Dental – Factoring – BFS Schnittstelle

Übersicht und Einrichtung der BFS Schnittstelle

Übersicht über die BFS Schnittstelle

Die Firma BFS ist ein Factoringunternehmen, das eine Breite Auswahl an Factoringleistungen anbietet. Weitere Details finden Sie unter der Webseite BFS – Zahnarzt.

Über die BFS-Schnittstelle arbeitet tomedo.dental direkt mit dem Rechenzentrum BFS health finance zusammen. Die Schnittstelle ist eine VDDS-RZ-Schnittstelle, die Daten über eine Programmierschnittstelle (API) austauscht. Rechnungen gehen damit ohne Umweg über tomedo-Link oder einen lokalen RZ-Client an BFS. Den Bearbeitungsstand einer Rechnung, das Mahnwesen und die Buchungen können Sie direkt in tomedo.dental abrufen.

Funktionen der BFS Schnittstelle

Die BFS-Schnittstelle umfasst folgende Funktionen:

• Bonitätsanfragen an BFS stellen und die aktuellen Ergebnisse in den Patientendetails anzeigen
• Rechnungen inklusive Anlagen wie Labordokumenten an BFS exportieren
• Den Bearbeitungsstand von Einreichungen und Rechnungen abfragen
• Rechnungen in der BFS Rechnungsübersicht einsehen und bei BFS stornieren
• BFS-Abrechnungsnachweise als PDF abrufen und speichern

Die meisten Funktionen finden Sie in der Rechnungsverwaltung unter Verwaltung → Privat / BG → Privatrechnungen im Reiter Factoring. Die Bonitätsprüfung erreichen Sie in den Patientendetails im Reiter Bonitätsprüfung.

Weiterführende Informationen

Allgemeine Informationen zur Rechnungsverwaltung und zum Stornieren von Rechnungen finden Sie in diesen Handbucheinträgen:

• Privatrechnungs-Verwaltung (Privatrechnungsverwaltung)
• Erstellen von PVS- und Sammelrechnungen (Erstellung von Sammelrechnungen)
• Stornoprozess (Stornoprozess)

Einrichtung der BFS-Schnittstelle

Voraussetzungen

Damit Sie die BFS-Schnittstelle nutzen können, müssen in tomedo.dental der VDDS-Rechnungsexport und der Exportmodus BFS-API freigeschaltet sein. Diese Option muss durch den Support aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Außerdem brauchen Sie einen Vertrag mit BFS health finance und die Zugangsdaten für die BFS-API. Die Zugangsdaten erhalten Sie von BFS.

Hinweis: Für die Einrichtung benötigen Sie Administratorrechte.

Factoring-Konto anlegen und Abrechnungszentrum zuordnen

Öffnen Sie Admin → Privat (GOÄ) / BG (UV-GOÄ) → PAD- / PVS- / Sammelrechnungstypen und wählen Sie das Factoring-Konto (Sammelrechnungstyp) aus, über das Sie mit BFS abrechnen.

Mit dem Plus Button 1 erstellen Sie einen neuen Sammelrechnungstyp Eintrag. Wählen Sie als Abrechungstyp den Typ VDDS-RZ 2 und erstellen Sie einen neuen Typs mit dem OK Button 3.

Vergeben Sie einen Namen für den VDDS-RZ Sammelrechungstyp 1, wählen Sie als Abrechnungszenrum BFS health finance GmbH aus 2 und tragen Sie ihre BFS Kundennummer in 4 ein. Die BFS Zugangsdaten für die BFS Api werden in den Felder Indentifier 5 und Password 6 hinterlegt. Wenn mehreren Factoring-Konten mit BFS existieren, hinterlegen Sie die Zugangsdaten für jedes Konto einzeln.

Die weitere Konfiguration der BFS Schnittstelle erfolgt über das Fenster VDDS-RZ Abrechnugszentren welche über 3 geöffnet wird.

