Erweitertes Anforderungsmodell

Es hat sich gezeigt, dass über die bisherigen Terminsuche-Konfigurationen und auch über die Subterminsuchen sehr komplexe Terminsuchen nicht vollständig abzudecken sind. Sie finden deshalb ab tomedo® Version 1.135 unter dem Menüpunkt Admin → Kalender → Terminsuche-Favoriten neben den Subterminsuchen zusätzlich die Möglichkeit, das erweiterte Anforderungsmodell anzuwählen.

Dies ist je Suche-Favoriten einzeln möglich, d.h. Sie können sowohl einfache Suchen als auch komplexere Suchen in Ihren vordefinierten Favoriten haben. „Anforderungen“ bedeutet hier: Es kann genau definiert werden, in welchen Ressourcen Termine gesucht werden sollen, wie diese verknüpft sein sollen, wie oft welche Ressource vorhanden sein muss und in welchen Zeiträumen. Dies bietet somit mehr Möglichkeiten als das einfache Modell. Beispiele für komplexere Suchen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Wenn Sie die Checkbox für das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, gehen Ihre bisherigen Konfigurationen des einfachen Modells der jeweils angewählten Suche nicht verloren. Sie werden zunächst lediglich in eine andere Anzeige übersetzt, in der Sie diese noch weiter verändern und vertiefen können.

Achtung: Wählen Sie die Checkbox wieder ab und die Einstellung im erweiterten Anforderungsmodell lässt die Übersetzung in das einfache Modell zu, so können Sie die einfache Suchekonfiguration wieder korrekt nutzen, ohne neu konfigurieren zu müssen. Haben Sie jedoch bereits komplexere Konfigurationen vorgenommen, die aber im einfachen Modell nicht abzudecken sind, so erhalten Sie eine Hinweismeldung. Sie können dann entscheiden, ob Sie im erweiterten Modell bleiben möchten oder ob Sie wieder das einfache Modell nutzen und dabei aber bisherige Konfigurationen zurücksetzen. Sie müssen im einfachen Modell dann erneut Ressourcen und Kalender auswählen.

Handhabung des erweiterten Anforderungsmodells

Wenn Sie eine neue Terminsuche über den „+“-Button anlegen und dann das erweiterte Anforderungsmodell anwählen, werden Sie statt der Ressourcen-Auswahl nun 3 Konfigurationsbereiche sehen. Der obere Bereich bildet die aktuelle Konfiguration ab. Die Ressourcen finden Sie darunter und ganz unten die Verknüpfungsmöglichkeiten. Die Ressourcen und Verknüpfungen können Sie mit der Maus greifen und in den oberen Bereich hereinziehen. Dort können Sie diese auch noch weiter verschieben. Sie können beliebig viele Anforderungen in verschiedensten Kombinationen hinzufügen.

Für hinzugefügte Ressourcen können Sie jeweils die Anzahl eintragen. Defaultmäßig ist diese zunächst immer auf „1“ gesetzt.

Für die Verknüpfung „Eine“ und „Alle“ können Sie ebenfalls Anzahlen eintragen, um zu definieren, wie oft die darunterliegenden Anforderungen erfüllt sein müssen. Wenn Anforderungen mehrfach erfüllt sein müssen (>1), dann müssen auch mindestens genauso viele Kalender angewählt sein (>1), in denen gesucht werden kann, weil nur dann auch tatsächlich mehrfach (>1) Ressourcen parallel vorhanden sein können.

Für die Verknüpfungen „Ab“ und „Innerhalb“ können Sie eine Anzahl von Tagen eintragen.

Hinzugefügte Anforderungen können (bis auf die oberste) per Drag-and-drop verschoben oder über den „–“-Button gelöscht werden.

Wenn Sie das erste Mal auf das erweiterte Modell umschalten, werden Sie sehen, dass default bereits „Eine der Anforderungen“ vorausgewählt ist. Sie haben die Möglichkeit, dies auf „Alle“ umzuschalten. Es ist zwingend erforderlich, dass eines von beiden immer an oberster Stelle gesetzt ist, da dies definiert, wie die Anforderungn verknüpft sein müssen. Der oberste Eintrag kann deshalb nicht gelöscht werden.

Hinweis: Bei den Verknüpfungen „Ab“ und „Innerhalb“ ist es immer nur möglich, eine Ressource darunter zu legen. Es ist Ihnen jedoch auch möglich, mehrere Ressourcen zu setzen, wenn Sie unterhalb der „Ab“- oder „Innerhalb“-Verknüpfung eine „Eine“- oder „Alle“-Verknüpfung setzen und unter diese dann mehrere Ressourcen ziehen, da dadurch klar definiert ist, ob der Zeitraum für nur eine der Ressourcen oder für alle erfüllt sein muss.

