Wie Sie die Spracherkennung verwenden

Hauptdiktatfenster

• Klicken Sie in der Tagesliste mit der rechten Maustaste in die oberste Leiste (Symbolleiste) und wählen Sie “Symbolleiste anpassen…”.
• Suchen Sie im neuen Fenster nach dem Mikrofon-Symbol mit dem Titel “Spracherkennung” und fügen Sie es zur Symbolleiste per Drag-and-drop hinzu. Klicken Sie anschließend auf “Fertig”.
• Nun klicken Sie auf den gerade installierten Button “Spracherkennung”. Das Hauptdiktatfenster wird geöffnet.
• Überprüfen Sie, ob das System einsatzbereit ist, indem Sie auf die Farbe des Mikrofon-Symbols in der oberen rechten Ecke achten. Es gibt vier mögliche Zustände:

• Wenn die Spracherkennung einsatzbereit ist, klicken Sie auf “Diktat starten” oder drücken Sie zweimal die Taste “alt opt”. Falls Sie ein externes Mikrofon verwenden, können Sie eine Schnellzugriffstaste für diese Aufgabe konfigurieren.
• Ein kleines Pop-Up-Fenster mit einem grünen Mikrofon-Symbol und einem kleinen Haken wird angezeigt, um zu bestätigen, dass das System die Diktat-Informationen empfängt. Die Schallwelle im Hintergrund des Pop-up-Fensters zeigt die Schallintensität an.
• Sobald Sie mit dem Diktieren beginnen, wird der diktierte Text während der Bearbeitung grau hinterlegt angezeigt. Sobald der Text vollständig verarbeitet ist, verschwindet der graue Hintergrund.
• Manche Wörter oder ganze Sätze können mit einem grünen Unterstrich gekennzeichnet werden. In diesem Fall hat die Spracherkennung ein Wort mit mehreren ähnlichen Phonemen erkannt und bietet die Möglichkeit, die richtige Option auszuwählen. Klicken Sie auf das grün unterstrichene Wort und wählen Sie das passende Wort aus.

Karteieinträge

Mit wenigen Ausnahmen funktioniert die Spracherkennung in den Karteieinträgen genauso wie im Hauptdiktatfenster. 

1. Erstellen Sie einen neuen Karteieintrag. (Hinweis: Nur Text-Karteieinträge erlauben die Nutzung der Spracherkennung).
2. Überprüfen Sie, ob das System einsatzbereit ist, indem Sie auf die Farbe des Mikrofon-Symbols (unten links) achten. Hier gibt es fünf mögliche Zustände:

3. Wenn die Spracherkennung einsatzbereit ist, klicken Sie auf “Diktat starten” oder drücken Sie zweimal die Taste “alt opt”.

Der weitere Ablauf ist identisch mit dem für das Hauptfenster vorgestellten Verfahren.

Diktieren in allen anderen Textfeldern von tomedo®

Die Spracherkennung ermöglicht auch das Diktat in anderen Textfeldern. Andere Textfelder beinhalten allerdings weder die Interface-Buttons noch die Anlern-Mechanismen. Die Spracherkennung ist dort nur durch die Tastatur aktivierbar.

1. Falls Sie das Hauptdiktatfenster geöffnet haben, schließen Sie es, indem Sie auf “Ok” (unten rechts) oder auf das rote “x” (oben links) klicken.
2. Wählen Sie das Textfeld, in welchem Sie diktieren möchten.
3. Drücken Sie zweimal die Taste “alt opt” auf der Tastatur oder die Start/Stopp-Taste auf Ihrem externen Mikrofon. Das kleine Pop-up-Fenster mit dem grünen Mikrofon-Symbol und der Schallwelle wird sichtbar.
4. Drücken Sie erneut die Taste “alt opt” zweimal, um das Diktat zu stoppen.

Fehlerkorrektur und Anlernmechanismen

Manche Wörter oder Begriffe können durch die Spracherkennung falsch verstanden oder geschrieben werden, denn Geräusche im Hintergrund, die Geschwindigkeit des Diktats, Ihr Akzent/Dialekt usw. beeinflussen die Qualität der erkannten Informationen.