Wählen Sie im Fenster VDDS-RZ Abrechnungszentren das Abrechnungszentrum BFS health finance aus und stellen Sie im Auswahlmenü „Exportmodus:“ 1 den Eintrag „BFS-API“ ein. Den Eintrag „BFS-API“ zeigt das Auswahlmenü nur, wenn die Freischaltung durch den Support erfolgt ist und das Abrechnungszentrum BFS health finance ausgewählt ist.

Unter „Optionen“ 3 legen Sie fest, welche Belege mit der Rechnung übertragen werden, z.B. „Fremdlabor-Beleg anhängen“ oder „Eigenlabor-Beleg anhängen“.

Bonitätsprüfung über die BFS-Schnittstelle

Öffnen Sie die Patientendetails und wechseln Sie in den Reiter Bonitätsprüfung 1. Wählen Sie im Auswahlmenü „Factoring-Konto:“ 2 das Konto aus, über das abgerechnet wird. Mit dem Button „Bonität anfragen“ 4 stellen Sie eine Bonitätsabfragen über den gewählten Betrag 3.

Ist für das ausgewählte Factoring-Konto der Exportmodus BFS-API eingestellt, lädt tomedo.dental die aktuellen Werte der Anfrage direkt von BFS. Währenddessen erscheint die Meldung „Bonitätsdaten werden über die BFS-API geladen…“. Beträge, Daten, Bemerkung und Ausfallschutz werden live von BFS angezeigt. Die Ampel 6 und die Bewertung der Bonität bleiben die lokal gespeicherten Werte.

In diesem Bereich finden Sie zusätzlich:

• „Neu laden“ : Lädt die Bonitätsdaten erneut von BFS, z.B. nachdem BFS einen Betrag geändert hat.
• „BFS Details“ 5: Öffnet die Ankaufanfragedetails mit ID, Mandant, Anfragedatum, „Gültig bis:“, Status, angefragtem, zugesagtem und verbleibendem Betrag, Empfänger, Adresse, Bemerkung und Ausfallschutz.
• Ausfallschutz 7: Zeigt an, ob BFS das Ausfallrisiko voll, eingeschränkt oder gar nicht übernimmt.

Eine Ankaufanfrage kann bei BFS einen dieser Status haben:

• Offen: Die Anfrage wurde gestellt und ist noch nicht beantwortet.
• Gültig: Das Ergebnis liegt vor und kann genutzt werden.
• Verbraucht: Der zugesagte Betrag wurde vollständig genutzt.
• Ersetzt: Eine neuere Anfrage hat diese Anfrage abgelöst.
• Abgelaufen: Die Gültigkeit ist abgelaufen.

Hinweis: Besteht für den Patienten bereits eine gültige Anfrage mit positivem Ergebnis, weist tomedo.dental vor einer neuen Anfrage darauf hin: „Achtung: Die bestehende Bonitätsanfrage wird dabei über die BFS-API ersetzt. Dennoch fortfahren?“ Bestätigen Sie, ersetzt BFS die bisherige Anfrage, statt eine zusätzliche anzulegen.

Rechnungen an BFS übergeben

Rechnungen übergeben Sie wie gewohnt über das Factoring-Konto an das Rechenzentrum. Mit dem Exportmodus BFS-API übermittelt tomedo.dental die Rechnungen inklusive der eingestellten Anlagen direkt an BFS.

Wählen sie den Bereich Rechnungen 1. Über die Kategorie 2, Zeitraum 3 können sie mit dem Button Geladen 4 eine aktuelle Liste der Rechnungen erhalten. Diese Rechnungen werden im Bereich 5 angezeigt.

Der untere Bereich ist eine Arbeitsliste 6, die Sie über Drag and Drop aus der oberen Liste füllen können. Selektieren Sie die Rechnung, die sie exportieren möchten, und starten sie den Export über 8. Wählen Sie die korrekt BFS Schnittstelle und starten Sie den Export mit dem Button OK.

Wählen Sie die korrekte BFS Schnittstelle 1 und starten Sie den Export mit dem Button OK.

