Ressourcen-Schemata anlegen/konfigurieren

Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion: der tomedo Campus-Kurs Kalenderschema übertragen

Die Schemaverwaltung ist hauptsächlich für die automatische Terminsuche gedacht. Sie wird für die manuelle Terminvergabe nicht benötigt. Die vorhandenen Ressourcen müssen nun auf die einzelnen Tage des Jahres verteilt werden, was auf zwei verschiedenen Wegen geschehen kann. Einerseits kann ein sogenanntes Wochen-Schema, welches eine Standard-Praxiswoche widerspiegelt, auf jede beliebige Woche kopiert werden. Andererseits können Ressourcen auch manuell für jeden Tag separat eingeteilt werden. Zu finden ist die Verwaltung unter Admin → Kalender → Schemaverwaltung.

Ab tomedo® Version 1.111 finden Sie die Schemaverwaltung in einem überarbeitetem Design. Bitte beachten Sie dabei, dass Sie weiterhin die Möglichkeit haben, Schema-Vorlagen anzulegen und zu benennen (Auswahlmenü „Schema“) und diese dann in konkrete Wochen zu übernehmen (Auswahlmenü „Woche“)

Der Ablauf ist dabei beispielsweise wie folgt:

Am oberen Reiter links können Sie zunächst auswählen, um welchen Kalender 1 es sich für das Schema handeln soll. Darauf hin entscheiden Sie, welche Ansicht 2 Sie bevorzugen: Schema oder Woche. Über das Auswahlmenü daneben 3 wählen Sie aus, ob Sie die komplette Woche oder einzelne Tage angezeigt bekommen möchten.

Die erste Tabelle 4 zeigt bereits vorhandene Schemata an, welche durch Anklicken angezeigt und angepasst werden können. Auch neue Schemata können über den „+“-Button hinzugefügt, oder bereits vorhandene über den „–“-Button wieder gelöscht werden.

Der Punkte „Vorhandene Ressourcen“ 5 listet alle angelegten Ressourcen auf, die Sie für das Schema nutzen können. Per Drag-and-drop können Sie diese an die gewünschte Stelle im Kalender ziehen und durch Klicken und Ziehen der Ränder den Zeitraum anpassen.

Tipp: Wenn Sie die ⌥Option-Taste gedrückt halten und eine Ressource mit der Maus an eine andere Stelle ziehen, wird diese automatisch dupliziert.

Für jede einzelne Ressource im Kalender kann eine Terminlokalität gesetzt werden. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste und wählen Sie für die Terminart eine Terminlokalität aus, siehe untere Grafik. Je nach konfigurierter Terminlokalität in der Ressource wird die entsprechende Betriebsstätte im Terminbesuch gesetzt.

Wenn Sie die Ansicht von „Schema“ zu „Woche“ ändern, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Schema in den Kalender einzufügen. Wählen Sie dafür die gewünschte Woche im angezeigten Kalender aus, klicken Sie dann auf das gewünschte Schema, und klicken Sie auf den Button „Übernehmen“. Daraufhin erscheint das folgende Popup, das Sie darauf hinweist, dass durch das Schema eventuell bereits eingetragene Termine nicht überschrieben werden.

Wenn Sie ein Schema für einen längeren Zeitraum übernehmen wollen, klicken Sie auf „Wochenweise übernehmen“. In diesem Fall öffnet sich das folgende Fenster:

Hier erscheint ein neues Fenster für die zu treffende Auswahl. Auf der linken Seite wählen Sie die Quelle (entweder ein Schema oder eine andere Kalenderwoche) und rechts das Ziel aus. Beim Ziel kann nun ausgewählt werden, ob das Schema wochenweise übernommen werden soll (und falls ja, für welche Wochen/Tage/Quartale) oder ob dies tageweise durch Auswahl eines Datums erfolgen soll. Unten im Auswahlmenü können Sie festlegen, ob die Ressourcen auch in den Sperrtagen (Feiertagen und Urlaubstagen) übernommen werden sollen. Zusätzlich haben Sie die Option, die Ressourcen aus den Sperrtagen zu entfernen.

Achtung: Das Kopieren funktioniert nur, wenn tomedo® eine Verbindung zum Server hat.

Möchten Sie Ressourcen löschen, können Sie dies entweder durch Herausziehen der einzelnen Ressourcen aus der Kalenderansicht, durch leeren der Ansicht über das Kreuzchen-Symbol oder durch Überschreiben von Tagen und Wochen. Sie haben anschließend die Möglichkeit sich die gelöschten Ressourcen nochmals anzusehen, indem Sie die Checkbox „gelöschte Ressourcen“ unter der Kalenderansicht aktivieren. Klicken Sie dort einzelne Ressourcen an, öffnet sich die Ressourcen-Detailansicht, in der Sie nun nichts mehr verändern können. Über das Uhren-Symbol können Sie die Historie öffnen um zu sehen wann und von wem die Ressource gelöscht worden ist.