Terminänderungsbenachrichtigungen

In tomedo® haben Sie die Möglichkeit, sich Terminänderungsbenachrichtigungen zu konfigurieren, um bei Änderungen an einzelnen oder mehreren Terminen automatisch Benachrichtigungen an Patienten zu versenden. Dies kann Ihnen einen zeitlichen Vorteil bieten, wenn bspw. ein Arzt erkrankt und durch Mehrfachauswahl (Markieren mehrerer Termine im Kalender) und Löschen Termine storniert werden und dabei automatisch vorgefertigte E-Mails an alle Patienten gleichzeitig versendet werden.

Für den Versand stehen drei Wege zur Verfügung: E-Mail, SMS und die Patientenapp arzt-direkt. Sie können mehrere Wege gleichzeitig hinterlegen und priorisieren. Es wird dann der erste Weg genutzt, für den beim Patienten die nötigen Daten und Berechtigungen vorliegen.

Benachrichtigungen können hierbei für folgende Fälle festgelegt werden:

• Terminanlage
• Terminverschiebung
• Terminlöschung

Für jeden dieser Fälle können Sie mehrere Benachrichtigungen anlegen und jeweils auf bestimmte Kalender und Terminarten begrenzen. So versenden Sie bspw. für Laborkalender und Sprechstundenkalender unterschiedlich formulierte Nachrichten.

Voraussetzung für das Versenden von automatischen E-Mail-Benachrichtigungen ist, dass in den Terminen Patienten mit einer validen E-Mail-Adresse eingetragen sind (entweder durch Zuweisung eines Bestandspatienten oder durch Eintragen von Neupatienten-Daten in den Termin). Außerdem muss der Patient auch die Berechtigung zum Versenden von E-Mails und Termindaten erteilt haben. Für den Versand per SMS muss beim Patienten eine Mobilnummer hinterlegt sein und die Berechtigung zum SMS-Versand vorliegen. Für den Versand über arzt-direkt muss der Patient mit der Patientenapp verknüpft sein. Liegen die Voraussetzungen für keinen der hinterlegten Wege vor, wird die Benachrichtigung als fehlgeschlagen in der Inbox dokumentiert.

Einrichtung der Änderungsbenachrichtigungen

Zunächst sollten Sie in der E-Mail-Vorlagenverwaltung die gewünschten Vorlagen mit passenden Briefkommandos anlegen, die Sie gern an Patienten versenden möchten. Sie sollten hierbei für jede Terminänderung (Terminanlage, Terminverschiebung, Terminlöschung) eine eigene passende Vorlage anlegen.

Sollen Benachrichtigungen auch per SMS oder über arzt-direkt versendet werden, legen Sie die passenden Vorlagen zusätzlich in der SMS-Vorlagenverwaltung bzw. in der arzt-direkt-Nachrichtenvorlagenverwaltung an. Aus der Konfiguration der Benachrichtigung führen Buttons direkt in die jeweilige Verwaltung. Bitte nutzen Sie hierzu auch die Vorgaben der Briefkommando-Liste.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass, um die Vorlage für Terminbenachrichtigungen später verwenden zu können, in der E-Mail-Vorlage unter „Vorschlag für“ die Checkbox für „Termine“ angehakt sein muss.

Beispielvorlage für Einzeltermine

$[selektierterTermin %h %M]$,
Ihr Termin wurde erfolgreich gebucht:
$[selektierterTermin %A]$-Termin am $[selektierterTermin %d]$
Lokalität: $[selektierterTermin %c %cB %cA]$.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Praxisteam

Beispielvorlage für Kettentermine

$[selektierterTermin %h %M]$,
hiermit bestätigen wir Ihnen die Buchung für $[selektierteTermineEinzahlMehrzahl ihren_Termin ihre_Termine]$: 
$[selektierteTermineTagIterator %erster(%doz %v)-%letzter(%b) %alle(%A)]$ 

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Praxisteam

Diese Vorlage eignet sich etwa für Kettentermine, bei denen an einem der Tage mehrere Termine stattfinden. Ihr Patient bekommt eine Liste der Termine pro Tag mit Datum (%doz) und eine Zeitspanne (%v) als Zeit vom Beginn des ersten Termins und (%b) bis Terminende inklusive aller Terminarten (%A). Beim Patienten sieht die E-Mail für eine OP-Terminkette dann etwa so aus:

Terminänderungsbenachrichtigungen – Verwaltung

Unter dem Menüpunkt Admin → Kalender → Kalenderverwaltungen finden Sie in der Navigationsleiste die Gruppe Terminbenachrichtigungen und darin den Eintrag Änderungsbenachrichtigungen 1. Terminänderungsbenachrichtigungen werden dort über Benachrichtigungspläne konfiguriert, so wie es auch bei den Terminerinnerungen der Fall ist. Anstelle einer einzigen, praxisweit gültigen Einstellung legen Sie beliebig viele Benachrichtigungen an und begrenzen jede davon auf bestimmte Kalender und Terminarten.

