden kann, weil es z.B. vom Patienten bereits eingelöst wurde, kann die Verordnung in tomedo® auch nicht mehr gelöscht werden.

gespeichertes E-Rezept in der Kartei stornieren

Mit diesem Schritt wird der Karteieintrag gelöscht. Weiter wird die Verordnung aus der Medikamentenverordnung (Bisher) gelöscht. In der E-Rezept-Verwaltung wird das gespeicherte E-Rezept als “gelöscht” markiert. Der Status “Gespeichert” wird für das E-Rezept beibehalten.

gespeicherte Medikamentenverordnung unter dem Reiter „Bisher„ in der Medikamentenverordnung für gespeichertes E-Rezept stornieren

Es erscheint eine Abfrage, ob das dazugehörige Rezept aus der Kartei gelöscht werden soll. Weiter wird in einem zweiten Abfragedialog nachgefragt, ob auch das Medikament aus dem Medikamentenplan gelöscht werden soll. In der E-Rezept-Verwaltung wird das gespeicherte E-Rezept als “gelöscht” markiert. Der Status “Gespeichert” wird für das E-Rezept beibehalten.

Löschen der gespeicherten Medikamentenverordnung unter dem Reiter „Plan„ für gespeichertes E-Rezept

Hier erscheint keine weitere Abfrage, da aus dem Medikamentenplan ohne Einschränkung eine Verordnung gelöscht werden kann. Dies hat somit keine Auswirkung auf die Verordnung selbst.

Stornierung des versendeten E-Rezepts in der Kartei

Der Karteieintrag wird nicht gelöscht. In der Medikamentenverordnung („Bisher“) werden alle dazugehörigen Verordnungen gelöscht. In der E-Rezept-Verwaltung erhalten alle E-Rezepte den Status „Storniert“ und werden als “gelöscht” markiert.

Löschen des eMED-Karteieintrags von einem versendeten E-Rezept

Mit der Aktion „Stornieren“ wird der Karteieintrag gelöscht und damit auch alle enthaltenen E-Rezepte. In der Medikamentenverordnung („Bisher“) werden ebenfalls alle dazugehörigen E-Rezepte gelöscht. In der eRezept-Verwaltung erhalten alle E-Rezepte den Status „Storniert“ und werden als “gelöscht” markiert.

Löschen einer Medikamentenverordnung unter dem Reiter „Bisher„ für ein versendetes E-Rezept

Wird eine einzelne Verordnung (E-Rezept) gelöscht, welche mit anderen E-Rezepten in einem Karteieintrag dokumentiert wurde, erscheint die Abfrage, ob alle Verordnungen auf dem Rezept gelöscht werden sollen. Mit Bestätigung „nein, Rezept behalten“ wird nur die ausgewählte Verordnung (das E-Rezept) gelöscht. Weiter wird in einem zweiten Abfragedialog nachgefragt, ob auch das Medikament aus dem Medikamentenplan gelöscht werden soll. Im Karteieintrag zeigt das E-Rezept anschließend den Status storniert. In der E-Rezept-Verwaltung erhält das Rezept den Status „Storniert“ und wird als “gelöscht” markiert.

Wird eine Verordnung eines Rezepts gelöscht, welche allein in einem Karteieintrag dokumentiert wurde, erscheint die Abfrage, ob das dazugehörige Rezept aus der Kartei gelöscht werden soll. Mit Bestätigung „ja, auch Rezept löschen“ wird der zugehörige eMED-Karteieintrag gelöscht. Weiter wird in einem zweiten Abfragedialog nachgefragt, ob auch die Verordnung aus dem Medikamentenplan gelöscht werden soll. In der E-Rezept-Verwaltung erhält das E-Rezept den Status „Storniert“ und wird als “gelöscht” markiert.

Löschen einer Medikamentenverordnung unter dem Reiter „Plan„ für ein versendetes E-Rezept

Hier erscheint keine weitere Abfrage, da aus dem Medikamentenplan ohne Einschränkung eine Verordnung gelöscht werden kann.

Stornierung eines E-Rezepts in der E-Rezept-Verwaltung

Mit dieser Aktion erscheint die Abfrage, ob das dazugehörige Rezept aus der Kartei gelöscht werden soll. Mit Bestätigung „ja, auch Rezept löschen“ werden der Karteieintrag gelöscht sowie alle darin enthaltenen E-Rezepte storniert und gelöscht. Weiter wird in einem zweiten Abfragedialog nachgefragt, ob die Verordnung auch aus dem Medikamentenplan gelöscht werden soll. In der E-Rezept-Verwaltung erhält das E-Rezept den Status „Storniert“ und wird als “gelöscht” markiert.

