Elektronische Patientenakte (ePA)
Hier geht es zu den FAQ der ePA3.0 (ePA für alle).
Was ist die ePA?
Die elektronische Patientenakte (ePA) dient dem Zweck, allen mitbehandelnden Ärzten eines Patienten dessen behandlungsrelevante aktuelle und historische Daten elektronisch zur Verfügung zu stellen. Das heißt, es können Daten wie Bespielsweise Befunde, Arztbriefe, Medikation, Impfpass etc. an zentraler Stelle gespeichert werden und der Patient kann durch seine Zustimmung seinen behandelnden Ärzten darauf Zugriff gewähren. Die Nutzung der ePA ist für die Patienten freiwillig.
Die ePA wird von den sogenannten Aktenanbietern geführt. Bei diesen sind die Daten des Patienten zentral gespeichert (außerhalb von tomedo®). Zur Verfügung gestellt wird dies den Patienten über deren jeweilige Krankenkasse.
Empfehlung zum Lernen und Verstehen der Funktion.
tomedo® Campus: ePA für alle
*In der Playliste finden Sie oben rechts das Inhaltsverzeichnis der verfügbaren Videos.
ePA for all (Ausbaustufe 3.0)
Die ePA 2.0 kann seit dem 15.01.2025 nicht mehr genutzt werden, da die Akten durch die Aktenanbieter geschlossen wurden.
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Die Benutzung der ePA 3.0 Akte ist im Gegensatz zur ePA 2.0 widerspruchsbasiert. Das bedeutet, der Patient hat so lange eine elektronische Akte, bis er bei seiner Kasse einen Widerspruch eingelegt. Der Patient hat das Recht, die Akte einzusehen, kann auf Wunsch die Löschung von Daten in der Akte veranlassen oder auch selbst Daten in die ePA reinladen. So behält der Versicherte die Hoheit über seine Akte.
Die Berechtigungen werden nun durch das Einstecken der Gesundheitskarte vergeben. In der Regel gelten diese Berechtigungen für 90 Tage. Alle Einschränkungen, wie etwa der Wunsch, dass bestimmte Personen keinen Zugriff auf bestimmte Daten haben oder diese nur in eingeschränkter Form einsehen dürfen, muss der Patient selbst in seiner Akte einstellen.
Ab dem 29.04.2025 steht allen Kunden die Ausbaustufe 3.0 ePA for all zur Verfügung. Die verpflichtende Nutzung erfolgt nach dem aktuellen Stand ab dem 01.10.2025.
Vorab-Informationen zur ePA für alle (Stufe 3) ab 2025 haben wir auf dieser Landing-Page zusammengestellt: https://tomedo.de/telematikinfrastruktur/epa/
Schauen Sie auch hier direkt auf den KBV Webseiten und Gematik Webseiten für Allgemeine Informationen rund und um die ePA sowie auf dieser zu abrechnungsrelevanten Angaben der KBV.
FAQs zur ePA 3.0 in tomedo
Warum habe ich im Q2/2025 keinen Zugriff auf die Patientenakten von Patienten, die bereits im aktuellen Quartal Ihre Karte gesteckt haben?
Die ePA 3.0 ist erst seit dem 29.04.2025 für alle Praxen freigegeben. Sofern die eGK vor dem 29.04.2025 gesteckt wurde, haben Sie noch keinen Zugriff. Sie müssen die eGK also im Q2/2025 nach dem 29.04.2025 in einem Kartenterminal, das mit der TI verbunden ist, gesteckt haben
Warum erhalte ich keinen Zugriff auf die ePA des Patienten nach dem Einlesen der mobilen Kartendaten (zum Beispiel nach einem Hausbesuch)?
Die eGK des Patienten muss derzeit zwingend in ein stationäres TI-Kartenlesegerät gesteckt werden, um die Berechtigung für den Zugriff auf die Patientenakte über die eGK zu erhalten. Mobile Karten unterstützen diese Funktionalität der TI nicht.
Hinweis: Alternativ kann der Patient Ihrer Praxis über seine Krankenkassen-App den Zugriff auf die eigene Akte erlauben.
Sie haben Probleme, dass die eGK-Daten von tomedo nicht verarbeitet werden können?
Damit die Kartendaten korrekt ausgelesen werden können, stecken Sie oder Ihre Patienten die eGKs lang genug in das Kartenterminal. Wichtig!