In der Liste Benachrichtigungspläne 2 legen Sie über den Plus-Button eine neue Benachrichtigung an. Zur Auswahl stehen zwei Typen:

• Reguläre Änderungsbenachrichtigung: Versand aus tomedo® heraus über arzt-direkt, E-Mail oder SMS. Dieser Typ deckt Terminanlage, Terminverschiebung und Terminlöschung ab.
• OTK-Änderungsbenachrichtigung: Versand über arzt-direkt bzw. den Onlineterminkalender. Dieser Typ deckt ausschließlich die Terminverschiebung ab, und die verwendete Vorlage ist die in arzt-direkt eingestellte.

Im rechten Bereich 3 vergeben Sie eine Bezeichnung, sehen den Typ und schalten die Benachrichtigung über die Checkbox Aktiv ein oder aus. Zwei weitere Einstellungen stehen hier zur Verfügung:

• Auch bei Änderungen durch andere Systeme benachrichtigen 4: Wenn aktiviert, lösen auch Terminänderungen eine Benachrichtigung aus, die von dritter Seite vorgenommen werden, bspw. über einen API-Partner.
• Versandverzögerung in Minuten 5: Der Versand wird um die angegebene Zeit verzögert. Ändern sich in diesem Zeitraum weitere Termine des Patienten, werden die Nachrichten zusammengefasst. Bei 0 Minuten oder ohne Angabe wird die Benachrichtigung sofort versendet.

Im Bereich gültig für 6 legen Sie in zwei Tabellen fest, für welche Kalender und für welche Terminarten die Benachrichtigung greifen soll. Mithilfe der Checkbox Für alle der jeweiligen Tabelle gilt die Benachrichtigung unabhängig von der Auswahl in der Tabelle für alle Kalender bzw. alle Terminarten. Trifft auf eine Terminänderung mehr als eine Benachrichtigung zu, so werden alle zutreffenden berücksichtigt.

Die Tabelle Benachrichtigungen 7 enthält die drei festen Arten Terminanlage, Terminverschiebung und Terminlöschung. Für jede Art wählen Sie eine Versandbedingung 8:

• Immer: Es wird in jedem Fall eine Benachrichtigung versendet, ohne Abfrage.
• Standardmäßig an: Vor dem Versand erscheint eine Abfrage mit vorausgewählter Bestätigung.
• Standardmäßig aus: Vor dem Versand erscheint eine Abfrage ohne vorausgewählte Bestätigung.
• Nie: Es wird keine Benachrichtigung versendet.

Hinweis: Bei OTK-Änderungsbenachrichtigungen ist die Versandbedingung nur für die Terminverschiebung wählbar.

Im Bereich Benachrichtigungsmethoden 9 hinterlegen Sie je Versandweg Vorlage und Konto: E-Mail-Vorlage, E-Mail-Konto und E-Mail-Signatur für den Versand per E-Mail, SMS-Vorlage und SMS-Konto für den Versand per SMS sowie arzt-direkt-Vorlage und arzt-direkt-Konto für den Versand über die Patientenapp. Über die Reihenfolge der Methoden legen Sie fest, welcher Weg zuerst versucht wird. Sollte eine zuvor angelegte E-Mail-Vorlage hier nicht zur Auswahl stehen, prüfen Sie bitte in der E-Mail-Vorlagenverwaltung, ob für die Vorlage unter „Vorschlag für“ der Punkt „Termine“ angewählt ist.

Über den Button Vorschau 10 lassen Sie sich den fertigen Nachrichtentext anzeigen, getrennt als E-Mail-Vorschau, SMS-Vorschau und arzt-direkt-Vorschau. Für die Vorschau wird ein Termin aus den nächsten sieben Tagen herangezogen.

Terminänderungsbenachrichtigungen – Anwendung

Sind die Terminänderungsbenachrichtigungen fertig voreingestellt, finden die Benachrichtigungen Anwendung, sobald Sie Termine im Kalender bearbeiten. Suchen Sie über die Terminsuche beispielsweise für einen bestimmten Patienten (mit valider hinterlegter E-Mail-Adresse) einen Termin, wählen einen vorgeschlagenen Termin aus und klicken auf „Anlegen“, so kann hier bereits automatisch eine Terminanlage-Benachrichtigung versendet werden, sofern die Anlage-Benachrichtigung auf „immer“ gesetzt ist.

Ist die Anlage-Benachrichtigung bspw. auf „standardmäßig an“ eingestellt, so erscheint beim Klick auf „Anlegen“ zunächst noch ein Abfrage-Fenster und Sie können je Fall entscheiden, ob eine Benachrichtigung erfolgen soll.

Das Abfrage-Fenster listet alle Benachrichtigungen auf, die auf den Termin zutreffen. Sie wählen dort einzeln aus, über welche davon der Patient informiert werden soll. Benachrichtigungen mit der Versandbedingung Immer erscheinen in der Liste mit dem Zusatz „(als immer zu versenden eingestellt)“ und lassen sich nicht abwählen.