Workflows für E-Rezept-Ausstellung

Im Wesentlichen ist der Workflow zur E-Rezept-Ausstellung dadurch geprägt, welcher Nutzer unter welchen Umständen E-Rezepte signieren und versenden darf. So können Sie Ihren bisherigen Workflow zur Medikamentenverordnung auch nach der Umstellung auf das E-Rezept im Wesentlichen beibehalten, wenn der Verordner bzw. der eingeloggte Nutzer auch E-Rezepte signieren/versenden darf.

Durch die rein elektronische, papierlose Verordnung bieten sich aber auch neue Möglichkeiten. Im Folgenden stellen wir Ihnen einmal die Möglichkeiten zur E-Rezept-Erstellung bis Versand in Abhängigkeit vom eingeloggten Nutzer (Vertragsarzt, WBA oder MFA) sowie Signatursetup vor. Welcher Ablauf zu Ihrem jeweiligen Praxisablauf am besten passt, kann sehr unterschiedlich ausfallen. Dies wird im darauffolgenden Abschnitt vorgestellt.

Hinweis zum Ablauf: Das Signieren/Versenden des E-Rezepts kann auch erfolgen, wenn der Patient bereits die Praxis verlassen hat. Für den Patienten ist der erfolgreiche Versand des E-Rezepts wichtig, wenn er es in der Apotheke einlösen/abholen möchte.

Hinweis: Wird ein E-Rezept erfolgreich versendet, erscheint dieses direkt in der e-Rezept-App der Gematik. Hierfür benötigen Sie eine eGK und ein Smartphone mit NFC-Funktion sowie einen PIN für die Gesundheitskarte.

Workflow 1 – für Vertragsarzt

Der Arzt redet mit dem Patienten im Arztzimmer, erstellt dort eine Medikamentenverordnung und klickt auf „ausstellen“. Weil die Komfortsignatur aktiviert ist, kann das E-Rezept ohne eHBA-PIN-Eingabe direkt signiert und versendet werden. Der Patient kann jetzt zur gewünschten Apotheke gehen und das E-Rezept einlösen.

Workflow 2 – für Vertragsarzt

Der Arzt behandel mehrere Patienten in Folge und erstellt bei einzelnen Behandlungen eine Medikamentenverordnung, welche er speichert. In einer behandlungsfreien Zeit können alle noch nicht versendeten E-Rezepte für die Patienten aus der E-Rezept-Verwaltung oder Inbox heraus versendet werden. Dazu muss der Nutzer nur auf „Alle Versenden“ oder „Auswahl Versenden“ klicken und die E-Rezepte werden ohne extra eHBA-PIN-Eingabe direkt versendet, weil die Komfortsignatur aktiv ist. Alternativ kann die Stapelsignatur verwendet werden. Bei Verwendung muss für den Versand von mehreren Verordnungen nur einmal die eHBA-PIN-Eingabe am KT getätigt werden.

Tipp für Vorauswahl von E-Rezepten: Mithilfe von Filtern und Patientenlisten können die gewünschten Verordnungen in die E-Rezept-Verwaltung geladen werden.

Hinweis zur Inbox: In der Inbox werden ausschließlich die unversendeten Verordnungen geladen, für die der eingeloggte Nutzer verantwortlich ist.

Workflow 3 – für MFA und Vertragsarzt

Der Patient kommt an die Anmeldung, weil ein Folgerezept benötigt wird. Die MFA verordnet das Medikament (wobei der betreffende Arzt als Verordner gewählt wird) und speichert es. Je nach Bedarf kann die MFA ein Hinweis beim Verordnen für das E-Rezept hinterlassen und den Status (Freigegeben, Hinweis, Gesperrt) anpassen, sodass der Arzt direkt in der E-Rezept-Verwaltung sieht, welche E-Rezepte vor dem Versand zu prüfen sind. Nun kann die MFA dem Patienten sagen, dass das E-Rezept bald versendet wird und der Patient in X Stunden das E-Rezept in der Apotheke abgeholen kann. Der Arzt schaut später an seinem Arbeitsplatz in die E-Rezept-Verwaltung oder Inbox, prüft alle durch die MFA ausgestellten Rezepte und versendet diese bequem über die Komfortsignatur.

