Terminänderungsbenachrichtigungen

Ab tomedo Version v1.122 haben Sie die Möglichkeit, sich Terminänderungsbenachrichtigungen zu konfigurieren. Hiermit ist es Ihnen möglich, bei Änderungen an einzelnen oder mehreren Terminen automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an Patienten zu versenden. Dies kann Ihnen einen zeitlichen Vorteil bieten, wenn bspw. ein Arzt erkrankt und durch Mehrfachauswahl (markieren mehrerer Termine im Kalender) und Löschen Termine storniert werden und dabei automatisch vorgefertigte E-Mails an alle Patienten gleichzeitig versendet werden.

Benachrichtigungs-E-Mails können hierbei für folgende Fälle festgelegt werden:

• Terminanlage
• Terminverschiebung
• Terminlöschung

Voraussetzung für das Versenden von automatischen Benachrichtigungen ist, dass in den Terminen Patienten mit einer validen E-Mail-Adresse eingetragen sind (entweder durch Zuweisung eines Bestandspatienten oder durch Eintragen von Neupatienten-Daten in den Termin). Außerdem muss der Patient auch die Berechtigung zum Versenden von Emails und Termindaten erteilt haben.

Einrichtung der Terminänderungsbenachrichtigungen

Zunächst sollten Sie in der E-Mail-Vorlagenverwaltung die gewünschten Vorlagen mit passenden Briefkommandos anlegen, die Sie gern an Patienten versenden möchten. Sie sollten hierbei für jede Terminänderung (Terminanlage, Terminverschiebung, Terminlöschung) eine eigene passende Vorlage anlegen.

Bitte nutzen Sie hierzu auch die Vorgaben der Briefkommando-Liste. Wenn Sie hierbei Fragen haben, wenden Sie sich gern an den tomedo® Support.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass, um die Vorlage für Terminbenachrichtigungen später verwenden zu können, in der E-Mail-Vorlage unter „Vorschlag für“ die Checkbox für „Termin“ angehakt sein muss.

Beispielvorlagen

Für Einzeltermine

$[selektierterTermin %h %M]$,

Ihr Termin wurde erfolgreich gebucht:

$[selektierterTermin %A]$-Termin am $[selektierterTermin %d]$

Lokalität: $[selektierterTermin %c %cB %cA]$.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Praxisteam

Für Kettentermine (alle Termine der Kette werden aufgelistet, ab tomedo® Version 1.125)

$[selektierterTermin %h %M]$,

hiermit bestätigen wir Ihnen die Buchung für $[selektierteTermineEinzahlMehrzahl ihren_Termin ihre_Termine]$:

$[selektierteTermineListe %A:_%d_-_%b_%c]$

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Praxisteam

Terminänderungsbenachrichtigungen – Verwaltung

Unter dem Menüpunkt Admin → Kalender → Terminänderungsbenachrichtigungen finden Sie die Terminänderungsbenachrichtigungen-Verwaltung. Diese besteht aus drei Reitern 1. Hier können Sie jeweils separat einstellen, ob und welche Benachrichtigungen Sie gerne an Patienten versenden möchten.

Sie können zunächst festlegen, ob Benachrichtigung immer (ohne Abfrage), mit Abfrage oder nie an Patienten versendet werden sollen 2. Für das Abfrage-Fenster können Sie entscheiden, ob das Versenden der Benachrichtigung standardmäßig angewählt oder abgewählt sein soll.

Danach können Sie festlegen, welche Ihrer E-Mail-Vorlagen 3 Sie gerne verwenden möchten. Sollte eine zuvor angelegte Vorlage hier nicht zur Auswahl angezeigt sein, prüfen Sie bitte in der E-Mail-Vorlagen-Verwaltung, ob für die Vorlage unter „Vorschlag für“ der Punkt „Termin“ angewählt ist.

Nun können Sie das E-Mail-Konto 4 auswählen, über welches Sie die Benachrichtigung gerne versenden möchten, sowie die gewünschte Signatur 5, die dann automatisch unter Ihrem Mail-Text erscheint.

Im Reiter für Terminverschiebungen haben Sie zwei weitere Einstellungsmöglichkeiten:

• Grundeingabe für Terminverschiebungen aktivieren 6: Wenn Termine verschoben werden, erscheint dadurch ein Abfragefenster, in welchem eine Begründung für das Verschieben eingetragen werden kann.
• Auch für OTK-2-Termine steuern 7: Diese Einstellung legt nur fest, ob Benachrichtigungen beim Verschieben von OTK-2-Terminen versenden werden sollen. Die Vorlage für die Nachricht ist dabei die in arzt-direkt eingestellte.

