Patientenformulare Inbox und Kartei

Inbox Eingereicht und Angefordert

Für Patientenformulare besteht die Inbox aus einem Eingang, hier sehen Sie die von den Patienten eingereichten Formulare, und einem Ausgang, also die von Ihnen angeforderten aber noch nicht erhaltenen Formulare.

Bei den eingegangenen Formularen sehen Sie bei allen Formularen, die nicht automatisch zugeordnet wurden, in der Spalte Patient die Schaltfläche Zuordnen. Hierüber können Sie entweder einen neuen Patienten anlegen oder auch eine Verknüpfung mit einem existierenden Patienten herstellen. Sofern Ihnen bei der Zuordnung ein Fehler unterlaufen ist, können Sie über einen Rechtsklick (Kontext-Klick rechte Maus-Taste) die Zuordnung auch wieder rückgängig machen.

Sofern Sie in der Inbox ein weiteres Formular bei einem Patienten anfordern möchten, nutzen Sie unten links die Plus-Schaltfläche, es öffnet sich dann das bekannte Fenster zum Patientenformulare anfordern. Über die Minus-Schaltfläche können Sie im Posteingang Patientenformulare löschen.

Weiterhin können Sie über die 3-Punkte-Schaltfläche einstellen, ob gelesene Patientenformulare nach einem Tag, einer Woche oder einem Monat in der Inbox ausgeblendet werden sollen. Zusätzlich können Sie über die 3-Punkte-Schaltfläche auch in die Patientenformular-Einstellungen gelangen (hierfür sind Administratorrechte nötig). Um Performance-Problemen beim Laden der Inbox vorzubeugen, ist die Anzahl der dargestellten Patientenformulare in der Inbox grundsätzlich begrenzt. Sie können weitere Formulare stückweise nachladen, indem Sie unten rechts auf die Schaltfläche Ältere Patientenformulare laden klicken.

Wenn Patientenformulare als Gruppe angefordert wurden, Sehen Sie diese auch in der Inbox gruppiert:

Der Gruppeneintrag lässt sich aufklappen, um die individuellen Formulare zu betrachten. Über die Schaltflächen oben rechts über dem Formular können Sie die zugeordnete Kartei oder die Patientendetails des Patienten öffnen.

Im Bereich der angeforderten Formulare, die noch nicht eingereicht wurden, können Sie bei Bedarf den Link zu dem angeforderten Formular über Rechtsklick (Kontext-Menü mit rechter Maus-Taste) kopieren und dann z.B. erneut über eine E-Mail versenden. Dies ist hilfreich, wenn ein Patient z.B. das angeforderte Formular vergessen hat auszufüllen, und Sie dem Patienten erneut den korrekte Link zusenden möchten.

Wichtig: Sofern das Formular unter Angefordert schon einem Patienten zugeordet ist (patientenspezifischer Link), müssen Sie hier darauf achten, dass Sie dem richtigen Patienten den Link zu dem Formular erneut zukommen lassen. tomedo® ordnet bei einem patientenspezifischen Link im Posteingang das Formular dem verknüpften Patienten direkt zu. Sofern bei dem Versenden des Links ein Fehler passiert, sollten Sie beim Rückschrieb (Stammdatenabgleich der Daten aus dem Patientenformular und den Patientendetails) den Fehler bemerken und umgehend korrigieren.

Sowohl in der Tabelle der eingereichten wie auch der angeforderten Formulare können Sie die in tomedo® üblichen Filter anlegen. Damit können Sie z.B. bestimmte Patientenformulare via Knopfdruck filtern – z.B. alle Formulare welche das Wort Neupatient im Formularnamen haben.

Neupatienten von einem Formular erstellen

Patientenformulare von Neupatienten sind in der Inbox noch keiner Kartei zugeordnet. Wenn Sie auf die Schaltfläche Zuordnen klicken, dann wird soweit im Patientenformular vorhanden der Name und das Geburtsdatum aus dem Formular automatisch in die Suchleiste eingetragen.

Beim Anlegen eines Neupatienten aus einem Patientenformular wird Ihnen eine Duplikats-Prüfung angezeigt. Patientenformulare von Bestandspatienten sind bereits der entsprechenden Kartei zugeordnet.

Welche Daten übertragen werden, hängt davon ab, welche Felder des Patientenformulars als Rückschriebfelder markiert sind. Bei unseren Standardformularen sind das die Stamm- und Kontaktdaten inklusive Telefonnummer und E-Mail. Beim Rückschrieb wird Ihnen ab der tomedo®-Version 144 ein Vorher-Nachher-Vergleich angezeigt. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für den Rückschrieb:

Sie können dann entweder alle Änderungen vornehmen, oder die gewünschten Änderungen einzeln übernehmen.

Rückantwort aus der Inbox

Sie können direkt aus dem Inboxmodul eine E-Mail an die im Patientenformular hinterlegte E-Mail-Adresse versenden. Dies ermöglicht eine effiziente und schnelle Kommunikation. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen die folgenden Schritte beachtet werden:

1. E-Mail-Vorlagen einrichten:
   • Damit E-Mail-Vorlagen in der Auswahl angezeigt werden, müssen sie in der E-Mail-Vorlagenverwaltung (Menü: Admin → E-Mail/KIM-Vorlagen) entsprechend eingerichtet.
   • Ausserdem muss im Bereich Vorschlag für (oben rechts im Fenster der E-Mail-Vorlagenverwaltung) die Checkbox für Patientenformular-Antwort aktiviert werden.
2. Zu verwendende E-Mail-Adresse für die Rückantwort:
   • Wenn die E-Mail-Adresse aus dem Patientenformular verwendet werden soll, dann muss dieses Patientenformular das Feld für die E-Mail-Adresse enthalten und dieses muss als Stammdatenfeld für die E-Mail markiert sein.
   • Wenn das Patientenformular keine E-Mail-Adresse enthält, aber mit einem Patienten verknüpft ist, für den eine E-Mail-Adresse in den Details hinterlegt ist, dann wird die hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet.
   • Achtung: Achten Sie in der Inbox darauf, ob die im Patientenformular angegebene E-Mail-Adresse des Patienten mit der bekannten E-Mail-Adresse übereinstimmt. Stellen Sie sicher, dass Sie nur an die korrekte E-Mail-Adresse des Patienten Informationen aus Ihrer Praxis übermitteln. Halten Sie E-Mail-Texte möglichst neutral, einfach und kurz und stellen Sie sicher, dass keine medizinisch relevanten Informationen unverschlüsselt via E-Mail übertragen werden.
3. Versand einer E-Mail:
   • Mit einem Rechtsklick auf das eingereichte Formular in der Inbox können Sie über Per E-Mail antworten auswählen die passende E-Mail-Vorlage auswählen.
   • Durch Auswahl einer Vorlage wird automatisch eine E-Mail mit dem gewählten Text an die im Patientenformular hinterlegte Adresse erstellt. Falls das Formular keine E-Mail-Adresse enthält, dann wird die in den Patientendetails hinterlegte Adresse verwendet.
   • Bitte beachten Sie: es handelt sich hier um eine E-Mail ohne Anhang des Patientenformulars

Bearbeiten von Patientenformularen in Kartei

Sie können sich das Patientenformular auch in der zugeordneten Kartei ansehen. Wenn Sie dieses in einem eigenen Fenster öffnen, dann können Sie über den Button auch eine editierbare Kopie des Formulars anlegen. Nach dem Editieren wird die Kopie des Patientenformulars in der Kartei des Patienten abgelegt. Bereits vom Patienten geleistete Unterschriften sind in editierten Kopien eines Patientenformulare nicht mehr enthalten.