Tipp für E-Rezept-Vorbereitung: Aktivieren Sie die tomedo® Einstellung unter Praxis → Mediks „Hinweis für signierenden Arzt beim Verordnen abfragen“. Ist diese Einstellung aktiviert, erscheint ein Hinweisfenster pro Rezepttyp (rot, blau, grün) mit der Auflistung der zu verordnenden Medikamente. In diesem Hinweisfenster hat die MFA die Möglichkeit den Status (Freigegeben, Hinweis, Gesperrt) zu setzten sowie einen Text für den Signierenden Arzt zu hinterlassen, wie z.B. „Verordnung bitte Prüfen“ oder „Medikament nicht im MedPlan“. Später prüft, signiert und versendet der verantwortliche Arzt die E-Rezepte, für die er verantwortlich ist, aus der Inbox oder eRezept-Verwaltung heraus. Ist der Verantwortliche Arzt verhindert, kann auch ein anderer Vertragsarzt dieses E-Rezept in der eRezept-Verwaltung (nicht Inbox) auswählen, signieren und versenden, wenn der Verantwortliche Arzt für die Verordnungen aktualisiert wird.

Tipp für E-Rezept-Ausstellung: Über Filter kann eine Auswahl der gewünschten E-Rezepte erfolgen.

Tipp für E-Rezept-Erstellung: Wählen Sie bereits in der Medikamentenverordnung, ob ein Patientenausdruck ausgegeben (gedruckt) werden soll. Unabhängig von der zentralen Einstellung wird diese Auswahl berücksichtigt. Schauen Sie hier für mehr Informationen.

Workflow 4 – für MFA und Vertragsarzt

Wie im vorangegangen Ablauf kommt der Patient an die Anmeldung, weil ein Folgerezept benötigt wird. Der Arzt vertraut vollständig seiner MFA. So erstellt die MFA das Folgerezept für den Patienten mit Auswahl des Arztes als Verordner in der Medikamentenverwaltung und versendet es direkt. Dafür darf der eHBA des Arztes nicht in einem erhöhten Sicherheitszustand (keine aktive Kartensitzung, keine aktive Komfortsignatur) sein. So erscheint bei der Signierung des E-Rezeptes eine PIN-Abfrage am Kartenterminal, der eHBA-PIN muss jetzt für die Einzel- oder besser Stapelsignatur eingegeben werden, sodass das E-Rezept direkt versendet wird.

Workflow 5 – für MFA und Vertragsarzt

Der Arzt hat keine Zeit, die bereits geprüften und verordneten E-Rezepte zu signieren und/oder zu versenden. So kann die MFA seines Vertrauens die abgesprochenen Verordnungen in der E-Rezept-Verwaltung auswählen und den Versand auslösen. Am Kartenterminal mit gesteckter eHBA vom Verantwortlichen Arzt erscheint jetzt die eHBA PIN-Abfrage. Mit dieser Verifizierung können die E-Rezept versendet werden. In diesem Szenario ist der Versand nur möglich, wenn der verantwortliche Arzt (der Abrechner) keine aktive Komfortsignatur hat und keine aktive Kartensitzung hat.

Workflow 6 – für MFA und Vertragsarzt

Der Arzt speichert Verordnungen während der Behandlung von Patienten oder die MFA bereitet Folgeverordnungen in Absprache mit dem Arzt selbst vor. Weil der Vertragsarzt der MFA seines Vertrauens erlaubt, seine Komfortsignatur mitzubenutzen, erteilt der Vertragsarzt dafür die in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Anmeldung benötigte Erlaubnis. So kann die MFA E-Rezepte direkt in der Medikamentenverordnung ausstellen, wenn dieser Vertragsarzt als Verordner gewählt wurde. Alternativ wählt die MFA in Absprache mit dem Vertragsarzt gespeicherte Verordnungen in der E-Rezept-Verwaltung aus, für welche der Vertragsarzt verantwortlich ist und signiert und versendet diese.

Hinweise zur Ausstellung

• Es können nur Verordnungen signiert werden, für die auch der Vertragsarzt der verantwortliche Arzt ist. So kann die MFA nicht von einem anderen Vertragsarzt E-Rezepte in dessen Namen signieren.
• Die Signierung ist jetzt nur möglich, wenn der verantwortliche Arzt (der Abrechner) eine aktive Komfortsignatur hat.

