Verwendung der ePA 3.0 in der Kartei

Die elektronische Patientenakte in der Kartei

Die elektronische Patientenakte erreichen Sie im Bereich der medizinischen Dokumentation des Patienten.

Die ePA kann vier unterschiedliche Status in der Kartei einnehmen:

1. Patient hat keine ePA – Zu diesem Patienten wurde keine Akte gefunden.
2. Patient hat eine ePA – Sie haben keine Berechtigung, auf diese Akte zuzugreifen.
   Hinweis: Beachten Sie unbedingt auch die Hinweise, die in dem Zusammenhang erscheinen, um ggf. mehr Details zu dem Zustand zu erhalten. Hier ein Beispiel:
   
3. Patient hat eine ePA – Es gab Probleme beim Laden der ePA.
4. Patient hat eine ePA – Sie haben Zugriff auf die Akte. / Zugriff gewährt.

Hinweis zur Zugriffsberechtigung: 
Erlaubt der Patient den Zugriff auf seine ePA erhält die Praxis mit Stecken der eGK Zugriff auf die Akte. Dieser Zugriff ist auf maximal 90 Tage begrenzt. Somit muss nach Auslaufen der Berechtigung, die eGK neu gesteckt werden oder der Patient erlaubt den Zugriff über die ePA App. 
Der Zugriff auf die ePA pro Praxis wird über die SMCB gewährleistet. Somit hat jeder Praxis-Nutzer Zugriff auf die Akte, der den Aufrufkontext mit der autorisierten SMCB verwendet. Achtung: Verwenden Sie also mehr als eine SMCB in Praxis haben nicht alle Nutzer Zugriff auf die Akte.

Hat der Nutzer Zugriff auf die ePA des Patienten, erhält er Einblick auf alle freigegebenen Daten 1:

Tipp: Nutzen Sie die Filteroption im Tabellen-Header, um gezielt Dokumente zu finden.

Erwarten Sie neue Daten in der ePA des Patienten, dann klicken Sie auf den Button „Aktualisieren“ 2, um die Daten erneut von der Akte zu laden.

Der Button eML 3 öffnet den elektronischen Medikamentenplan als PDF. Diese elektronische Medikationsliste (read-only) zeigt alle E-Rezepte, die in den letzten 12 Monaten für den Patienten ausgestellt wurden. Private Versicherte können in der Praxis keine Berechtigungen erhalten, sondern müssen diese selbst vorab in ihrer Akte einstellen.

Nutzen Sie die Button 4 „Plus“, um Daten in die ePA zu laden oder den „Minus“ Button, um Daten aus der Akte zu löschen.

Hier 5 können Sie die Version der aktuell verwendeten TI-Services Version einsehen. Zeigt das Kreissymbol „rot“, haben Sie kein Zugriff auf die TI-Services Modul. In dem Zustand kann nicht auf die ePA zugegriffen werden. Starten Sie in dem Fall das Modul neu.

Hier 6 haben Sie die Möglichkeit die ePA Akte (Tabelle) anders zu strukturieren:
a) Tabellenansicht, beinhaltet keine Gruppierung, standardmäßig sind die Dokumente nach dem Erstelldatum sortiert.
b) weißer Zettel, gruppiert nach dem Upload-Datum
c) blauer Ordner, gruppiert nach der Klassifizierung des Dokuments

Daten Upload in die ePA

*In der Playliste finden Sie oben rechts das Inhaltsverzeichnis der verfügbaren Videos.

Aktuell können ausschließlich PDFs in die Akte geladen werden. So werden bereits verschiedene Datentypen, wie DOCX Dokumente und Bilddateitypen, wie z.B. JPG, TIFF, PNG automatisch in ein PDF/A Dokument umgewandelt, wenn dieser Dateityp für den Upload ausgewählt wird.

Hinweis: Beim Hochladen eines Karteieintrags mit mehreren Bildern werden alle Bilder in einem PDF zusammengefasst. Zusätzlich enthaltene Dateien anderer Art, wie z.B. DOCX, werden weiterhin einzeln hinzugefügt.