Übersetzung des einfachen Modells in das erweiterte Anforderungsmodell

Haben Sie eine Terminsuche bereits mit dem einfachen Modell genutzt, so haben Sie bereits Kalender und Ressourcen definiert. Haken Sie nun das erweiterte Anforderungsmodell an, so bleiben diese Einstellungen erhalten – lediglich die Darstellung ist hier eine andere. Führen Sie die definierte Suche mit beiden Varianten aus, so sehen Sie, dass die Suchergebnisse absolut identisch bleiben.

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise 2 Kalender und 2 Ressourcen angewählt und die Kalender sind dabei „ODER“-verknüpft (die „und“-Checkbox über der Kalenderliste ist nicht angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung „Eine der Anforderungen“ mit der Anzahl 1 und darunter liegen die beiden Ressourcen, ebenfalls mit der Anzahl 1. Dies bedeutet folgende mögliche Ergebnisse:

• freier Terminslot in Ressource OP (entweder in Kalender A oder in Kalender B) ODER
• freier Terminslot in Ressource Sprech (entweder in Kalender A oder in Kalender B)

Hatten Sie im einfachen Modell beispielsweise 2 Kalender und 2 Ressourcen angewählt und die Kalender sind dabei „UND“-verknüpft (die „und“-Checkbox über der Kalenderliste ist angewählt), so sehen Sie im erweiterten Modell jetzt die Einstellung „Eine der Anforderungen“ mit der Anzahl 2 und darunter liegen die beiden Ressourcen, jeweils mit der Anzahl 1. Dies bedeutet: Es muss 2x eine der beiden Ressourcen gefunden werden. mögliche Kombinationen sind:

• 2x Ressource OP (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
• 2x Ressource Sprech (dabei 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
• 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (dabei eines vonbeiden in Kalender A und das andere in Kalender B).

Damit dies möglich ist, müssen mindestens 2 Kalender angewählt sein, denn es zählt nicht, wenn in ein und demselben Kalender einfach eine Ressource doppelt hineingelegt wurde, die Ressource wird trotzdem immer nur 1x gezählt. Es ist also zwingend erforderlich, dass die Ressorcen-Kombination in 2 verschiedenen Kalendern parallel vorhanden ist.

Hinweise zu den Auswirkungen auf die Teminsuche-Ergebnisse

• „Eine der Anforderungen“ mit Anzahl 2 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1 –> mögliche Terminsuche-Ergebnisse:
  • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
• „Eine der Anforderungen“ mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 2 –> mögliche Terminsuche-Ergebnisse:
  • 2x Ressource OP (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
  • 2x Ressource Sprech (je 1x in Kalender A und 1x in Kalender B)
• „Alle der Anforderungen“ mit Anzahl 1 und darunter 2 Ressourcen mit je Anzahl 1 –> mögliche Terminsuche-Ergebnisse:
  • 1x Ressource OP + 1x Ressource Sprech (eine davon in Kalender A und die andere in Kalender B)
• „Alle der Anforderungen“ mit Anzahl 2
  • Ressource OP + Ressource Sprech muss doppelt erfüllt sein, dies würde bei nur 2 angewählten Kalendern keine Suchergebnisse ausgeben. Es müssen mindestens 4 Kalender angewählt sein, damit die Kombination von Ressourcen (2x OP+ 2x Sprech) gefunden werden kann.

Beispiel 1 – OP-Termin

Es wird ein OP-Termin gesucht bei dem Sie folgendes benötigen:

• 1 bestimmter Arzt (von 3 vorhandenen Ärzten)
• 2 MFAs (egal welche Ihrer 5 möglichen MFAs, jede MFA besitzt ihren eigenen Kalender)
• 1 bestimmtes Gerät (von 2 vorhandenen Geräten)
• 1 bestimmter Raum (von 2 vorhandenen Räumen)

Gehen wir davon aus, in der Schemaverwaltung haben sich die Ärzte eine Ressource „OP“ gesetzt (in der Grafik blau), für Ihre MFAs liegen lediglich „anwesend“-Ressourcen (grün) im Kalender, da diese damit ihren Schichtpläne repräsentieren. (Die Ressource „OP“ liegt nicht in den MFA Kalendern.) Für Raum und Gerät haben Sie jeweils die Ressource „frei“ (pink) gesetzt für die Zeiträume, in denen Raum und Gerät zur Verfügung stehen und nicht gerade vor- oder nachbereitet werden. Die Ressource „frei“ liegt nur in den Raum- und Gerätekalendern, aber nicht bei Ärzten und MFAs.