Workflow 7 – Vertragsarzt hat eHBA vergessen

Der Vertragsarzt hat seinen eigenen eHBA vergessen und behandelt seine Patienten. Die Medikamente kann der Arzt aufgrund des vergessenen eHBAs nur speichern. Anschließend kann ein anderer Arzt in der Praxis seine Verordnungen aus der E-Rezept-Verwaltung versenden.

Hinweise für E-Rezept-Versand

• Für den E-Rezept-Versand muss der verantwortliche Arzt aktualisiert werden.
• Werden Verordnungen von unterschiedlichen Verantwortlichen Ärzten versendet, dann erscheint der Abfragedialog pro Verantwortlicher Arzt, ob der Verantwortliche Arzt in der Verordnung aktualisiert werden darf.

Workflow 8 – Vertragsarzt hat eHBA vergessen

Darf der Vertragsarzt mit vergessenen eHBA die Komfortsignatur von anderen Vertragsarzt nutzen, ist das einmal in der E-Rezpet-Verwaltung oder mit Ausstellung aus Medikamentenverordnung möglich. Wichtig bei diesem Workflow ist, dass der Arzt als Verordner gewählt wird, von dem auch die Komfortsignatur verwendet wird, weil die Signatur von einem anderen Arzt nur verwendet werden kann, wenn auch die Signatur mit dem verantwortlichen Arzt (im Fall des Arztes auch gleich Verordner) übereinstimmt.

Workflow 9 – WBA und Vertragsarzt

Ein WBA mit eigenem eHBA und Card-ID, die in der Nutzerverwaltung für WBA hinterlegt sind, darf Patienten eigenständig behandeln und in Absprache Medikamente verordnen. Der WBA ist Formulararzt und wählt somit sich selbst als Verordner in der Medikamentenverordnung aus und speichert die Verordnung, wenn ggf. eine Rücksprache mit dem verantwortlichen abrechnenden Arzt zu halten ist, oder versendet die E-Rezepte direkt aus der Medikamentenverordnung. Die gespeicherten E-Rezepte können später durch den Vertragsarzt aus der E-Rezept-Verwaltung oder Inbox versendet werden.

Hinweis zur Signatur: Mit allen Signaturarten (Einzel-, Stapel- und Komfortsignatur) kann der WBA mit seinem eigenen eHBA die E-Rezepte signieren.

Hinweis zum E-Rezept-Stylesheet: Der Verantwortliche Arzt, auf den der WBA abrechnet, erscheint zusätzlich im E-Rezept-Stylesheet (Arztstempel).

Workflow 10 – WBA und Vertragsarzt

Der Arzt in Weiterbildung (WBA) ohne eigene eHBA behandelt Patienten und muss ggf. diesen Medikamente verordnen. Der WBA hat keine LANR und ist kein Formulararzt und ist somit nicht als Verordner in der Medikamentenverordnung auswählbar. So wählt der WBA als Verordner den Vertragsarzt aus, auf den er abrechnet, und speichert die Verordnungen. Später kann der Vertragsarzt die Verordnungen prüfen und aus der Inbox oder E-Rezept-Verwaltung versenden.

Tipp für eRezept-Vorbereitung: Aktivieren Sie die tomedo® Einstellung unter Praxis → Mediks „Hinweis für signierenden Arzt beim Verordnen abfragen“. Ist diese Einstellung aktiviert, erscheint ein Hinweisfenster pro Rezepttyp (rot, blau, grün) mit der Auflistung der zu verordnenden Medikamente. In diesem Hinweisfenster hat der WBA die Möglichkeit den Status (Freigegeben, Hinweis, Gesperrt) zu setzten sowie einen Text für den Signierenden Arzt zu hinterlassen, wie z.B. „Verordnung bitte Prüfen“ oder „Medikament nicht im MedPlan“. Später kann der verantwortliche Arzt oder ein anderer signierender Arzt die Verordnung prüfen und anschließend signieren und versenden.

Workflow 11 – WBA und Vertragsarzt

Selbe Ausgangslage wie beim voran gegangenem Szenario. WBA verordnet Medikament und versendet direkt E-Rezepte, für die keine Rücksprache zum abrechnenden Arzt erforderlich ist. Am Kartenterminal mit gesteckter eHBA vom Verantwortlichen Arzt erscheint jetzt die eHBA PIN-Abfrage. Mit dieser Verifizierung können die E-Rezept versendet werden.

Hinweis zur Ausstellung: Die Signierung ist jetzt nur möglich, wenn der verantwortliche Arzt (der Abrechner) keine aktive Komfortsignatur hat und keine aktive Kartensitzung hat. Die eHBA darf also nicht im  „erhöhten Sicherheitszustand“ sein.