Dies erlaubt das Hochladen von Arztbriefen, PDF-Laborbefund, Bilddaten, BMP Formularen, wie eAU usw.

Für den Laborbrief stehen Ihnen in der neuen Ansicht des LAB-Eintrags folgende Optionen zum Upload in die ePA zur Verfügung.

Im Laborverlauf wird der Uplaod des Laborbriefes in die ePA ebenso angeboten.

Achtung: Haben Sie die Einstellung "Konvertierung in reinen Text (Bei Drag&Drop in die Kartei)" in den tomedo Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail aktiv erfolgt keine automatische Konvertierung des Text-Dokuments in ein PDF, wenn der Arztbrief aus dem Popover in die Akte gedroppt wird. Es erfolgt dann "nur" die automatische Konvertierung zu PDF/A beim droppen des Karteieintrag oder beim laden eine Text-Dokuments in die Akte.

Auf diese Wege kann eine Datei zum Upload in die ePA ausgewählt werden.

1. Kontextmenü von Karteieintrag
   
   
2. Droppen Sie den gesamten Karteieintrag oder mehrere Karteieinträge in einem Schritt in die ePA. Mit diesem Schritt werden die Anhänge der Karteieinträge in das ePA-Upload-Fenster übernommen.
3. Droppen Sie direkt über den Finder Dokumente in die ePA
4. Nutzen Sie den Plus-Button, um Datein über den Finder in die ePA zu laden.

Hinweise zum Datenupload: 
1. Es können nur Dokumente von maximal 25 MB sowie ein Datenpaket von maximal 250 MB in die Akte geladen werden.
2. Befindet sich am Karteieintrag nur ein Anhang, wird der Karteieintragstext als Titel für den Dokument gesetzt. Befinden sich mehrere Dokumente am Karteieintrag, wird ausschließlich der Name der Datei als Titel übernommen.
3. Als Erstelldatum, wird bei Übernahme aus der Kartei das Karteieintragsdatum verwendet, während beim Upload aus dem Finder, dass Dateidatum als Erstelldatum übernommen wird. 
4. Die Zeichenlänge für den Titel ist begrenzt, so erfolgt bei Überlänge eine automatische Kürzung.
5. Das Erstelldatum darf nicht in der Zukunft liegen. In dem Fall wird das Datum automatisch auf die aktuelle Uhrzeit/Tag gesetzt.

Dokumente in die ePA einstellen

Sobald Dokumente in die ePA Akte gedroppt bzw. hinzugefügt werden, öffnet sich folgendes Uplaod-Fenster und es erfolgt eine automatische Konvertierung in ePA-konforme PDF/A Dokumente.

Hier haben Sie die Möglichkeit invalide Daten 1 über den Minus-Button 2 wieder zu entfernen. Nutzen Sie den Plus-Button, um weitere Bilder hinzuzufügen. In der Vorschau 3 können Sie die Dokumente nochmal vor dem finalen Upload prüfen. Im rechten Bereich des Fensters können Detail-Angaben 4 passend zum Dokument getroffen werden. Beachten Sie, dass innerhalb der Karteieintragstypenverwaltung der Dokumentenklassen sowie -typ pro Karteieintragstyp vordefiniert werden kann.

Haben Sie alle nötigen Angaben gemacht, klicken Sie „Alle Dokumente in die ePA laden“ 5. Der Button zum Upload ist nur aktiv, wenn alle Daten valide sind. Tipp: Nutzen Sie den Shortcut fn + Enter oder Numpad-Enter, um den Uplaod auszulösen.
Nutzen Sie den Abbrechen-Button 6, falls der Upload abgebrochen werden soll.

Tipp zur Bearbeitung der Dokumenten-Detaildaten vor dem Upload: Selektieren Sie mehrere Dokumente, um das Kommentar, Dokumententyp, Dokumentenklasse, Fachrichtung, Dokumentensprache, Erstelldatum und Autor in einem Schritt für alle zu bearbeiten.

Nutzung der ePA-Daten

Öffnen Sie die Daten in der ePA über einen Doppelklick.

Droppen Sie die Daten aus der ePA in die tomedo Akte, um die entsprechenden Daten ggf. auch lokal zur Verfügung zu haben.