Meldung: Praxis hat keinen Zugriff auf die elektronische Akte
Der fehlende Zugriff auf die ePA ist kein Fehler, sondern Folge eines Widerspruchs oder der Nicht-Einrichtung der Akte.
Was kann ich tun, bei dem Hinweis: „Die Metadaten konnten nicht geladen werden“?
- Gegebenenfalls ist ein tomedo Update erforderlich. tomedo muss sich mindestens auf der Version v1.154.0.19 befinden.
- Zudem muss die eGK stecken bleiben bis die Meldung kommt „Berechtigung ermittelt bis: <Datum>“ erst dann hat die Praxis auch die Berechtigung auf die ePA zuzugreifen, oft wird die eGK hier zu früh gezogen.
- Gegebenenfalls hilft auch ein Neustart der TI Services, dies wird in der Kartei im ePA Reiter über den grünen Punkt und “Modul starten” gemacht.
- Wenn das alles nicht hilft und in Kombination mit der Meldung “IBM nicht erreichbar, RISE nicht erreichbar” auftritt s. ePA 3.0 oder „ePA für alle“ | Meldung: IBM nicht erreichbar. RISE nicht erreichbar
Was kann ich tun, bei dem Hinweis: „Fehler bei der Onlineprüfung“?
- Ohne Onlineprüfung erhalten Sie keine ePA Berechtigung.
- Die Onlineprüfung muss zwingend erfolgt sein, damit der Zugriff auf die ePA gegeben werden kann.
- Die eGK muss in einem stationären Kartenlesegerät gelesen werden, da bei mobilen Lesegeräten keine Onlineprüfung erfolgt.
Was kann ich bei der Hinweis „InvalAuth“ tun?
- Diese Fehlermeldung deutet darauf hin, dass ein Problem beim Aktenanbieter vorliegt. Bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.
- Wenn das Problem häufig auftritt, kann das TI Services Log gegebenenfalls mehr Informationen geben.
Der Aktenanbieter IBM oder RISE ist nicht erreichbar?
- Die Meldung „IBM nicht erreichbar. RISE nicht erreichbar“ lässt darauf schließen, dass am tomedo®-Server die TI Routen zu den offenen Fachdiensten nicht verfügbar sind. Siehe auch:
- Prüfen Sie TI-Routen.
- Prüfen Sie die Firewall-Routen.
Warum konnte keine ePA für KVNR 123456789 gefunden werden?
- Es kann keine ePA gefunden werden. Entweder:
- die Aktenanbieter sind nicht erreichbar (wird dann eigentlich auch angezeigt)
- die KVNR vom Patienten ist falsch hinterlegt
- es existiert tatsächlich keine Akte (z.B. bei Widerspruch der ePA)
- Mit dem Karte stecken wird nur die Zugriffsberechtigung erteilt. Man kann aber immer sehen, ob eine ePA existiert.
- Wenn die ePA grundsätzlich funktioniert im System und bei anderen Patienten kein Fehler auftritt, muss der Patient sich an die Krankenkasse wenden und nachfragen, ob eine ePA angelegt worden ist.
Was passiert mit der Akte, wenn der Patient die Krankenkassen wechselt?
Bei einem Wechsel der Krankenkasse zieht die ePA Inhalte des Patienten automatisch mit um.
Warum habe ich auf die Akte des Patienten einen Zugriff, obwohl ich die Versichertenkarte des Patienten heute nicht eingelesen habe?
- Mit Stecken der eGK erhält die Praxis Zugriff auf die Akte für die nächsten 90 Tage. Wird die Kartei eines Patienten ohne wiederholtes Stecken der eGK geöffnet, kann weiterhin auf die ePA des Patienten zugegriffen und Daten in die Akte hochgeladen werden.
- Hinweis: Der Patient kann über die App die Zugriffsberechtigung der Praxis entfernen. Dadurch kann der Zeitraum der Zugriffsberechtigung u. U. auch kürzer sein.
Wofür besteht eine Befüllungspflicht für Arztpraxen?
- Dokumente wie Laborbefunde, Entlassungsbriefe, Arztbriefe und Befundberichte müssen in der ePA hinterlegt werden, sofern sie im aktuellen Behandlungskontext erstellt werden.
- Ältere Dokumente müssen nicht rückwirkend hochgeladen werden.