Workflow 12 – WBA und Vertragsarzt

Der WBA (egal ob Formulararzt oder nicht) behandelt eigenständig Patienten und stellt in dem Zuge auch eigenständig Medikamente aus. Hier erlaubt aber der Vertragsarzt, auf den der WBA abrechnet, dem WBA seine Komfortsignatur mitzuverwenden. 

a) Der WBA wählt den abrechnenden Arzt als Verordner und löst den E-Rezept-Versand aus. 

b) Der WBA wählt sich selbst als Verordner und löst den E-Rezept-Versand aus. 

In beiden Fällen kann die Komfortsignatur, vom abrechnenden Arzt, verwendet und E-Rezepte versendet werden.

Hinweis: Wird der WBA als Verordner gewählt, kann die Signatur nur von dem Vertragsarzt auf diesen Weg verwendet werden, auf den der WBA selbst auch abrechnet.

Workflow 13 – via Patientenausdruck E-Rezept einlösen

Der Arzt hat erfolgreich das E-Rezept versendet. Der Patient hat seine eGK vergessen, möchte aber direkt auf dem Heimweg das Rezept von der Apotheke abholen. Der Arzt kann alternativ dem Patienten den Patientenausdruck ausdrucken, damit der Patient die Verordnung einlösen kann.

Workflow 14 – Patientenausdruck via KIM versenden

Wichtige Vorabinformation: Beim KIM-Versand von E-Rezepten ist zu beachten, dass es Praxen weiterhin untersagt ist, Verordnungen direkt einer einer Apotheke zuzuweisen – auch wenn die oder der Versicherte das ausdrücklich wünscht und eine schriftliche Patientenweisung vorliegt. Der sichere Übertragungsweg via KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist hier explizit „keine” Ausnahme. Aktuell ist nur bei Verordnungen für Zytostatika-Zubereitungen die Direktzuweisung aus der Praxis in die Apotheke erlaubt und als Ausnahme definiert. Es liegt somit in der Verantwortung der Praxen, sich an diese Vorgabe zu halten und die Funktionalität in tomedo® ausschließlich für die genannte Ausnahme zu nutzen.

Ein Arzt behandelt mehrere Patienten im Altersheim und verordnet die notwendigen Medikamente. Für den einfachen Ablauf sollen die Patientenausdrucke gebündelt an die Apotheke via KIM gesendet werden. So kann sich der Arzt über eine Patientenliste alle zu versendenden E-Rezepte in die E-Rezept-Verwaltung laden und anschließend alle E-Rezepte in einem Schritt signieren und versenden. Final können über den „KIM“-Button die Patientenausdrucke für die erfolgreich versendeten E-Rezepte an einen gewünschten KIM-Empfänger, wie eine Apotheke, gesendet werden.

E-Rezept Nachbestellungen

Ab Version 1.144 können Patienten über die arzt-direkt® App Rezepte nachbestellen. Die nachbestellten Rezepte erscheinen als Nachricht im arzt-direkt® Chat der Praxis.

Nun können Sie

1. direkt aus dem arzt-direkt® Chat das Medikamentenverordnungsfenster (Tab “bisher”) öffnen, um die Verordnung erneut auszustellen.
2. eine neue, vorausgefüllte Aufgabe für die Aufgabenverwaltung erstellen, weil z.B. für die Bearbeitung im Moment keine Zeit besteht.
3. diese Anfrage ablehnen. Dann erscheint diese Information im arzt-direkt Chat für den Patienten.

Fragen, Probleme und Lösungen rund um das E-Rezept

1. Der Arztstempel ist nicht formatierbar, warum?

Der Inhalt des Arztstempels wird anhand der hinterlegten Daten für den Arzt automatisch generiert und kann nicht manuell durch den Nutzer formatiert werden. Das Format für den Arztstempel ist durch die KBV vorbestimmt.

2. Was muss der Patient zum Einlösen des E-Rezepts tun?

a) Über die eGK kann ebenfalls die Identifizierung des Patienten und zum Abruf der für ihn ausgestellten E-Rezepte verwendet werden. Dazu muss in der Apotheke die eGK in ein Kartenterminal gesteckt werden.

b) Nutzt der Patient die eRezept-App der Gematik (verfügbar im PlayStore und AppStore), erscheint das von Ihnen ausgestellte E-Rezept in seiner App, nachdem Sie es erfolgreich versendet haben (die Verknüpfung erfolgt über die Versichertennummer des Patienten).

c) Falls der Patient keine E-Rezept-App benutzt, können Sie ihm einen Patientenausdruck ausdrucken. Dieser enthält einen 2D-Code, der dann in der Apotheke gescannt werden kann.