BFS Rechnungsübersicht

BFS Rechnungsdetails

Die Rechnungsübersicht der an über die VDDS-RZ Schnittstellen exportierten Rechnungen öffnen Sie in der Rechnungsübersicht im Bereich Factoring 1. Bei mehreren VDDS-RZ Schnittstellen wählen Sie zuerst im Auswahlmenü die korrekte BFS Schnittstelle aus.

Jede Übergabe erscheint in der Rechnungsverwaltung im Reiter Factoring in der Liste „Rechnungsübergaben“. Über das Auswahlmenü „Konto:“ filtern Sie die Liste nach einem Factoring-Konto.

Die BFS-Buttons zeigt tomedo.dental nur an, wenn das gewählte Konto den Exportmodus BFS-API nutzt. Ist „Alle“ gewählt, genügt es, dass mindestens ein Konto die BFS-API nutzt. Dann können auch die BFS Abrechnungsnachweise 2 und die BFS Rechnungsübersicht 3 geöffnet werden werden

Wählen Sie unter „zugehörige Rechnungen:“ eine Rechnung aus 4

Wählen Sie eine Rechnungsübergabe aus und klicken Sie auf „BFS Einreichungsdetails“ 5. Das Fenster Einreichungsdetails zeigt diese Angaben:

• ID, Art, Erfassungsdatum, Mandant und Abrechnung-ID
• Anzahl der Rechnungen und Summe Soll
• Bemerkung, Dateiname, Kontoinhaber und IBAN
• Prozessschritte der Einreichung bei BFS

Die Prozessschritte zeigen, wie weit BFS die Einreichung bearbeitet hat, z.B. „Eingang“, „Rechnung Erfassung“, „Rechnung Versand“, „Abrechnung Erstellung“, „Abrechnung Freigabe“ oder „Abrechnung Versand“. Jeder Schritt ist entweder „Offen“ oder „Abgeschlossen“.

Gehören mehrere Einreichungen zu einer Übergabe, wechseln Sie oben im Fenster über die nummerierten

BFS – Rechnungsübersicht

Mit dem Button „BFS Rechnungsübersicht“ im Reiter Factoring öffnen Sie eine Übersicht aller Rechnungen, die BFS in einem Zeitraum erfasst hat.

Legen Sie mit „Von:“ und „Bis:“ den Zeitraum fest. Voreingestellt sind der Monatserste und das heutige Datum. Bei mehreren Factoring Konten mit BFS wählen Sie zuerst im Auswahlmenü „BFS-Api“ die Schnittstelle aus. Mit „Laden“ ruft tomedo.dental die Rechnungen von BFS für den ausgewählten Zeitraum ab 1.

Die Tabelle zeigt Rechnungs-Nr., BFS-Nr., Rechnungsdatum, Patient, Betrag, offenen Betrag und Status. Eine Seite zeigt höchstens 50 Rechnungen. Mit den Buttons „<“ und „>“ blättern Sie zwischen den Seiten. Unten sehen Sie die aktuelle Seite und die Gesamtzahl der Einträge.

Wenn Sie eine Rechnung auswählen 2, zeigt der rechte Bereich die Rechnungsdetails 3 mit Mahnwesen 4, Buchungen 5 und Storno 6.

Das Fenster Rechnungsdetails gliedert sich in diese Bereiche:

• Rechnungsdetails: BFS-Nr., Mandant, Rechnungsdatum, Abrechnungsdatum, „Erfasst am:“, „Beglichen am:“, Rechnungsbetrag, offener Betrag, Saldo, Status und Ausfallschutz.
• Mahnwesen: Die aktuelle Mahnstufe („Keine“, „1. Mahnung“, „2. Mahnung“, „3. Mahnung“ oder „Abgegeben“), das Datum der nächsten Mahnung, ein eventueller Mahnstopp und die Daten der bisherigen Mahnungen.
• Buchungen: Alle Buchungen zur Rechnung mit Datum, Typ, Betrag und Bemerkung.
• Storno: Eine Rechnung bei BFS stornieren (siehe Rechnungen bei BFS stornieren).