Die Anforderungen müssten Sie dabei wie folgt setzen:

1. Wählen Sie zunächst den Arzt-Kalender an (nur den gewünschten)
2. Setzen Sie für die oberste Verknüpfung auf „Alle der Anforderungen“, lassen Sie die Anzahl auf 1
3. Ziehen Sie die Ressource „OP“ unterhalb der Verknüpfung in den Anforderungsbereich
4. Lassen Sie die Anzahl der Ressource auf 1
5. Wählen Sie alle 5 MFA-Kalender an
6. Ziehen Sie nun die Ressource „anwesend“ in den Anforderungsbereich
7. Stellen Sie hier die Anzahl der Ressource auf 2 (da 2 MFAs anwesend sein sollen)
8. Wählen Sie den gewünschten Raum-Kalender sowie den gewünschten Geräte-Kalender an
9. Ziehen Sie die Ressource „frei“ in den Anforderungsbereich
10. Stellen Sie auch hier die Anzahl auf 2, da die Ressource sowohl im Raum- als auch im Geräte-Kalender gleichzeitig gefunden werden muss
11. Führen Sie nun die Terminsuche aus
12. Die Terminsuche spuckt lediglich die Ergebnisse aus, die alle Bedingungen erfüllen: 1x Ressource „OP“ bei bestimmtem Arzt (blau), 2x Ressource „anwesend“ (grün, egal welche MFA-Kombination), 2x Ressource „frei“ (pink, dabei 1x Raum und 1x Gerät)

Beispiel 2 – Nachuntersuchung – optimale Terminauslastung

Der Patient hatte gerade eine OP und Sie wollen nun den Termin für die Nachuntersuchung festlegen.

Folgende Bedingungen sollen erfüllt sein:

• die Untersuchung soll entweder von Arzt A oder von Arzt B (von 4 vorhandenen Ärzten) durchgeführt werden
• die Untersuchung kann während der normalen Sprechstunde erfolgen oder aber auch in Zeiträumen, die sich die Ärzte für OP geblockt haben, wenn dort freie Slots sind. Allerdings soll dies nur kurzfristig freie bzw. frei gewordene OP-Slots füllen (bspw. nur die nächsten 2 Tage). OP-Ressourcen, die weiter in der Zukunft liegen, sollen nicht durch Nachuntersuchungen blockiert werden, sondern erstmal noch für mögliche OP-Termine zur Verfügung stehen, die gebucht werden. Sie wollen so Ihre Terminauslastung optimieren.

Gehen wir davon aus, in Ihrer Schemaverwaltung hat jeder Arzt seinen eigenen Kalender und die Ärzte haben sich jeweils Zeiträume definiert, in denen Sie ausschließlich Sprechstunden (orange) machen wollen, Zeiträume für OPs (blau) und noch Ressourcen für anderweitige Belegungen.

Gehen Sie im erweiterten Anforderungsmodell wie folgt vor:

1. Wählen Sie zunächst den Kalender von Arzt A und den Kalender von Arzt B an
2. Lassen Sie die oberste Verknüpfung auf „Eine“ und die Anzahl auf 1
3. Ziehen Sie die Ressource „Sprech“ unter die „Eine“-Verknüpfung und lassen Sie die Anzahl auf 1
4. Ziehen Sie die Verknüpfung „Innerhalb“ in den Anforderungsbereich unter die Ressource „Sprech“ und geben Sie bei Zeitraum „2“ ein
5. Ziehen Sie unter „Innerhalb“ nun die Ressource „OP“ (Bitte achten Sie darauf, dass die Ressource auch darunter liegt, also etwas nach rechts eingerückt ist). Lassen Sie die Anzahl auf 1
6. Führen Sie die Terminsuche aus
7. Die Suche gibt jetzt freie Slots für die nächsten 2 Wochen aus. Diese können entweder eine Sprechstunde sein (bei Arzt A oder B) oder aber ein „OP“-Zeitraum (bei Arzt A oder B), solange dieser innerhalb der nächsten 2 Tage liegt. Ab dem dritten Suchtag werden die „OP“-Slots nicht als freier Slot zur Verfügung gestellt

Hinweise und Tipps

• Sie können das erweiterte Anforderungsmodell mit Subterminsuchen kombinieren.
• Sie können das erweiterte Modell je Suche an- oder abwählen.
• Sie können beliebig viele Anforderungen setzen und verschachteln.
• Ist das erweiterte Modell aktiviert, verschwindet die „und“-Checkbox über der Kalender-Liste, da die Verknüpfung für das neue Modell nun anders abgebildet werden kann. Schalten Sie zurück auf das einfache Modell, dann steht die Checkbox wieder zur Verfügung.
• Bitte achten Sie darauf, dass sich der Such-Zeitraum, den Sie generell für die Terminsuche gesetzt haben (oben im Terminsuche-Favoriten-Verwaltungsfenster) und der Zeitraum, den Sie ggf. im erweiterten Anforderungsmodell durch die „Ab“- oder „Innerhalb“-Verknüpfung gesetzt haben, sich nicht gegenseitig ausschließen.
• Werden Ressourcen mehrmals zeitgleich gebraucht (Anzahl > 1), so muss auch immer in > 1 Kalendern gesucht werden, d.h. Ressource 3x –> es muss auch in mindestens 3 Kalendern gesucht werden, damit die Bedingung erfüllt werden kann.