Terminsuche benutzen

Die automatische Terminsuche ist ein Kernelement von tomedo®. Um diese benutzen zu können, müssen Sie die entsprechenden Ressourcen vorbereitet haben. Sobald dies der Fall ist, können Sie das Suchfenster für einen neuen Termin über mehrere Wege erreichen. Zum einen können Sie über Aktion → Neuer Termin (ohne Patient) die Terminsuche öffnen. Außerdem besteht die Möglichkeit, von der Tagesliste, der Kartei oder den Patientendetails aus über den Button „Neu“  in das Suchfenster zu gelangen. In diesem Fall ist der entsprechende Patient bereits im Suchfenster hinterlegt, kann aber über den „–“-Button neben seinem Namen auch wieder entfernt werden.

Das Suchfenster besteht aus vier Bereichen:

1. Über die Patientensuche können Sie direkt den Patienten auswählen, für den der Termin angelegt werden soll. Wenn ein Patient ausgewählt ist, erscheinen automatisch im Bereich „Termine des Patienten“ 3 alle weiteren Termine, die dieser Patient bereits für die Zukunft vereinbart hat.
2. Hier können Sie zwischen einer einzelnen Terminsuche („Einzel“), einer vordefinierten Terminsuche („Definiert“) und einer verketteten Terminsuche („Kette“) wählen. Die zweite und dritte Option muss vollständig durch Sie vorkonfiguriert sein, damit Sie diese nutzen können. Alle drei Optionen sind ähnlich aufgebaut und suche immer nach einer freien Zeit, in die die ausgewählte Terminart passt. Es wird nur in den aktiven Kalendern und Ressourcen für die entsprechende Zeitspanne gesucht. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf „Freie Termine Suchen“. Haben Sie für die Einzelsuche bereits manuell einen bestimmten Suchzeitraum gesetzt (abweichend vom Standard), so bleibt dieser ab tomedo® Version 1.144 nun auch nach Umschalten zwischen den Reitern (Einzel, Definiert und Kette) erhalten und wird nicht immer wieder automatisch zurückgesetzt.
3. Dies ist die Ergebnisliste. Hier erhalten Sie keine konkreten Terminvorschläge, sondern Zeitspannen, in welche ein Termin mindestens einmal hineinpasst. Das Datum, die Uhrzeit und der Kalender werden angezeigt. Im Falle von Kettenterminen haben Sie hier mehrere Ergebnislisten, jeweils eine pro Kettentermin. Im unteren Bereich kann die Ergebnisliste nach Wochentagen oder Zeiten (z.B. >10:00 oder <8:00) gefiltert werden. Durch Klick auf das Lupen-Symbol können Sie zwischen „Nach Kürzeln suchen“ und „Volltextsuche der Einträge“ umschalten. Rechts neben der Freitextsuche finden Sie außerdem eine Filtermöglichkeit nach Betriebsstätte/Lokalität und nach Kalender. Wählen Sie hier die Option „automatisch setzen“, dann ist bei jeder ausgeführten Terminsuche der Filter auf die lokal eingestellte Betriebsstätte (Arbeitsplatz) voreingestellt. Ist ein Filter gesetzt, so wird das Filter-Symbol blau angezeigt, die Ergebnisse zeigen dann nur die Slots, die dem Filter entsprechen. Durch Anklicken eines Resultates wird der Kalender mit Terminen und freien Slots auf der rechten Seite des Fensters 4 angezeigt. Sie können dabei jederzeit zu einem anderen Resultat wechseln.
4. Hier werden in Gelb die Bereiche angezeigt, in die der entsprechende Termin hineinpasst. Der Termin wird immer an den Beginn des Bereiches gesetzt, der Terminvorschlag kann aber mittels Drag-and-drop in der Zeit verschoben werden, auch außerhalb des gelben Bereiches. Durch Klick auf den Terminvorschlag erscheint ein zusätzliches Fenster, in welchem Sie Termininformationen angeben können. Sind Rechte für das manuelle Anlegen von Terminen vergeben, so gelten diese in der Terminsuche ebenfalls sobald ein Termin dort manuell außerhalb des vorgeschlagenen Bereichs gezogen wird. Beachten Sie, dass, sofern Sie in der Terminsuche-Verwaltung für die genutzte Terminsuche ein Raster eingestellt haben, die in der Terminsuche vorgeschlagenen (ggf. zu unrunden Zeiten beginnenden) Terminslots so abgeschnitten oder geteilt werden, dass sie zum eingestellten Raster passend beginnen.
5. Gleich daneben sehen Sie die derzeit im Kalender bereits vergebenen Termine sowie die farbig markierten Ressourcen.
6. Über den Kalender-Button erreichen Sie direkt den Kalender. Erst durch Drücken des Buttons „Anlegen“ (oder „Anlegen & Kalender“, um den Kalender nach Bestätigung des Termins direkt aufzurufen) wird der Termin bestätigt. Bis dahin ist der Termin nicht vergeben.