Die Spracherkennung von tomedo® ist deshalb ein dynamisches KI-basiertes System, das ständig von Ihnen lernt. Erkennungsfehler sind möglich, weswegen Sie selbst das System trainieren und an Ihr spezifisches Vokabular anpassen können. 

Wir empfehlen Ihnen, das laufende Diktat zu stoppen, bevor Sie die Fehlerkorrektur durchführen.

Kleine Fehler – wie Wörter, die groß geschrieben werden sollten, aber klein geschrieben werden – können Sie schnell korrigieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das falsche Wort klicken und die passende Korrektur, z.B. “immer groß schreiben”, als Option auswählen.

Beispiel 1: Das diktierte Wort „distal“ wird irrtümlicherweise groß geschrieben („Distal“). Hier können Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort klicken und die Option „immer klein schreiben“ auswählen.

Beispiel 2: Statt „multiple Sklerose“ wollen Sie den Eigennamen „Multiple Sklerose“ erzwingen. Dazu markieren Sie am besten beide Wörter und wählen per rechter Maustaste die Option „immer groß schreiben“.

Falls die Spracherkennung ein Wort theoretisch richtig versteht, aber es phonetisch falsch schreibt, können Sie die Option “Schreibweise korrigieren” auswählen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort klicken. Sie können anschließend den falschen Begriff durch die richtige Schreibweise ersetzen. Das korrigierte Wort wird von nun an immer so geschrieben.

Beispiel: Laut Duden sind sowohl „Hämorroide“ als auch „Hämorrhoide“ gestattet. Wenn Sie nun statt der vorgeschlagenen Variante die andere bevorzugen, können Sie mit Rechtsklick auf das Wort und „Schreibweise korrigieren“ die bevorzugte Schreibweise erzwingen.

Wenn die Spracherkennung ein Wort nicht versteht (häufig bei medizinischen Begriffen, die für das System neu sind), können Sie die Anlernen-Funktion verwenden. Markieren Sie zunächst den falsch verstandenen Begriff (auch Wortgruppen sind möglich) und klicken mit Hilfe der rechten Maustaste auf „Anlernen“. Schreiben Sie den richtigen Begriff in das Textfeld „ersetze alle oben erkannten Phoneme durch folgendes Wort“. Mit dem „+“ neben dem Ergebnis können Sie weitere Phoneme hinzufügen, sodass das System bessere Chancen hat, den Begriff zukünftig unter verschiedenen Bedingungen richtig zu erkennen. Wir empfehlen je nach Begriff 3-5 Phoneme anzulernen. Anschließend speichern Sie das neue Wort indem Sie auf “Ok” klicken. 

Beispiel: Da die tomedo®-Spracherkennung das Wort „Duplexsonografie“ noch nicht kennt, interpretiert sie das von Ihnen diktierte Phonem beispielsweise als „Du Plexi so Kaffee“. Nach Rechtsklick auf die Wortgruppe und Anlernen des korrekten Wortes sollte die neue Schreibweise angelernt worden sein. Wie oben erwähnt, ist es für einen nachhaltigen Lernerfolg in der Regel notwendig, das Wort mehrfach anzulernen.

Audioaufnahmen

Wenn Sie nicht tomedo® sondern anderes Geräte benutzen, um Audiodateien zu speichern, können Sie diese Dateien im Reiter „Audioaufnahmen“ in tomedo® importieren und transkribieren.

Mit Klick auf “Audiodateien importieren” wird der Finder geöffnet und Sie können eine oder mehrere gespeicherte Audiodateien importieren. Alternative können Sie mit dem „+“-Symbol auch Audiodateien einsprechen. Diese Daten werden in der oberen Tabelle angezeigt. Name, Aufnahmedatum, Uhrzeit und Dauer werden von der Datei übernommen. Mit den Buttons unter “Aktionen” können Sie die Datei abspielen oder 15 Sekunden nach vorne/hinten springen, um den Inhalt der Datei schnell zu überprüfen.