Der Status einer Rechnung bei BFS lautet „Normal“, „Mahnung ausgesetzt“, „Nie mahnen“ oder „Rechtsanwalt“.

Hinweis: Die Filterzeile durchsucht nur die aktuell geladene Seite. Wenn Sie eine bestimmte Rechnung suchen, grenzen Sie zuerst den Zeitraum ein und klicken Sie auf „Laden“.

BFS Rechnung Stornieren

Im Bereich Storno der Rechnungsdetails beantragen Sie bei BFS den Storno einer Rechnung. Die Infozeile zeigt, ob die Rechnung stornierbar ist und wie hoch der offene Betrag ist. Die Tabelle darunter listet bisherige Storno-Anträge mit Status, zu stornierendem Betrag, offenem Betrag vor dem Storno und einem eventuellen Fehler.

So stornieren Sie eine Rechnung:

1. Tragen Sie im Feld „Zu stornierender Betrag:“ den Betrag ein.
2. Wählen Sie im Auswahlmenü „Grund:“ einen Stornogrund. Die Gründe gibt BFS vor.
3. Klicken Sie auf „Stornieren“.
4. Bestätigen Sie die Abfrage „Rechnung stornieren?“ mit „Stornieren“.

tomedo.pro Dental zeigt danach „Storno beantragt – Status: …“ an. Der Status lautet „Ausstehend“, „Erfolgreich“ oder „Fehler“.

Ein Storno ist nicht möglich, wenn:

• die Rechnung bei BFS bereits storniert ist,
• bereits ein Storno-Antrag mit dem Status „Ausstehend“ läuft,
• BFS für diese Rechnung keinen Storno zulässt oder
• keine Stornogründe geladen werden konnten.

In diesen Fällen zeigt tomedo.pro den Grund an und deaktiviert den Button „Stornieren“.

Hinweis: Ein Storno bei BFS ändert die Rechnung in tomedo.dental nicht automatisch. Stornieren Sie die Rechnung bei Bedarf zusätzlich in tomedo.dental, wie im Handbucheintrag Stornoprozess beschrieben.

BFS Abrechnungsnachweise

Mit dem Button „BFS Abrechnungsnachweise“ im Reiter Factoring öffnen Sie die Abrechnungsnachweise, die BFS für Ihre Praxis erstellt hat.

Bei mehreren Factoring-Konten mit BFS wählen Sie zuerst im Auswahlmenü „BFS-Api“ die Schnittstelle aus 1 und laden mit „Aktualisieren“ die Liste neu, mit „Zurück“ und „Weiter“ blättern Sie zwischen den Seiten. Die Tabelle zeigt Nummer, Datum, Anzahl der Rechnungen, Volumen, Auszahlungsdatum und Auszahlungsbetrag.

Wenn Sie einen Abrechnungsnachweis auswählen 2, lädt tomedo.dental die PDF-Datei und zeigt sie im Fenster an. In dem Bereich 3 werden die PDFs der ausgewählten Zeile angezeigt und können exportiert werden.

Anwendungsbeispiele

Workflow: Behandlung mit Factoring absichern

Vor einer umfangreichen privaten Behandlung, z.B. einer prothetischen Versorgung, prüfen Sie die Bonität des Patienten. Öffnen Sie die Patientendetails und wechseln Sie in den Reiter Bonitätsprüfung. Wählen Sie das BFS-Factoring-Konto und klicken Sie auf „Bonität anfragen“. Sobald das Ergebnis vorliegt, sehen Sie unter „BFS Details“ den zugesagten Betrag und das Ablaufdatum der Zusage. Liegt der geplante Rechnungsbetrag über dem zugesagten Betrag, klären Sie die Finanzierung vor Behandlungsbeginn mit dem Patienten.