Die Terminanlagebenachrichtigungen werden ebenfalls versendet, wenn Sie den Termin auf andere Weise anlegen, bspw. durch Doppelklick im Kalender oder über die visuelle Terminsuche. Das Senden bzw. die Abfrage zum Versenden der Benachrichtigungen erfolgt dann beim Schließen des Termin-Popovers mit „OK“ oder „Aktualisieren“. Die Anlagebenachrichtigung für einen Termin wird nur einmalig versendet. Löschen Sie für einen Termin die Zuweisung eines Patienten und ordnen einen neuen Patienten zu, dann erfolgt keine erneute Benachrichtigung an den neu zugeordneten Patienten.

Wird ein Termin verschoben (bspw. durch Drag-and-drop im Kalender oder durch Bearbeitung der Terminstartzeit im Terminpopover), so kann auch hier eine Benachrichtigung automatisch versendet werden oder je nach Einstellung nochmals eine Abfrage oder auch die Eingabe eines Verschiebegrunds erfolgen.

Ist für eine Benachrichtigung eine Versandverzögerung eingestellt, wird die Nachricht nicht sofort abgeschickt. Ändern sich innerhalb der Verzögerung weitere Termine desselben Patienten, werden die Nachrichten zusammengefasst und es wird nur die passende versendet. Wird ein gerade verschobener Termin bspw. noch innerhalb der Verzögerung gelöscht, erhält der Patient nur die Löschungsbenachrichtigung und nicht zusätzlich die Verschiebungsbenachrichtigung.

Wenn beispielsweise ein Arzt erkrankt und für einen Tag sämtliche Termine verschoben oder abgesagt werden sollen, können im Kalender durch Ziehen mit der Maus über alle Termine innerhalb eines Tages und innerhalb eines Kalenders mehrere Termine gleichzeitig ausgewählt werden. Ziehen Sie die Mehrfach-Auswahl nun zu einer anderen Position oder aus dem Kalender hinaus, so können gleichzeitig mehrere Termine verschoben oder gelöscht werden und auch gleichzeitig Verschiebungs- und Löschungsbenachrichtigungen an alle betroffenen Patienten versendet werden. Da Termine unterschiedlichster Art betroffen sein können, erscheinen im Abfrage-Popover dann entsprechende Hinweise und Sie haben ggf. zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten.

Wie bei der Terminlöschung ist es jetzt auch hier möglich, Begründungen einzutragen. Wenn Sie hier gern Gründe vorfertigen möchten, die Sie dann zur Schnellauswahl angezeigt bekommen, können Sie sich unter Admin → Kalender → Kalenderverwaltungen → Verschiebungsgründe Begründungen anlegen 1 und festlegen, für welche Terminarten 2 diese angezeigt oder versteckt 3 werden sollen. Falls gewünscht, können Sie die Begründung auch via Platzhalter %r in der E-Mail-Vorlage in der Patienten-Benachrichtigungs-Mail anzeigen lassen.

Ob und wann die Eingabe eines Verschiebegrunds überhaupt abgefragt wird, stellen Sie unabhängig von den Benachrichtigungen unter tomedo → Einstellungen → Praxis → Kalender → Terminverschiebung ein. Dort legen Sie über die Checkbox Grundeingabe für Terminverschiebungen aktivieren fest, ob die Abfrage erscheint, und schränken über weitere Optionen ein, bei welchen Arten von Änderungen dies der Fall sein soll.

Fehlgeschlagene Benachrichtigungen und Inbox

Das Versenden von Terminbenachrichtigungen kann fehlschlagen, wenn beispielsweise dem Termin ein Patient zugewiesen ist, der:

• keine E-Mail-Adresse oder Mobilnummer angegeben hat,
• keine Berechtigung zum Versenden von E-Mails oder SMS gegeben hat oder
• keine Berechtigung zum Versenden von Termindaten gegeben hat.

Fehlschlagen kann der Versand außerdem, wenn in keiner der zutreffenden Benachrichtigungen ein vollständiger Versandweg konfiguriert ist, also Konto oder passende Vorlage fehlen.

In diesem Fall erscheint beim Ändern von Terminen ein Hinweis mit dem Verweis auf die Inbox. In der Inbox werden die fehlgeschlagenen Benachrichtigungen 2 jetzt unter dem Reiter „Terminänderungen“ 1 angezeigt. Dort bekommen Sie auf der rechten Seite nähere Informationen 3 inklusive des Fehlergrunds 4 angezeigt und können den Patienten nun ggf. auf anderem Wege informieren. Benachrichtigungen des Typs OTK-Änderungsbenachrichtigung laufen über den Mechanismus des Onlineterminkalenders und erzeugen keine Einträge in diesem Inbox-Bereich.

Wenn ein Termin nochmals geändert wird oder der Bearbeiter in der Inbox für diesen Termin auf „Als erledigt markieren“ 5 klickt, dann werden die bisherigen fehlgeschlagenen Benachrichtigungen in den Historie-Reiter 6 verschoben. In der Historie bleiben sämtliche Benachrichtigungs-Probleme dokumentiert. Hier können Sie auch die Länge der Historie in Stunden individuell konfigurieren.