Wenn Sie eine Datei auswählen, wird der Button “Transkribieren” aktiv. Sobald Sie auf den Button klicken, wird die Datei abgespielt und die SE startet die Transkription automatisch. Abhängig von der vorhandenen Rechenleistung findet diese Transkription schneller oder langsamer als die Sprechgeschwindigkeit statt. Sie können auch mehrere Dateien markieren und auf einmal transkribieren lassen. Anhand eines Popovers mit dem grünen Mikrofon können Sie nachvollziehen, welche Datei aktuell transkribiert wird. Bei Bedarf können Sie die Transkription mit der gleichen Schaltfläche auch anhalten.

Sowohl während als auch nach beendeter Transkription können Sie wie gewohnt per Rechtsklick auf ein Wort Korrekturen vornehmen. Mit den Elementen am unteren Rand können Sie den transkribierten Text in die Zwischenablage kopieren oder direkt in einer Patientenkartei abspeichern. Für letzteres wählen Sie im Suchfenster den Patienten aus, legen den Karteieintragstyp fest und bestätigen mit „Speichern“. Nachdem Sie die transkribierten Texte verarbeitet haben, können Sie die nicht mehr benötigten Audio-Dateien markieren und mit „–“ wieder entfernen. Der zugehörige transkribierte Text verschwindet dann ebenfalls.

Sprachsteuerung

Zur Aktivierung der Sprachsteuerung muss in den Grundeinstellungen der Spracherkennungsverwaltung der Haken 1 bei „Sprachsteuerung“ gesetzt sein. Nach dem erstmaligen Setzen des Hakens ist ein Neustart der tomedo®-App erforderlich.

Wenn Sie dann den eingestellten Shortkey 2 zum Starten eines Diktats drücken, öffnet sich in einer Ecke des Monitors das Statusfenster für die Sprachsteuerung. Die Position des Statusfensters können Sie ebenfalls in der Spracherkennungsverwaltung 3 konfigurieren. Abhängig von dem Kontext, in dem Sie sich befinden, werden Ihnen mögliche Sprachkommandos vorgeschlagen. Mit „Zeige Kommandos“ können Sie sich zufällig 3 weitere Kommandos anzeigen lassen. Mit „Alle Sprachkommandos anzeigen“ gelangen Sie in die Übersicht in der Spracherkennungsverwaltung und mit „Schließe Kommandoübersicht“ können Sie die Vorschläge ausblenden.

Ein typischer Use Case ist die Erstellung von Karteieinträgen:

• Diktieren Sie den Befehl “Öffne Patient <<Name des Patienten>>”.
• Die Kartei des Patienten wird geöffnet, wenn der Patient in der Tagesliste enthalten ist. Dieser Prozess kann einige Zeit dauern, wenn Ihre Datenbank viele Patienten enthält.
• Diktieren Sie “Karteieintrag <<Eintragstyp>>”. Ein grüner Balken oben im Diktatfenster bestätigt, dass der Befehl angenommen wurde. Dazu müssen die Karteieintragstypen (wie auch die Textbausteine) am besten schon bei der Installation importiert werden.
• Innerhalb des Karteieintrags können Sie mittels “Textbaustein <<Textbaustein>>” in einen vorhandenen Textbaustein springen. Innerhalb des Textbausteins können Sie mittels “vorheriges Feld” und “nächstes Feld” navigieren.
• Diktieren Sie nun den gewünschten Inhalt des zu erstellenden Eintrags und diktieren Sie zum Schluss  “Karteieintrag fertigstellen”. Falls Sie die Erstellung des Eintrags abbrechen möchten, diktieren Sie einfach “Karteieintrag abbrechen”.
• Der Eintrag ist nun in der Kartei mit dem diktierten Inhalt zu finden.

Autokorrekturen

Eine Übersicht der hinterlegten Autokorrekturen befindet sich in den gleichnamigen Reiter. Zur Verbesserung von nicht oder nur schlecht erkannten Wörtern können Sie diese hier einsprechen. Auf diesem Weg können Sie beispielsweise Karteieintragstypen einsprechen, die Sie dann zuverlässiger per Sprachsteuerung ansteuern können.

