Sprechstunden-Assistent

Mit dem Sprechstunden-Assistenten können Sie Arzt-Patienten-Gespräche automatisch in strukturierte Dokumentation umwandeln lassen. Mit nur einem Klick werden die Informationen direkt als Karteieinträge in tomedo® übernommen. So sparen Sie wertvolle Zeit und können sich ganz auf Ihre Patienten konzentrieren.

Hinweis: Der Sprechstunden-Assistent steht derzeit nicht für tomedo® iOS zur Verfügung.

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion.

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Allgemeine Beschreibung

Mit dem tomedo® Sprechstunden-Assistenten kann anhand der Aufzeichnung eines Arzt-Patienten-Gespräches eine Zusammenfassung in Textform erzeugt werden. Dafür wird zunächst mit der tomedo® Spracherkennung ein Transkript des Gesprächs erzeugt, welches im Anschluss anhand zuvor definierter Kriterien automatisch mit einem großen Sprachmodell (LLM) zusammengefasst wird. Für die Verwendung kann das in Ihrem MacBook integrierte Mikrofon verwendet werden.

Zweckbestimmung

Der Sprechstunden-Assistent dient der Dokumentation der Inhalte eines Arzt-Patienten-Gesprächs sowie der Zusammenfassung der Gesprächsinformationen.

Der Sprechstunden-Assistenten dient NICHT der Unterstützung des Arztes hinsichtlich Diagnose und Therapie aufgrund der Auswertung und Interpretation der zugrundeliegenden Gesprächsinhalte.

Konfiguration

Bevor Sie den Sprechstunden-Assistent nutzen können müssen Sie zunächst Ihre Praxis für die Nutzung registrieren. Die Anleitung dazu finden Sie hier.

Der Sprechstunden-Assistent kann zur schnellen Nutzung in die Symbolleiste aufgenommen werden – sowohl in der Tagesliste als auch direkt in der Patientenakte.

Empfehlung: Platzieren Sie das Symbol direkt in der Patientenakte. Dadurch wird automatisch der richtige Patient hinterlegt und eine manuelle Auswahl entfällt.

Nutzung des Sprechstunden-Assistenten

Starten Sie eine neue Sprechstunde über das Icon in der Symbolleiste.

1 Patient auswählen

Wird der Assistent direkt über das Symbol in der Symbolleiste der Patientenakte geöffnet, ist der Patient bereits vorbelegt.

Andernfalls wählen Sie den gewünschten Patienten über die Suchleiste aus.

2 Mikrofon auswählen

Öffnen Sie über den Mikrofon-Button die Mikrofoneinstellung und wählen Sie das gewünschte Mikrofon aus. Das zuletzt verwendete Mikrofon wird automatisch vorausgewählt.

3 Neue Aufnahme starten

Klicken Sie im Kopfbereich auf „Sprechstunde starten“. Über „Sprechstunde stoppen“ unterbrechen Sie die Aufnahme; über „Sprechstunde fortsetzen“ nehmen Sie sie wieder auf.

4 Vorlage auswählen

Wählen Sie über das Auswahlmenü im Kopfbereich eine passende Vorlage aus.
Falls noch keine Vorlage vorhanden ist, kann diese im nächsten Schritt eingerichtet werden.

5 Analyse starten

Klicken Sie auf „Analyse starten“, um das Gespräch zusammenfassen zu lassen.

Hinweis: Bei aktivierter Echtzeit-Analyse wertet der Assistent das Gespräch bereits während der laufenden Aufnahme fortlaufend aus. In diesem Fall ist ein manueller Analyse-Start nicht erforderlich.

6 Ergebnisse überprüfen und speichern

Die erkannten Informationen werden als Karteieinträge angezeigt. Sie können diese vor dem Speichern noch bearbeiten. Sobald Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „In Kartei speichern“ 7, um die Einträge direkt beim Patienten zu hinterlegen. Alternativ können Sie über „Kopieren“ alle Einträge in die Zwischenablage übertragen.

Audio importieren

Über den Button „Audio importieren“ 8 können Sie eine bestehende Audiodatei zur Analyse einlesen. Nach Auswahl der Datei öffnet sich ein Bestätigungs-Dialog, in dem der Dateiname angezeigt wird und Sie die gewünschte Vorlage festlegen können. Klicken Sie anschließend auf „Audio analysieren“, um die Auswertung zu starten.

