Elektronische Patientenakte (ePA)

Was ist die ePA?

Die elektronische Patientenakte (ePA) dient dem Zweck, allen mitbehandelnden Ärzten eines Patienten dessen behandlungsrelevante aktuelle und historische Daten elektronisch zur Verfügung zu stellen. Das heißt, es können Daten wie bspw. Befunde, Arztbriefe, Medikation, Impfpass etc. an zentraler Stelle gespeichert werden und der Patient kann durch seine Zustimmung seinen behandelnden Ärzten darauf Zugriff gewähren. Die Nutzung der ePA ist für die Patienten freiwillig.

Die ePA wird von den sogenannten Aktenanbietern geführt. Bei diesen sind die Daten des Patienten zentral gespeichert (außerhalb von tomedo®). Zur Verfügung gestellt wird dies den Patienten über deren jeweilige Krankenkasse.

Seit dem vorgegebenen Einführungstermin (01.07.2021) stehen Ihnen alle für die arztseitige Nutzung der ePA-Funktionalitäten in tomedo® zur Verfügung.

Die ePA wird in 3 Stufen ausgebaut werden.

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Informationen zur Stufe 3 werden hier noch ergänzt.

Bitte beachten Sie, dass Sie durch das zur Verfügung stellen der ePA-Funktionen Förderansprüche für Ihre Praxis und Vergütungen geltend machen können. Informationen hierzu finden Sie unter: https://www.kbv.de/html/epa.php

Die nötigen Abrechnungsziffern sind in tomedo® entsprechend hinterlegt.

Voraussetzungen und Einrichtung

e-Health-Konnektor: Secunet, Koco-Box oder Rise
- ePA/PTV4-Upgrade für Ausbaustufe 1.1
- ePa/PTV5-Upgrade inkl. Lizenz für Ausbaustufe 2.0
- Wenn Sie Ihre TI-Ausstattung nicht über uns bezogen haben, müssen Sie sich für das Upgrade bitte an Ihren TI-Betreuer wenden.
- Nutzer des TI-Paketes der zollsoft GmbH, die noch kein Konnektor-Upgrade haben durchführen lassen, können einen Termin mit unseren Technikern für das Upgrade buchen.
e-Health-Kartenterminal: mind.1, ggf. mehrere (je nach Praxis-Aufbau)
SMC-B Praxis-/Institutionsausweis, im Kartenterminal gesteckt
eHBA elektronischer Heilberufsausweis für jeden Arzt der Praxis: zum Abrufen der ePA-Dokumente ebenfalls im Kartenterminal gesteckt, Freischaltung durch PIN
ggf. tomedo® Update:
- mindestens Quartalsupdate Juni/Juli 2021, Version v1.99.0.9 für Ausbaustufe 1.1
- mindestens Quartalsupdate Dez/Jan 2022, Version v1.106.0.6 für Ausbaustufe 2.0

Konfiguration in tomedo®

Wenn Ihr TI-Konnektor das PTV4- bzw. PTV5-Upgrade erhalten hat, können Sie hier die ePA-Funktionen in den tomedo® Einstellungen unter Praxis → Kartei aktivieren. Bitte wählen Sie die Stufe aus, die für Sie zutreffend ist. Danach finden Sie die ePA in den Karteien der Versicherten.

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In den tomedo® Einstellungen können Sie die ePA-Funktionen aktivieren, wenn Ihr TI-Konnektor das PTV4- bzw. PTV5-Upgrade bereits erhalten hat. Nach Aktivierung der tomedo®-ePA-Funktionen finden Sie die ePA in der jeweiligen Patientenakte unterhalb der medizinischen Dokumentation unter dem Reiter „ePA“.

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Anwendung

Zugriff auf die ePA in tomedo®

Über den Button „Aktenanbieter bestimmen“ (siehe Screenshot oben) lösen Sie eine Suche nach der Akte innerhalb der Telematikinfrastruktur aus. Dies ist für jede ePA initial notwendig, da die Akten von unterschiedlichen Kassen angeboten werden und tomedo® sich die betreffende Verbindung merken muss.

Falls Ihr Patient seine ePA noch nie genutzt oder anderweitig aktiviert haben sollte, können Sie das über den Button „Aktenkonto aktivieren“ tun.