In der Apotheke scannen die Mitarbeiter den Data-Matrix-Code entweder aus der App oder vom Patientenausdruck oder rufen die Daten über die Versichertennummer (eGK) ab und händigen nach Abgleich mit den vorhandenen Informationen auf dem eRezept-Server in der TI dem Versicherten das verordnete Medikament aus.

3. Hilfe, es können keine E-Rezepte ausgestellt werden.

Prüfen Sie als Erstes in der E-Rezept-Verwaltung in der Detailansicht für das ausgewählte E-Rezept die Fehlermeldung. Gegebenenfalls kann das Problem dadurch selbst behoben werden, zum Beispiel, weil fehlende Patientendaten vervollständigt wurden.

Andere mögliche Fehlermeldungen sind:

a) Der eHBA ist in einer Sitzung mit erhöhtem Sicherheitszustand

In dem Fall hat ein anderer Nutzer eine aktive Komfortsignatur oder die Einzelsignatur für den eHBA aktiviert (= erhöhter Sicherheitszustand). So kann kein anderer Nutzer den eHBA verwenden. In dem Fall muss mit dem eHBA Eigentümer geklärt werden, ob die aktive Kartensitzung für die eHBA beendet werden kann, sodass der eHBA durch einen anderer Nutzer zu verwenden ist.

b) Versichertenkarte nicht gesteckt

Die Ursache dafür ist eine Beschränkung durch die tomedo® Einstellung „Rezepte nur signieren und versenden, wenn Karte im Quartal gesteckt wurde“. Diese Prüfung ist nicht verpflichtend. Ein Nutzer mit Admin-Rechten kann in tomedo® Einstellungen die Beschränkung beispielsweise anpassen zu „Nachfragen, wenn Karte noch nicht gesteckt“. So haben Sie die Möglichkeit, dennoch ein E-Rezept zu versenden.

c) Es sind keine lokalen und entfernten Kartenterminals hinterlegt

In dem Fall steckt der eHBA in einem anderen Terminal an einem anderen Platz und es ist keine Komfortsignatur aktiv.

Hier ist am Arbeitsplatz/Kartenlesegerät mit eHBA zu prüfen, welcher Nutzer eingeloggt ist. Ist der Besitzer des eHBAs eingeloggt, muss der eHBA aus dem Lesegerät neu gesteckt und dann die Komfortsignatur aktiviert werden.

d) Zeitüberschreitung der Anforderung / Internal Server Error

In dem Fehlerfall können verschiedene Schritte bei der Behebung helfen. Nach jedem Schritt kann ein neuer Versand-Versuch gestartet werden.

1. Schauen Sie in der E-Rezept-Verwaltung, ob das E-Rezept-Modul gestartet ist. Erscheint der Punkt grün, läuft das Modul. Ist der Punkt rot, klicken Sie auf „Modul starten“. Prüfen Sie weiter, ob die weiteren Anbindungen rund um das Modul aktiv sind. Klicken Sie dazu auf den Punkt. Weiter können Sie auf dem Gematik-Dashboard einsehen, ob die TI-Verbindung seines Gematik grundsätzlich möglich ist.
2. Stoppen Sie das E-Rezept-Modul und starten Sie dieses anschließend neu. Gegebenenfalls sollte der Schritt direkt nochmal ausgeführt werden.
3. Starten Sie den Rechner, an welchem der tomedo® Server läuft, neu.
4. In der Praxis klären, ob an den Firewall-Einstellungen etwas geändert wurde.

e) Zugriffsbedingung nicht erfüllt

Prüfen Sie, ob die verwendete SMCB in Ihrem Aufrufkontext verifiziert ist. Sehr wahrscheinlich muss in dem Fall die SMCB verifziert werden.

4. Wie kann der Sicherstellungsassisent E-Rezepte ausstellen?

Ob und wie ein Sicherstellungsassistent E-Rezepte ausstellen kann, hängt von der Konfiguration in tomedo® ab. Ist ein Sicherstellungsassistent mit der Qualifikation „Arzt in Vertretung“ hinterlegt, muss für diesen Nutzer auch seine LANR hinterlegt werden. Eine Pseudo-LANR wird durch die Anforderung der KBV nicht akzeptiert. Hat der Sicherstellungsassistent keine eigene LANR, muss dieser als „Arzt in Weiterbildung“ hinterlegt werden, da der Arzt in Weiterbildung nach den KBV-Anforderungen ebenfalls keine LANR haben darf.

