Terminerinnerungen

Mit Hilfe von Terminerinnerungen können Sie Ihr Patienten automatisiert an bevorstehende (und zurückliegende) Termine erinnern. Dafür stehen die üblichen Kommunikationswege E-Mail, SMS und OTK-E-Mail zur Verfügung.

Einrichtung der Terminerinnerungen

Die Terminerinnerungsverwaltung wird über die Menüleiste Admin → Kalender → Terminerinnerung aufgerufen.

tomedo handbuch kalender Terminerinnerungsverwaltung

Im Bereich Terminerinnerungspläne 1 muss zunächst ein neuer Terminerinnerungsplan mittels „+“ hinzugefügt und entsprechend benannt werden. Unter „gültig für“ 2 wird angegeben, für welche Kalender und welche Terminart(en) dieser Erinnerungsplan gelten soll. Terminarten können jeweils nur einem Erinnerungsplan zugewiesen werden. Sobald eine Terminart in einem zweiten Erinnerungsplan ausgewählt wird, wird die Auswahl im ersten Erinnerungsplan aufgehoben. Es ist also z.B. nicht möglich, für eine Terminart verschiedene Erinnerungspläne für verschiedene Ärzte anzulegen.

Sie haben die Möglichkeit, vor oder nach einem Termin Erinnerungen zu schicken. Auf der rechten Seite im Fenster „Terminerinnerungsverwaltung“ legen Sie fest, wie viele Erinnerungen 3 für die gewählte Terminart versendet werden sollen. Zu jeder Erinnerung müssen Sie abschließend einen Erinnerungszeitpunkt 4 sowie die Priorität der Erinnerungsmethoden 5 festlegen.

Wenn Sie den Onlineterminkalender 2 verwenden, können Patienten, die einen Termin online gebucht haben, auch über arzt-direkt® eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Bei den anderen beiden Erinnerungsmethoden müssen Sie gegebenenfalls noch eine E-Mail- und/oder SMS-Vorlage sowie ein E-Mail-Konto und eine E-Mail-Signatur auswählen.

In dem jeweiligen Auswahlmenü werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie zuvor in der Vorlagenverwaltung angelegt haben (siehe SMS bzw. E-Mail). Sie können also auch verschiedene Vorlagen für die erste, zweite, dritte Erinnerung etc. auswählen. Über das Einstellungsrädchen können Sie die Vorlagenverwaltung direkt aus der Terminerinnerungsverwaltung aufrufen.

Wichtig: Da die Erinnerungen mit einem Termin verknüpft sein müssen, funktionieren hier nur die Briefkommandos $[selektierterTermin]$ und $[selektierteTermine…]$ .

Wenn ein Patient an einem Tag mehrere Termine hat, können Sie wählen 6, ob je Termin eine Erinnerung versandt wird oder alle Termine in einer Erinnerung gebündelt werden sollen. Außerdem können Sie noch auswählen, ob und in welchem Umfang eine erfolgreich versandte Terminerinnerung in der Patientenkartei dokumentiert werden soll (Optionen: „dokumentieren (lang)“, „dokumentieren (kurz)“, „nicht dokumentieren“).

Den „Vorschau“-Button 7 können Sie nutzen, um beim Einrichten der Terminerinnerungen eine Live-Vorschau zu erhalten. Damit dies funktioniert, ist es notwendig, dass in den nächsten 7 Tagen ein Termin im Kalender vorhanden ist, auf den die Live-Vorschau zugreifen kann.

Um Terminerinnerungen per E-Mail versenden zu können, müssen bei den Kontaktdaten in den Patientendetails eine gültige E-Mail-Adresse und das Einverständnis zum Empfang von E-Mails hinterlegt sein. Terminerinnerungen per SMS werden grundsätzlich nur

an Patienten verschickt, die damit einverstanden sind (Einverständnis-Checkbox in den Kontaktdaten beachten),
an Nummern verschickt, die wie eine deutsche Mobilfunknummer aussehen (Vorwahlen 015, 016 oder 017),
an die erstbeste passende Nummer aus den Kontaktdaten des betreffenden Patienten verschickt, wobei zuerst die Nummer aus dem Kontaktdaten-Feld „Handy“, dann „Telefon“, dann „Dienstlich“ geprüft wird.

tomedo® prüft alle 15 Minuten, ob Terminerinnerungen versendet werden müssen. War der Versand einer Erinnerung nicht erfolgreich, versucht tomedo® also nach 15 Minuten erneut, die Erinnerung zu versenden. In den Statistiken gibt es auch eine Abfrage, die Ihnen alle versendeten Terminerinnerungen anzeigt (siehe Terminerinnerungsstatistik).

Zeitstrahl

Zum besseren Verständnis der Einstellungsmöglichkeiten für die automatische Terminerinnerungsfunktion soll das folgende Diagramm dienen.

Terminerinnerungsstatistik

Unter Verwaltung → Statistiken gibt es unter den Allgemeinen Abfragen die Statistik „Terminerinnerungen“. Damit können versendete Terminerinnerungen für bestimmte Zeiträume und Terminarten abgefragt werden.

Das Abfrageergebnis liefert auch Auskunft darüber, ob der Versand erfolgreich war oder nicht 1 und gibt bei nicht erfolgreichem Versand eine Fehlermeldung an 2.

tomedo handbuch kalender terminerinnerungsstatistik 2

Terminbeschriftung einstellen

Für die Anzeige im Kalender können Sie Termine so konfigurieren, dass der SMS-Erinnerungsstatus mit angezeigt wird. Gehen Sie dazu in die tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kalender und passen Sie die Platzhalter für „Termin mit Patient Beschriftung“ an. Nur an Termine mit Patienten können SMS verschickt werden, weil die Nummer des Empfängers aus den Kontaktdaten eines Patienten genommen wird. Der Platzhalter %s wird nun durch SMS-Statusinformationen ersetzt.

Im Beispiel ist zu sehen, dass die erste Erinnerung am 16.2. um 13:06 Uhr versendet wurde. Das „–“ bedeutet, dass die zweite Erinnerungs-SMS noch nicht versendet wurde.

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