Über das Schloss-Symbol (siehe Screenshot unten) haben Sie bei „aktivierter“ Akte die Möglichkeit, Ihre Berechtigung für den Zugriff für einen gewünschten Zeitraum auf die Akte zu beantragen. Der Versicherte muss diesen Zugriff dann vor Ort durch Eingabe seiner PIN bei gesteckter eGK bestätigen, sofern er das nicht schon im Vorfeld in seiner ePA-App – welche die Versicherer stellen – getan hat.

Ab ePA 2.0 ist es hierbei möglich, auch eine Berechtigung für einen unbefristeten Zeitraum zu erteilen. Des Weiteren können ab ePA 2.0 auch die Kategorien der Dokumente ausgewählt werden, für die die Berechtigung erteilt werden soll. Sie können hier aus 24 Kategorien auswählen. Die freigegebenen Kategorien zeigen die jeweils enthaltenen Dokumente in einem Ordnersystem an.

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In der ePA Daten abrufen und hinzufügen

Sie können nun die freigegebenen Inhalte der ePA einsehen und wie gewohnt über die Merkmale im Tabellenkopf filtern. Die Inhalte der ePA lassen sich ganz einfach per Drag-and-drop in die normale Patientenakte ziehen und umgekehrt. Alternativ können Sie Inhalte wie immer in tomedo® über das „+“-Zeichen hinzufügen.

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Wie gewohnt können Sie für die Tabelle einstellen, welche Spalten angezeigt werden und Sie können innerhalb der Spalten filtern.

Ab ePA 2.0 haben Sie in der Tabelle ebenfalls die Sortierung nach Kategorien zur Verfügung. Sie können hier über das kleine Pfeil-Symbol die Kategorie aufklappen und alle darin eingeordneten Dokumente sehen. Im Screenshot unten wäre dies z.B. ein Foto, welches der Kategorie „Hausarzt/Hausärztin“ zugeordnet ist.

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Mit der ePA 2.0 ist es Ihnen möglich, die strukturierten Dokumententypen, die sogenannten „Medizinischen Informations-Objekte“ (MIOs), wie zum Beispiel den Impfpass oder den Mutterpass, von der ePA abzurufen, in tomedo® zu bearbeiten, anschließend mit dem eHBA elektronisch zu signieren und diese wieder in die ePA einzustellen. Im Mutterpass selbst steht Ihnen dazu den Button „-> ePA“ zur Verfügung.

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Dateien, die Sie der ePA hinzufügen, müssen immer mit Meta-Informationen angereichert werden. Pflichtangaben sind: Autor, Fachrichtung der Einrichtung, Dokumentenklassifizierung (grob und fein), Sprache und das Erstelldatum.

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Kosten / Kostenerstattung

Kosten für die ePA-Funktionen in tomedo® : Werden erstattet

Das Konnektor Update für ePA/PTV4 und die ePA-Funktionalitäten in tomedo® sind kostenpflichtig: Für das Konnektor-Upgrade fallen einmalig 400,- EUR an, für die Bereitstellung der ePA-Funktionen in tomedo® weitere einmalige 150,- EUR. Für Wartung und Betrieb der ePA-Funktionen in tomedo® fallen 4,50 EUR pro Quartal an (Bruttopreise). Alle hier genannten Kosten werden von Ihrer KV erstattet.

Hinweise zur Erstattung durch Ihre Landes-KV:

Leider haben auch hier die verschiedenen Landes-KVen unterschiedliche Vorgehensweisen, bitte wenden Sie sich deshalb bezüglich Erstattung direkt an Ihre KV.

Wir können Ihnen dazu gerne – wenn von Ihrer KV gefordert – eine Bescheinigung über das vollzogene PTV4-Upgrade Ihres Konnektors ausstellen, sofern Sie unser TI-Paket nutzen. Andernfalls müssen Sie sich bzgl. einer Bestätigung des Upgrades bitte an Ihren TI-Betreiber wenden.

Sollten Sie noch kein Konnektor-Upgrade durchgeführt haben, können Sie in tomedo® den ePA-Status Ihrer Betriebsstätte manuell einstellen.

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Der Screenshot zeigt die manuelle Angabe Ihres „ePA-Status“.