Schauen Sie auch in das Kapitel für die Nutzer-Konfiguration.

5. Hinweis über erfolgreichen E-Rezept-Versand

Der Hinweis über erfolgreich versendete E-Rezepte kann permanent nutzerspezifisch über die 3 Punkte am Hinweis ausgeschaltet werden.

Soll der Hinweis wieder erscheinen, kann dies in den tomedo® Einstellungen unter Nutzer → Sonstiges „Ignorierte Hinweise“ zurückgesetzt werden.

6. Stornierung einer Verordnung

Es können nur erfolgreich versendete Verordnungen, die noch nicht in der Apotheke eingelöst wurden, storniert werden. „Eingelöst“ umfasst an der Stelle, dass die Apotheke das E-Rezept bereits vom Gematik E-Rezept-Server abgerufen hat (in Progess) oder bereits ausgegeben (Completed) hat. Wurde die Task der Verordnung, z.B. aufgrund des Ablaufdatums gelöscht (Cancelled) kann die Verordnung ebenfalls nicht storniert werden.

Kann die Apotheke das verordnete Medikament nicht ausgeben, hat es aber schon „abgerufen“, dann muss die Apotheke das E-Rezept über die Apothekensoftware wieder digital „zurückgeben“. Damit ist die Verordnung wieder im Status „Ready“ und kann in tomedo® storniert werden.

7. Was tun mit fehlerhaften Verordnungen in der E-Rezept-Verwaltung

a) Haben Sie eine Verordnung oder Verordnungen, bei welcher unklar ist, ob diese bereits erfolgreich versendet wurden? 

Lösen Sie den erneuten Versand dieser Verordnungen aus. Durch den Versand wird der Status der Verordnung am Gematik E-Rezept-Server erneut geprüft und in tomedo® entsprechend aktualisiert. Wurde eine Verordnung also erfolgreich versendet, dann wird jetzt auch dieser Status in tomedo® angezeigt.

Unter Umständen wird der Fehler falsch für die Verordnung angezeigt. Mit der Aktion „Fehler entfernen“ wird einmal der Fehler der Verordnung entfernt und weiter wird der vorangegangene Status der jeweiligen Verordnung hergestellt. 

b) Haben Sie fehlerhafte Verordnungen in Ihrer Verwaltung, welche nicht mehr versendet, sowie nicht mehr gelöscht werden können?

Setzen Sie der Verordnung über den Button „Zurücksetzten“ zurück, wenn Sie sicher sind, dass diese nicht versendet wurde und stellen Sie anschließend die Verordnung erneut aus. Wurde bereits alternativ ein Papierrezept ausgestellt o.ä. und die Verordnung selbst ist obsolet, kann nun auch die Verordnung gelöscht werden.

Hinweis: Mit dem Zurücksetzten wird die Verordnung auf den Status „Erstellt“ gesetzt. Damit wird die Task-ID sowie die Signatur entfernt. Deswegen sollten Sie vor der Aktion sicher sein, dass die Verordnung nicht versendet wurde. Andernfalls würde es zu einer Doppelausstellung einer Verordnung führen.

8. Patient hat keine gesteckte Karte im Quartal – Wie E-Rezept versenden?

Wurde die Gesundheitskarte im aktuellen Quartal (noch) nicht eingelesen (z.B. bei reinen Videosprechstunden), können Sie für den E-Rezept-Versnd folgende Einschränkungen in den tomedo Einstellungen → Praxis → Mediks sezten:

• Signieren und Versenden immer erlauben
• Signieren und Versenden nur wenn Karte gesteckt wurde
• Signieren wenn Karte noch nicht gesteckt wurde (aber nicht versenden)
• Immer nachfragen, wenn Karte noch nicht gesteckt wurde

Wird der Versand ohne gesteckte eGK nicht erlaubt, erscheint beim Versand-Versuch folgendes (Fehler-)Feedback „Versichertenkarte nicht gesteckt.“

Für den Fall dass Sie „Signieren und Versenden nur wenn Karte gesteckt wurde“ ausgewählt haben, gibt es in der E-Rezept-Verwaltung noch den Button „Forciert versenden“, mit dem sich E-Rezepte ohne Karten-Check im Ausnahmefall versenden lassen.