Terminänderungsbenachrichtigungen – Anwendung

Sind die Terminänderungsbenachrichtigungen fertig voreingestellt, finden die Benachrichtigungen Anwendung, sobald Sie Termine im Kalender bearbeiten. Suchen Sie über die Terminsuche beispielsweise für einen bestimmten Patienten (mit valider hinterlegter E-Mail-Adresse) einen Termin, wählen einen vorgeschlagenen Termin aus und klicken auf „Anlegen“, so kann hier bereits automatisch eine Terminanlage-Benachrichtigung versendet werden, sofern die Anlage-Benachrichtigung auf „immer“ gesetzt ist. In dem Fall bräuchten Sie keine weitere Aktion vornehmen.

Ist die Anlage-Benachrichtigung bspw. auf „standardmäßig an“ eingestellt, so erscheint beim Klick auf „Anlegen“ zunächst noch ein Abfrage-Fenster und Sie können je Fall entscheiden, ob eine Benachrichtigung erfolgen soll.

Die Terminanlagebenachrichtigungen werden ebenfalls versendet, wenn Sie den Termin auf andere Weise anlegen, bspw. durch Doppelklick im Kalender oder über die visuelle Terminsuche. Das Senden bzw. die Abfrage zum Versenden der Benachrichtigungen erfolgt dann beim Schließen des Termin-Popovers mit „OK“ oder „Aktualisieren“. Die Anlagebenachrichtigung für einen Termin wird nur einmalig versendet. Löschen Sie für einen Termin die Zuweisung eines Patienten und ordnen einen neuen Patienten zu, dann erfolgt keine erneute Benachrichtigung an den neu zugeordneten Patienten.

Wird ein Termin verschoben (bspw. durch Drag-and-drop im Kalender oder durch Bearbeitung der Terminstartzeit im Terminpopover), so kann auch hier ein Benachrichtigung automatisch versendet werden oder je nach Einstellung nochmals eine Abfrage oder auch die Eingabe eines Verschiebegrunds erfolgen.

Wenn beispielsweise ein Arzt erkrankt und für einen Tag sämtliche Termine verschoben oder abgesagt werden sollen, können im Kalender durch Ziehen mit der Maus über alle Termine innerhalb eines Tages und innerhalb eines Kalenders mehrere Termine gleichzeitig ausgewählt werden. Ziehen Sie die Mehrfach-Auswahl nun zu einer anderen Position oder aus dem Kalender hinaus, so können gleichzeitig mehrere Termine verschoben oder gelöscht werden und auch gleichzeitig Verschiebungs- und Löschungsbenachrichtigungen an alle betroffenen Patienten versendet werden. Da Termine unterschiedlichster Art betroffen sein können, erscheinen im Abfrage-Popover dann entsprechende Hinweise und Sie haben ggf. zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten.

Wie bei der Terminlöschung ist es nun auch hier möglich, Begründungen einzutragen. Wenn Sie hier gerne Gründe vorfertigen möchten, die Sie dann zur Schnellauswahl angezeigt bekommen, können Sie sich unter Admin → Kalender → Verschiebungsgründe Bergründungen anlegen 1 und festlegen, für welche Terminarten 2 diese angezeigt oder versteckt 3 werden sollen. Falls gewünscht, können Sie die Begründung auch via Platzhalter %r in der E-Mail-Vorlage in der Patienten-Benachrichtigungs-Mail anzeigen lassen.

Fehlgeschlagene Benachrichtigungen und Inbox

Das Versenden von Terminbenachrichtigungen kann fehlschlagen, wenn beispielsweise dem Termin ein Patient zugewiesen ist, der:

• keine E-Mail-Adresse angegeben hat,
• keine Berechtigung zum Versenden von E-Mails gegeben hat oder
• keine Berechtigung zum Versenden von Termindaten gegeben hat.

In diesem Fall erscheint beim Ändern von Terminen ein Hinweis mit dem Verweis auf die Inbox. In der Inbox werden die fehlgeschlagenen Benachrichtigungen 2 jetzt unter dem Modul „Terminänderungen“ 1 angezeigt. Dort bekommen Sie auf der rechten Seite nähere Infomationen 3 inklusive des Grundes des Fehlers 4 angezeigt und können den Patienten nun ggf. auf anderem Wege informieren.

Wenn ein Termin nochmals geändert wird oder der Bearbeiter in der Inbox für diesen Termin auf „Als erledigt markieren“ 5 klickt, dann werden die bisherigen fehlgeschlagenen Benachrichtigungen in den Historie-Reiter 6 verschoben. In der Historie bleiben sämtliche Benachrichtigung-Probleme dokumentiert.