Besteht die Möglichkeit der Vorkonfiguration für Dokumentenklasse und Dokumententyp?
Hinterlegen Sie pro Karteieintragstyp die passende Dokumentenklasse und -typ pro Karteityp für Dokumentenupload. Diese Einstellung führen Sie einmalig durch und haben dann für den Fall des Einstellens eines Dokuments in die ePA die entsprechenden Klassifizierungen vorausgewählt und müssen diese nicht
jedes Mal aus der Vielzahl der Möglichkeiten individuell pro Vorgang heraussuchen. Schauen Sie hier, um mehr über die Konfiguration zu erfahren.
Gibt es eine begrenzte Datenmenge oder Dateigröße, die hochgeladen werden kann?
Es können nur Dokumente von maximal 25 MB sowie ein Datenpaket von maximal 250 MB in die Akte geladen werden. Die Anzahl der Dokumente ist nicht limitiert.
Wo finde ich das TI Services Log?
- Mac Server: Auf dem Server im Finder → Gehe zu Ordner → /private/tmp/tomedo/
- Linux Server: mit dem TeamViewer verbinden und via Dateiübertragung die TI Services Logs aus dem Ordner tmp/tomedo holen.
Alt
- Die ePA 3.0 ist für alle Praxen seit dem 29.04.2025 freigegeben. Warum habe ich keinen Zugriff auf die Patientenakten von Patienten, die bereits im aktuellen Quartal Ihre Karte gesteckt haben?
- Sie haben erst Zugriff auf die Akte, wenn der Patient ab dem 29.04.2025 seine eGK bei Ihnen in der Praxis steckt.
- Warum erhalte ich keinen Zugriff auf die ePA des Patienten nach dem Einlesen der mobilen Kartendaten (zum Beispiel nach einem Hausbesuch)?
- Mobile Karten unterstützen keinerlei Funktionalität in der TI! So muss die eGK des Patienten zwingend in ein stationäres TI-Kartenlesegerät gesteckt werden, um die Berechtigung für den Zugriff auf die Patientenakte über die eGK zu erhalten.
- Hinweis: Alternativ kann der Patient Ihrer Praxis über seine Krankenkassen-App den Zugriff auf die eigene Akte erlauben.
- Sie haben Probleme, dass die eGK-Daten von tomedo nicht verarbeitet werden können?
- Damit die Kartendaten korrekt ausgelesen werden können, stecken Sie oder Ihre Patienten die eGKs lang genug in das Kartenterminal. Wichtig!
- Praxis hat keinen Zugriff auf die elektronische Akte
- Der fehlende Zugriff auf die ePA ist kein Fehler, sondern Folge eines Widerspruchs oder der Nicht-Einrichtung der Akte.
- Was kann ich tun, bei dem Hinweis: „Die Metadaten konnten nicht geladen werden“?
- Gegebenenfalls ist ein tomedo Update erforderlich. tomedo muss sich mindestens auf der Version v1.154.0.19 befinden.
- Zudem muss die eGK stecken bleiben bis die Meldung kommt „Berechtigung ermittelt bis: <Datum>“ erst dann hat die Praxis auch die Berechtigung auf die ePA zuzugreifen, oft wird die eGK hier zu früh gezogen.
- Gegebenenfalls hilft auch ein Neustart der TI Services, dies wird in der Kartei im ePA Reiter über den grünen Punkt und “Modul starten” gemacht.
- Wenn das alles nicht hilft und in Kombination mit der Meldung “IBM nicht erreichbar, RISE nicht erreichbar” auftritt s. ePA 3.0 oder „ePA für alle“ | Meldung: IBM nicht erreichbar. RISE nicht erreichbar
- Was kann ich tun, bei dem Hinweis: „Fehler bei der Onlineprüfung“?
- Ohne Onlineprüfung erhalten Sie keine ePA Berechtigung.
- Die Onlineprüfung muss zwingend erfolgt sein, damit der Zugriff auf die ePA gegeben werden kann.
- Die eGK muss in einem stationären Kartenlesegerät gelesen werden, da bei mobilen Lesegeräten keine Onlineprüfung erfolgt.
- Was kann ich bei der Hinweis „InvalAuth“ tun?
- Diese Fehlermeldung deutet darauf hin, dass ein Problem beim Aktenanbieter vorliegt. Bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.