Vorlagen

Über das Drei-Punkte-Menü 9 rufen Sie Ihre Vorlagen auf. Mit Vorlagen legen Sie fest, welche Informationen in welchen Karteieinträgen zusammengefasst werden sollen.

Sie können beliebig viele Vorlagen erstellen, beispielsweise eine für die Erstbehandlung und eine für Nachuntersuchungen. Jede Vorlage benötigt:

• Einen Namen, um sie eindeutig zu benennen.
• Ein Kürzel, das eine schnelle Auswahl ermöglicht.
• Karteieinträge, die Sie am Ende für die Dokumentation verwenden wollen.

Formatierungsregeln

Empfehlung: Deaktivieren Sie das bisherige alte Analyseverfahren. Dadurch wird ein neues Verfahren genutzt mit dem zusätzliche Möglichkeiten verfügbar werden. Zudem ist das zugrundeliegende Modell besser und die Analyse erfolgt schneller.

Mit Formatierungsregeln können Sie festlegen, wie der zusammengefasste Text formatiert werden soll. Der Sprachstil legt fest, wie ausführlich die Beschreibung sein soll. Des Weiteren können Sie festlegen ob der Text als Fließtext oder in Form von Stichpunkten ausgegeben werden soll. Bei Bedarf kann der Text auch „Entpersonalisiert“ werden. Durch Vermeidung von Pronomen, bestimmten Artikeln und Begriffen wie „Patient“/“Patientin“ bleibt der Text dadurch möglichst geschlechtsneutral.

Neben diesen Voreinstellungen kann die Anweisung für den Sprechstunden-Assistent durch einen erweiterten Prompt individuell angepasst werden.

Standard Vorlage

Für den erfolgreichen Einstieg stellen wir eine Standardvorlage für das Erstgespräch bereit.
Damit wird das Gespräch automatisch in strukturierte Karteieinträge für Anamnese, Befund und Therapie überführt. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie diese duplizieren.

Eigene Vorlagen erstellen

1 Legen Sie eine neue Vorlage an.

2 Fügen Sie mindestens einen Karteieintrag hinzu.

3 Jede Vorlage kann beliebig viele Karteieinträge enthalten.
Hinweis: Aktuell können nur Text-Karteieinträge erstellt werden.

4 Geben Sie der Vorlage einen Namen und ein Kürzel.

5 Wählen Sie den passenden Typ für den Karteieintrag aus (z. B. Anamnese oder Befund).

6 In der Beschreibung geben Sie an, welche Inhalte im Karteieintrag dokumentiert werden sollen. Die Beschreibung kann Hinweise zur Formatierung enthalten. Beispielsweise „Bewegungsmaße sollten immer drei Winkelwerte (für die drei Raumachsen) enthalten und
durch Schrägstriche „/“ getrennt sein.“

7 Wählen Sie eine Vorlage als Standard aus – sie wird dann automatisch nach der Aufnahme vorausgewählt.

Hinweis: Mit dem neuen Analyseverfahren, dass sie in den Formatierungsregeln aktivieren, können eigene Vorlagen auch Briefkommandos enthalten. Damit können dem Assistenten weitere Informationen wie z.B. Diagnosen und Medikamente mitgegeben werden.

Aufnahmeverwaltung

Über den Button „Aufnahmehistorie“ gelangen Sie zur Aufnahmeverwaltung.

Dort finden Sie eine Übersicht aller aufgezeichneten Gespräche – jeweils mit dem aktuellen Status.

Statusübersicht:

• Neu – Die Aufnahme wurde erstellt, aber noch nicht weiterverarbeitet.
• Transkribiert – Die Aufnahme wurde in Text umgewandelt.
• Verarbeitet – Eine Analyse wurde durchgeführt, das Ergebnis jedoch noch nicht in der Kartei gespeichert.
• Erledigt – Die Dokumentation wurde abgeschlossen und über „In Kartei speichern“ übernommen.

Über die Checkboxen können Sie festlegen, welche Einträge angezeigt 1 und ob Einträge mit dem Status „Erledigt“ nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden sollen 2.