Einrichtung des Onlineterminkalenders Version 2 (OTK 2)

Für den Betrieb des OTK 2 wird zunächst ein Zugang bei https://app.arzt-direkt.de benötigt. Bei Interesse wenden Sie sich dafür bitte an unseren Support.

In tomedo® erfolgt die Einrichtung anschließend analog zum bisherigen Onlinekalender. Melden Sie sich dazu als Admin an und öffnen Sie das Menü unter Admin → Kalender → Online-Terminkalender 2. Legen Sie einen neuen Zugang an, geben Sie Ihre arzt-direkt Zugangsdaten (Praxiskennung, E-Mail-Adresse und Passwort) sowie einen Anzeigenamen ein und aktivieren Sie die Checkbox “Aktiv” 1. Über den Button “Dashboard” 2 gelangen Sie zur Konfiguration des Onlinekalenders. Der Button „Buchung“ 3 ruft die Webseite auf, über die die Patienten Termine buchen können.

Sie finden den Onlinekalender nun ebenfalls im Menü Admin →  Kalender → Terminsuche-Favoriten in der Liste der Onlinekalender. Durch Aktivierung der Checkbox erfolgt die Synchronisation der Termine mit dem Onlineterminkalender.

Die restliche Konfiguration erfolgt über Ihre arzt-direkt Instanz. Die ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

Einstellungen

Im OTK 2-Verwaltungsfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Einstellungen für die Terminzuordnung in tomedo® vorzunehmen. Für einzelne OTK 2-Konten kann unter dem Reiter „Einstellungen“ festgelegt werden, ob Patienten sofort automatisch einem OTK 2-Termin zugeordnet werden sollen, sobald übereinstimmende Daten gefunden werden, oder ob der Patient nur vorgeschlagen werden, die Zuordnung aber manuell erfolgen soll.

Unter dem Reiter „Globale Einstellungen“ finden Sie ab tomedo® Version 1.114 die Möglichkeit, über die Listen der rechten Hälfte des Fensters Patienten für die Onlineterminvergabe zu blockieren. Patienten, die auf diesen Listen stehen, können nicht im OTK 2 buchen, sondern bekommen eine Absageemail und es wird kein Termin in tomedo® angelegt.

Die Block-Liste kann sowohl in Form von Freitextelementen, als auch in Form einer Liste bereits angelegter tomedo®-Patienten geführt werden.

Für Freitext-Einträge (untere Liste) wird auf Übereinstimmung mit allen befüllten Feldern geprüft, d.h. je weniger Felder ein Eintrag hat, desto allgemeiner die Filterfunktion. Wird hier beispielsweise nur eine E-Mail-Adresse eingegeben (diese ist sehr eindeutig), sparen Sie sich so die Eingabe der restlichen Felder. Sobald ein Patient mit dieser E-Mail-Adresse buchen möchte, wird die Buchung abgelehnt. Geben Sie beispielsweise nur einen Vornamen in die Liste ein, dann werden alle Patienten mit diesem Vornamen für die Buchung abgelehnt.

In der oberen Liste können Sie nach bereits in tomedo® existierenden Patienten suchen. Diese werden dann zur Vorauswahl angezeigt und können über den „+“-Button zur Block-Liste hinzugefügt werden. Bei Kartei-Patienten wird gefiltert, wenn entweder nur die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder Vorname, Nachname und Geburtsdatum alle übereinstimmen.

In der linken Hälfte können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie können etwa festlegen, ob gesperrte Patienten für einen automatischen Abgleich der Patientendaten berücksichtigt werden sollen 1. Ist diese Option aktiviert, so werden auch gesperrten Patienten automatisch Termine zugeordnet.

Wird ein Online-Termin gebucht, so kann bei Anlage eines Besuchs ein Karteieintrag mit den vom Patienten zur Buchung angegebenen Daten hinterlegt werden 2.