- Wenn das Problem häufig auftritt, kann das TI Services Log gegebenenfalls mehr Informationen geben.
- Der Aktenanbieter IBM oder RISE ist nicht erreichbar?
- Die Meldung „IBM nicht erreichbar. RISE nicht erreichbar“ lässt darauf schließen, dass am tomedo®-Server die TI Routen zu den offenen Fachdiensten nicht verfügbar sind. Siehe auch:
- Prüfen Sie TI-Routen.
- Prüfen Sie die Firewall-Routen.
- Warum konnte keine ePA für KVNR 123456789 gefunden werden?
- Es kann keine ePA gefunden werden. Entweder:
- die Aktenanbieter sind nicht erreichbar (wird dann eigentlich auch angezeigt)
- die KVNR vom Patienten ist falsch hinterlegt
- es existiert tatsächlich keine Akte (z.B. bei Widerspruch der ePA)
- Mit dem Karte stecken wird nur die Zugriffsberechtigung erteilt. Man kann aber immer sehen, ob eine ePA existiert.
- Wenn die ePA grundsätzlich funktioniert im System und bei anderen Patienten kein Fehler auftritt, muss der Patient sich an die Krankenkasse wenden und nachfragen, ob eine ePA angelegt worden ist.
- Es kann keine ePA gefunden werden. Entweder:
- Was passiert mit der Akte, wenn der Patient die Krankenkassen wechselt?
- Bei einem Wechsel der Krankenkasse zieht die ePA Inhalte des Patienten automatisch mit um.
- Warum habe ich auf die Akte des Patienten einen Zugriff, obwohl ich die Versichertenkarte des Patienten heute nicht eingelesen habe?
- Mit Stecken der eGK erhält die Praxis Zugriff auf die Akte für die nächsten 90 Tage. Wird die Kartei eines Patienten ohne wiederholtes Stecken der eGK geöffnet, kann weiterhin auf die ePA des Patienten zugegriffen und Daten in die Akte hochgeladen werden.
- Hinweis: Der Patient kann über die App die Zugriffsberechtigung der Praxis entfernen. Dadurch kann der Zeitraum der Zugriffsberechtigung u. U. auch kürzer sein.
- Befüllungspflicht
- Dokumente wie Laborbefunde, Entlassungsbriefe, Arztbriefe und Befundberichte müssen in der ePA hinterlegt werden, sofern sie im aktuellen Behandlungskontext erstellt werden.
- Ältere Dokumente müssen nicht rückwirkend hochgeladen werden.
- Besteht die Möglichkeit der Vorkonfiguration für Dokumentenklasse und Dokumententyp?
- Hinterlegen Sie pro Karteieintragstyp die passende Dokumentenklasse und -typ pro Karteityp für Dokumentenupload. Diese Einstellung führen Sie einmalig durch und haben dann für den Fall des Einstellens eines Dokuments in die ePA die entsprechenden Klassifizierungen vorausgewählt und müssen diese nicht
jedes Mal aus der Vielzahl der Möglichkeiten individuell pro Vorgang heraussuchen. Schauen Sie hier, um mehr über die Konfiguration zu erfahren.
- Hinterlegen Sie pro Karteieintragstyp die passende Dokumentenklasse und -typ pro Karteityp für Dokumentenupload. Diese Einstellung führen Sie einmalig durch und haben dann für den Fall des Einstellens eines Dokuments in die ePA die entsprechenden Klassifizierungen vorausgewählt und müssen diese nicht
- Gibt es eine begrenzte Datenmenge oder Dateigröße, die hochgeladen werden kann?
- Es können nur Dokumente von maximal 25 MB sowie ein Datenpaket von maximal 250 MB in die Akte geladen werden. Die Anzahl der Dokumente ist nicht limitiert.
- Wo finde ich das TI Services Log?
- Mac Server: Auf dem Server im Finder → Gehe zu Ordner → /private/tmp/tomedo/
- Linux Server: mit dem TeamViewer verbinden und via Dateiübertragung die TI Services Logs aus dem Ordner tmp/tomedo holen.
Hinweis: Beachten Sie auch die zentralen Gematik FAQs zur ePA for all 3.0
Beachten Sie die untergeordneten Kapitel, um mehr zur Konfiguration und Verwendung der ePA in tomedo® zu erfahren.