Workflow: Rechnungsstatus bei Rückfragen prüfen

Ein Patient ruft an und sagt, er habe seine Rechnung bereits bezahlt. Öffnen Sie im Reiter Factoring die „BFS Rechnungsübersicht“ und filtern Sie in der Spalte Patient nach dem Namen. Wählen Sie die Rechnung aus. Unter Buchungen sehen Sie, ob und wann die Zahlung bei BFS eingegangen ist. Unter Mahnwesen sehen Sie, ob bereits eine Mahnung verschickt wurde.

Workflow: Fehlerhafte Rechnung stornieren

Sie stellen fest, dass eine bereits übermittelte Rechnung falsch ist. Suchen Sie die Rechnung in der „BFS Rechnungsübersicht“ und beantragen Sie im Bereich Storno den Storno über den offenen Betrag mit einem passenden Grund. Prüfen Sie über „Neu laden“, ob der Status auf „Erfolgreich“ wechselt. Stornieren Sie die Rechnung anschließend auch in tomedo.dental und übermitteln Sie die korrigierte Rechnung neu.

Workflow: Auszahlungen abgleichen

Für die Buchhaltung öffnen Sie regelmäßig die „BFS Abrechnungsnachweise“. Vergleichen Sie Auszahlungsdatum und Auszahlungsbetrag mit dem Kontoauszug und speichern Sie den Nachweis mit „PDF speichern…“ in Ihrer Ablage.

Best Practices

Tipps und Best Practices

• Pflegen Sie die BFS-Zugangsdaten für jedes Factoring-Konto einzeln. Ohne vollständige Zugangsdaten kann tomedo.dental keine Daten von BFS abrufen.
• Nutzen Sie den Kontofilter im Reiter Factoring, wenn Sie neben BFS weitere Rechenzentren verwenden. So sehen Sie die BFS-Buttons nur dort, wo sie relevant sind.
• Bonitätsergebnisse haben ein Ablaufdatum. Prüfen Sie vor der Rechnungsstellung unter „BFS Details“, ob die Zusage noch gültig ist.

Häufige Fragen und Lösungen

Die Buttons „BFS Einreichungsdetails“ und „BFS Rechnungsdetails“ fehlen.
Diese Buttons erscheinen nur, wenn die ausgewählte Übergabe über die BFS-API eingereicht wurde. „BFS Rechnungsdetails“ erscheint außerdem erst, wenn Sie eine Rechnung unter „zugehörige Rechnungen:“ auswählen. Prüfen Sie auch, ob im Auswahlmenü „Konto:“ ein Konto mit dem Exportmodus BFS-API gewählt ist.

Im Auswahlmenü „Exportmodus:“ fehlt der Eintrag „BFS-API“.
Der Eintrag erscheint nur beim Abrechnungszentrum BFS health finance und nur, wenn der Exportmodus BFS-API durch den Support freigeschaltet wurde.

In der Bonitätsprüfung erscheint „BFS-API Verbindung fehlgeschlagen“.
tomedo.dental konnte die aktuellen Daten nicht von BFS laden und zeigt die zuletzt lokal gespeicherten Werte. Prüfen Sie die Zugangsdaten im Factoring-Konto und versuchen Sie es mit „Neu laden“ erneut.

Die Einreichungsdetails melden „Bei der Übergabe dieser Einreichung an die BFS-API ist ein Fehler aufgetreten. Details können nicht geladen werden.“
Die Übermittlung an BFS ist fehlgeschlagen. Die Fehlermeldung finden Sie in der Rechnungsübergabe im Feld „Fehlermeldung:“. Übermitteln Sie die Übergabe nach der Korrektur über das Kontextmenü mit „Erneut übermitteln“.

Die Abrechnungsnachweise melden „Kein vollständig konfiguriertes BFS-Konto verfügbar.“
Für das gewählte Factoring-Konto fehlen die BFS-Zugangsdaten. Hinterlegen Sie „Identifier:“ und „Passwort:“ im Bereich „BFS-API Zugangsdaten“.