Hilfestellung für die Rezeptausstellung allgemein im Praxisalltag

1. Es soll für ein Patienten mit BG Besuch ein grünes eRezept ausgestellt werden.

In dem Fall muss in der Medikamentenverordnung (vorne in der Verordnungszeile) der Rezepttyp auf grün gestellt werden. 

2. In Abhängigkeit von Diagnosen dürfen Medikamente als rotes eRezept ausgestellt werden.

Beispiel Osteoporose. Automatisch Hinweis anzeigen lassen, wenn die Bedingung erfüllt ist. 

Als Erstes: Automatischen Marker anlegen, der ihren Trigger überwacht: in Ihrem Fall z.B. Karteidiagnose Code enthält „M80“.

Als Zweites: Aktionskette anlegen, die beim Verordnen eines Medikamentes auslöst und mit der Abfrage IstMarkerGesetzt den Osteoporose-Marker als Bedingung beinhaltet.

Als Drittes: Im Aktionskettenauslöser sind alle ATC-Codes derjenigen Medikamentengruppen einzufügen, bei denen die gewünschte Meldung angezeigt werden soll. Achtung: Die Auswahl dieser Codes ist entscheidend, damit die Funktion zuverlässig funktioniert!

3. Für wie lange ist das eRezept einlösbar?

Regulär: 4 Wochen, genauso wie das rosafarbene Papier-Rezept.

4. BG-Rezept – Unterscheidung: Berufskrankheit und Arbeitsunfall und welche Daten müssen dafür hinterlegt sein.

Wenn die Behandlung zu Kosten der BG erfolgen soll, dann muss im ersten Schritt der Arbeitgeber mit BG für den Patienten in den Patientendetails (Reiter „Berufsgenossenschaft“ unter Abrechnung) hinterlegt sein oder ggf. im Unfall beim Durchgangsarztverfahren.

Weiter muss der Besuch als BG-Besuch markiert sein. Dies ist in den Patientendetails rechts oben möglich. Ist der BG-Besuch aktiviert, steht auch die Option zur Verfügung, den Unfalltag und Ort zu erfassen.

Diese Daten werden dann entsprechende für Verodnungen übernommen.

Eine Berufskrankheit wird im eRezept gesetzt, wenn ein BG-Besuch vorliegt (und eine BG für den Patienten hinterlegt ist) und kein Unfall vorliegt.

Ein Arbeitsunfall wird im eRezept gesetzt, wenn ein BG-Besuch vorliegt (und eine BG für den Patienten hinterlegt ist) und ein Unfall vorliegt.

5. Patientenausdruck an Apotheken senden –  warum keine Weiterentwicklung zur einfacheren Apothekenauswahl pro Patient?

Grundsätzlich unterstützt tomedo® eine KIM-Mail Zusendung an Apotheken. Von einer Weiterentwicklung zur einfacheren Apothekenauswahl pro Patient wird abgesehen, weil es Praxen weiterhin untersagt ist, Verordnungen direkt einer Apotheke zuzuweisen – auch wenn die oder der Versicherte das ausdrücklich wünscht und eine schriftliche Patientenweisung vorliegt! 

Die Zielsetzung des eRezepts ist die sukzessive Ablösung des Papierrezepts sowie die Vereinfachung der Prozesse für Ärzte, Versicherte und Apotheken. Ärzte können Arzneimittel elektronisch verordnen. Wobei das Ausdrucken und Unterschreiben durch (elektronisches) Signieren und Versenden ersetzt wird. Das E-Rezept kann mit der elektronischen Gesundheitskarte, mit dem Smartphone (Gematik-App) oder mit einem Patientenausdruck in Apotheken eingelöst werden. Apotheken lesen die elektronische Gesundheitskarte des Patienten ein oder scannen den 2D-Code und lösen die elektronischen Verordnungen ein. Nach Abgleich mit den vorhandenen Informationen auf dem E-Rezept-Server in der TI kann dem Versicherten das verordnete Medikament ausgestellt werden.

Das E-Rezept kann für Arzneimittel auf roten, grünen und blauen Rezepten (das bisherige Muster 16) für GKV-Patienten ausgestellt werden. Ausgenommen davon sind derzeit Hilfsmittel und Medizinprodukte und können somit nicht als E-Rezept versendet werden. Für Privatpatienten muss das Rezept wie bisher als Papier-Rezept ausgegeben werden.

Hinweis: Seit dem 1.1.2024 ist die Verwendung des E-Rezepts durch die KBV verpflichtend.