Nach Drücken auf den roten Aufnahme-Button können Sie den Sprachbefehl einsprechen und dann bei „Ersetzung“ den zu ersetzenden Begriff ergänzen. Bei Karteieinträgen sollte dabei das Kürzel referenziert werden. Damit haben Sie auch folgende Möglichkeiten, benutzerdefinierte Karteieintragstypen zu verwenden:

• nur für mich nutzen: Hiermit ein Nutzer verhindern, dass seine Autokorrektur von anderen Nutzern verwendet wird.
• für mich nicht nutzen: Hiermit kann der Nutzer vorhandene Autokorrekturen bewusst nicht nutzen.

Diese Konfigurationen und die angelernten Worte sind selbstverständlich sofort an jedem Arbeitsplatz verfügbar. Sie haben auch die Möglichkeit, Autokorrekturen zu exportieren sowie externe Quellen zu importieren.

Autokorrekturverwaltung

Unter Verwaltung → Spracherkennung → Autokorrekturen können Sie neue Wörter anlernen, Schreibweisen anpassen und Ihren bisherigen Wortschatz verwalten.

Gruppierung

Angelernte Wörter werden mit den dazugehörigen Aussprachen (Phoneme) als Gruppe dargestellt. Zum Ein- und Ausklappen kann der graue Pfeil verwendet werden.

Neue Wörter hinzufügen

Wörter können entweder während des Diktates oder manuell in der Autokorrekturverwaltung angelernt werden. In der Verwaltung müssen Sie dazu auf das „+“-Symbol unten links klicken und auswählen, ob Sie eine Ersetzung eingeben oder ein neues Wort anlegen möchten. Anschließend können Sie das Wort wie gewohnt anlernen.

Bearbeiten

Mit dem Stift-Symbol oder einem Doppelklick können Wörter bearbeitet werden.

Schreiboptionen

• Kein Leerzeichen davor: Vor dem Wort wird kein Leerzeichen geschrieben (z.B. bei Sonderzeichen „#“).
• Kein Leerzeichen danach: Nach dem Wort wird kein Leerzeichen geschrieben.
• Folgendes Wort nicht automatisch groß schreiben: Das darauffolgende Wort wird nicht automatisch groß geschrieben (besonders bei Abkürzungen, da der Punkt sonst als Satzzeichen gilt).
• Groß- und Kleinschreibung ignorieren: Die Groß- und Kleinschreibung wird von der Spracherkennung bestimmt.

Nutzeroptionen

• Nur für mich nutzen: Element ist für andere Nutzer nicht sichtbar.
• Für mich nicht nutzen: Dieses Element nicht verwenden.

Suchen

In der Kopfzeile der Tabelle können Sie nach bestimmten Elementen suchen.

• Ersetzung: Wie das Wort im Diktat erscheint.
• Quelle: Phonetische Schreibweise oder Grundlage für die Ersetzung (Schreibweise anpassen). Zum Beispiel: „Nutri Score“ (Quelle) → „Nutri-Score“ (Ersetzung)

Wörter löschen

Um Elemente in der Autokorrekturverwaltung zu löschen, müssen Sie das Element markieren und entweder auf den „–“-Button klicken oder die Backspace-Taste betätigen.

Wortschatz in der Praxis teilen

Oben rechts können Sie einstellen, welche Korrekturelemente Sie verwenden möchten.

• tomedo-Standardelemente: Elemente, die wir Ihnen bei der Installation mit einrichten (z.B. Abkürzungen)
• Eigene Elemente: die von Ihnen angelegten Elemente
• Elemente anderer Nutzer: Wörter, die von anderen Nutzern angelegt wurden

Beispielsweise können Sie den Haken bei „Elemente anderer Nutzer verwenden“ herausnehmen, wenn Sie nur Ihre eigenen angelernten Wörter verwenden möchten.

Probleme identifizieren und beheben

Mit den Diagnosefunktionen können Sie potenzielle Probleme identifizieren und beheben. Wichtig ist, dass es sich hierbei um Vorschläge handelt. Nicht jeder gefundene Fehler muss einer sein und wir können auch nicht immer alle Probleme finden. Für eine genaue Analyse können Sie sich gerne an unseren Support wenden.