Die dritte Option 3 bewirkt, dass Terminanfragen nach der eingestellten Zeitspanne automatisch zu- oder abgesagt werden.

Des Weiteren können Sie festlegen ob es für die automatische Zuordnung von Terminen zu einem Patienten ausreicht, wenn die E-Mail Adresse im Onlinetermin in einer Kartei vorhanden ist. Das Deaktivieren dieser Option ist zum Beispiel für Kinderarztpraxen sinnvoll, wenn die Termine vorrangig von den Eltern der Kinder gebucht werden.

Terminanfragen

In den Einstellungen des OTK 2 können Sie festlegen, dass Patienten Terminanfragen stellen können, anstatt direkt einen Termin zu buchen. Terminanfragen werden im Kalender durch ein Streifenmuster gekennzeichnet und müssen durch Mitarbeiter der Praxis bestätigt oder abgelehnt werden.

In der Inbox kann das Modul „OTK“ aktiviert werden. Darin erhalten Sie eine Übersicht über alle ausstehenden und bearbeiteten Terminanfragen des aktuellen Tages. Wenn Sie mehrere OTK 2-Konten besitzen, zeigt die Übersicht die Anfragen bei allen Konten.

Offline-Termine manuell in OTK2-Termine umwandeln

Vorbereitung

1. Die Terminsuche hat in den Einstellungen im Terminsuche-Verwaltungsfenster in tomedo® den Haken für OTK2 gesetzt 

2. In arzt-direkt ist die Terminsuche (Terminart) entweder aktiviert oder deaktiviert. Wenn die Terminart auf aktiv steht, können Patienten Ihre Termine verschieben und stornieren. Sollte sie auf deaktiviert stehen, können Patienten nur Ihre Termine stornieren.

Einstellungen → Online-Terminkalender → Terminarten

3. Wenn gewünscht, Wartelistenfunktion aktivieren unter Einstellungen → Online-Terminkalender → Terminarten → gewünschte Termineart → Extras.

Durchführung Arztseite

1. Der Termin muss per Terminsuche in tomedo® vergeben werden (+Neu).

2. Im Termindetailsfenster auf das arzt-direkt Symbol zum Umwandeln klicken.

3. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Umwandlung initiiert wurde. Bitte bearbeiten Sie den Termin nicht, solange die Umwandlung noch nicht abgeschlossen ist.

4. Das Termindetailfenster passt sich an und wird nun als Online-Termin gekennzeichnet.

Wenn der gebuchte Termin ein Bezahltermin ist, zeigen die arzt-direkt Termindetails auch den zugehörigen Bezahlstatus sowie den Betrag an.

Durchführung Patientenseite

1. Patient erhält eine Buchungsbestätigung von arzt-direkt.

2. Diese Mail enthält den Bearbeitungslink. Dieser muss angeklickt und das Geburtsdatum eingegeben werden.

3. Auf der Bearbeitungsseite kann nun nachträglich der Haken für die Warteliste gesetzt werden.

Hinweis:

Die verwendetet Terminsuche muss dem OTK bekannt sein, um einen Offline-Termin zu einem Online-Termin umzuwandeln. Wenn Sie den Termin in tomedo® jedoch nicht über eine bestimmte Terminsuche, sondern händisch angelegt haben, so schaut tomedo® zunächst, ob die angelegte Terminart eindeutig einer bestimmten Terminsuche zugeordnet werden kann und wählt in diesem Fall diese beim Umwandeln automatisch. Sind für die jeweilige Terminart jedoch mehrere mögliche Terminsuchen vorhanden, so erfolgt beim Klick auf das arzt-direkt-Symbol im Termindetails-Popoverfenster zunächst eine Abfrage, bei der die gewünschte zugehörige Terminsuche händisch ausgewählt werden soll. So kann sichergestellt werden, dass diese in arzt-direkt verwendet wird, wenn ein Patient seinen Termin gern selbst verschieben möchte.