Mit dem Button „Diagnose durchführen“ werden Ihre Korrekturelemente nach möglichen Problemen durchsucht, welche daraufhin in der Liste angezeigt werden. Durch das Hovern mit dem Mauszeiger über eines der Elemente erhalten Sie eine Fehlerbeschreibung. Je nach Fehler können Sie das Element bearbeiten oder löschen.

Für eine komfortable Fehlerbehebung können Sie den Button „Probleme beheben“ verwenden. In der Übersicht werden die Fehler nach Problemen gruppiert dargestellt und Sie haben die Möglichkeit, alle Probleme auf einmal zu beheben („Alle Probleme beheben“). Dabei kann es vorkommen, dass falsch-positive gelöscht werden, wodurch der Lerneffekt der Spracherkennung verringert wird.

Autokorrekturelemente im Kontext / RegEx

Reguläre Ausdrücke können verwendet werden, um Korrekturelemente mit Abhängigkeiten zu erstellen. Dafür tragen Sie auf der linken Seite den Ausdruck ein und auf der rechten Seite das Ergebnis.

In dem Beispiel \d+\,?\d*)\s(\w+)\s(je|pro)\s(\w+) → $1 $2/$4 wird eine beliebige Zahl gefolgt von einem Wort, gefolgt von dem Wort „je“ oder „pro“ und einem weiteren Wort zu „Zahl + Wort 1 / Wort 2“. Der Vorteil ist, dass „je“ oder „pro“ nicht pauschal zu „/“ ersetzt werden, sondern nur im definierten Kontext.

Da das Anlegen dieser Elemente nicht ganz einfach ist, können Sie uns gerne Ihre Wünsche an spracherkennung@zollsoft.de senden.

Import/Export

Sie können Ihre Autokorrekturelemente problemlos exportieren und wieder importieren. Dies empfiehlt sich insbesondere, wenn Sie Probleme mit der Spracherkennung haben. Wählen Sie für den Export „tomedo-Wortschatz exportieren“ und speichern Sie die Datei an einem beliebigen Ort. Um auszuschließen, dass Ihre Korrekturelemente zu Problemen führen, können Sie jetzt alle Elemente markieren und löschen. Im Anschluss kann der Wortschatz über „tomedo-Wortschatz importieren“ wieder importiert werden.

Tipps & Tricks

Die Spracherkennung beinhaltet bereits Kommandos, die das Diktat vereinfachen. Folgende Sprachkommandos stehen Ihnen u.a. zur Verfügung:

Sie diktieren…	tomedo® schreibt…
Punkt	.
Komma	,
Ausrufezeichen	!
Fragezeichen	?
Anführungszeichen unten	„
Anführungszeichen oben	“

Außerdem stehen auch Sprachbefehle wie “neue Zeile”, “Absatz”, “rückgängig” oder “alles löschen” u.v.m. zur Verfügung.

Eine vollständige Liste der vorhandenen Sprachkommandos finden Sie im Menü Verwaltung → Spracherkennung → Grundeinstellungen. Anhand der Ampelfarbe wird Ihnen dort angezeigt, welches Sprachkommando zu dem jeweiligen Zeitpunkt verwendet werden kann.

Nutzen Sie die Anlernenmechanismen, um Ihre Dokumentation zu optimieren und Ihre Arbeit zu erleichtern, indem Sie neue Sprachkommandos und -befehle, die Sie beispielsweise sehr häufig verwenden, hinzufügen.

Ein Beispiel: wenn Sie römische Ziffern verwenden möchten (I, II, III, IV…) gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Diktieren Sie “römisch zwei”. Im Diktatfenster wird “römisch 2” geschrieben.
2. Wählen Sie den Text “römisch 2” aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken Sie auf die Option “Schreibweise korrigieren”.
3. Schreiben Sie “II” in das kleine Korrekturfenster und klicken Sie auf “Ok”.

Der ursprüngliche Text wird durch “II” ersetzt und ab sofort immer so geschrieben, wenn Sie “römisch zwei” diktieren.

Falls Sie einmal bei deximed.de nach einem medizinischen Fachbegriff suchen wollen, können Sie dies ganz einfach per Spracherkennung: diktieren Sie einfach „deximed“ und dann den gesuchten Begriff. Es öffnet sich automatisch die Seite, auf der nach dem Begriff gesucht wird.