Patientenformulare anfordern

Im Folgenden werden verschiedene Wege beschrieben, Patientenformulare anzufordern bzw. zu verschicken. FĂŒr effiziente PraxisablĂ€ufe sind automatische Versandmöglichkeiten z.B. via Terminerinnerung und die Option, FĂ€lligkeiten fĂŒr Patientenformulare zu definieren, empfehlenswert. Sofern einzelne Formulare ad-hoc im Praxisalltag angefordert werden mĂŒssen, kann dies auch ĂŒber den MenĂŒpunkt Aktion → Patientenformular anfordern erfolgen. ZusĂ€tzlich können Sie mit Permanentlinks z.B. auf Ihrer Praxishomepage arbeiten.

Wenn Sie Patientenformulare an Bestandspatienten aus tomedo.pro heraus verschicken, wird das Formular direkt dem passenden Patienten zugeordnet (die Anforderung wie auch der Eingang des Formulares). Sofern Sie mit Permanentlinks arbeiten (z.B. auf Ihrer Praxishomepage oder eingebunden in die Terminerinnerungen des Online-Terminkalenders oder auch eingebunden in externe Tools), mĂŒssen Sie das eingegangene Formular manuell dem richtigen Patienten zuordnen.

Es ist also wichtig, dass Sie sich von Anfang an ĂŒberlegen, zu welchem Zeitpunkt ĂŒber welchen Versandweg und mit welchem Automatismus Patientenformulare angefordert werden sollen.

Patientenformulare manuell anfordern

Unter dem MenĂŒpunkt Aktion → Patientenformular können Sie Patientenformulare anfordern und damit manuell via E-Mail, QR-Code, iPad oder arzt-direkt App versenden. Sobald ein Patienten eingetragen ist, wird das angeforderte Patientenformular auch diesem zugeordnet. Bei Neupatienten, die noch keine Kartei in Ihrer Praxis haben, lassen Sie das Feld Patient entsprechend leer.

Sie können die notwendigen Formulare anhaken, die von Ihnen ausgewÀhlten Formulare werden dann automatisch oben in der Liste angezeigt. Es ist auch möglich die Reihenfolge der Formulare zu Àndern und diese wird dann entsprechend auch den Patienten prÀsentiert.

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Formulargruppen definieren

FĂŒr Nutzer mit Administratorrechten ist is auch möglich eine Vorauswahl von Formularen zu speichern und damit einfacher wieder zu verwenden (z.B. als Formularpaket fĂŒr neue Patienten). Hierzu finden sie im Dialog die folgenden SchaltflĂ€chen:

PatientenformulareAnfordern Update1
PatientenformulareAnfordern Update2

Durch Klick auf die Bleistift-SchaltflĂ€che 1 können Sie die Funktionen hierfĂŒr sichtbar machen (oder wieder entfernen). Mit 2 fĂŒgen Sie weitere Formulare zu einer existierenden Vorlage hinzu. Mit 3 können sie eine neue Vorlage speichern und mit 4 wieder löschen. Das Aktualisierungs-Symbol 5 können Sie nutzen, falls Sie noch nicht alle verfĂŒgbaren Formulare in der Auswahlliste sehen.

Anforderung via E-Mail

Hier ist zu beachten, dass die Links nur klickbar sind, wenn Sie tomedo.pro (und nicht Apple E-Mail) als E-Mail-Client verwenden. Dies können Sie in den tomedo.pro Einstellungen unter Arbeitsplatz → Brief/Fax/Mail Ă€ndern. Die E-Mail-Vorlage, die hier verwendet wird befindet sich unter Admin → E-Mail-Vorlagen. bis zu tomedo.pro Version 148 muss die Standardvorlage „MUSTER – Patientenformularanforderung“ verwendet werden. Ab Version 149 können Sie neue Vorlagen erstellen und auch zwischen mehreren Vorlagen wĂ€hlen. Achten Sie in der E-Mail-Vorlagenverwaltung darauf, das im Bereich „Vorschlag fĂŒr“ die Patientenformulare Anforderung angehakt ist, wenn Sie die E-Mail-Vorlage hierfĂŒr nutzen möchten. Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Vorlage das Kommando $[Formularlinks]$ enthalten sollte.

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Anforderung per QR-Code

Über den Knopf QR-Code können Sie alternativ auch das Patientenformular via QR-Code anfordern.

PatientenformuareAnfordernQRCode

Bitte beachten Sie, dass der Name des Patienten mit dem QR-Code erscheint, wenn der Code fĂŒr einen Bestandspatienten erzeugt wird. Sie können den Vorgang auch abbrechen, indem sie in dem Dialog auf das „X“ hinter dem QR-Code klicken

PatientenformulareQRCodeX

Die Dauer fĂŒr die der QR-Code ohne Unterbrechung dargestellt wird, können Sie unter dem MenĂŒpunkt Admin bei Formularen festlegen, indem Sie ein beliebiges Patientenformular auswĂ€hlen (oder nach der Kategorie filtern) und dann auf die SchaltflĂ€che „Patientenformular-Einstellungen“ klicken. Die Einstellungen fĂŒr den QR-Code befinden sich unter dem Reiter „Anforderungen“.

PatientenformulareQRCodeEinstellungen

Hier können sie den Zeitraum festlegen und auch ob sie das BetriebsstĂ€ttenlogo in dem Fenster fĂŒr den QR-Code anzeigen möchten, wenn gerade kein QR-Code angezeigt wird.

Das Logo können in der Verwaltung BetriebsstĂ€tten unter „Sonstiges“ festlegen.

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Patientenformulare per arzt-direkt Messenger anfordern

Die entsprechende SchaltflĂ€che ist wie beim QR-Code unter dem MenĂŒpunkt „Aktion“ fĂŒr Patientenformulare anfordern.

Patientenformulare AnfordernADMessenger

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Patientenformulare per Terminerinnerung anfordern

Sie können Patientenformulare automatisch per Terminerinnerung anfordern, wenn fĂŒr eine genutzte Terminart Patientenformulare hinterlegt sind. Dies gilt sowohl fĂŒr manuell im tomedo.pro Kalender eingetragene Termine als auch fĂŒr Termine, die aus dem Online-Terminkalender ĂŒbernommen wurden.

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Bitte beachten Sie, dass ab Version v1.165 die Patientenformulare nicht mehr in den Kalendereinstellungen fĂŒr die Terminarten festgelegt werden, sondern stattdessen die Verwaltung ĂŒber die Patientenformular-Einstellungen vorgenommen werden. Diese erreichen Sie zum Beispiel ĂŒber den MenĂŒpunkt „Admin > Patientenformulare“.

Ist fĂŒr diese Terminart ein Terminerinnerungsplan mit einer geeigneten E-Mail-Vorlage eingerichtet, werden nach dem Anlegen eines Termins dieser Terminart im tomedo.pro Kalender Erinnerungs-Nachrichten verschickt. Einen passenden Terminerinnerungsplan legen Sie in der Terminerinnerungsverwaltung an.

tomedo.pro handbuch karteieintraege formulare patientenformulare terminerinnerungsvorlangen

Die fĂŒr die Terminerinnerung genutzte E-Mail-Vorlage muss fĂŒr die Erzeugung des oder der Links fĂŒr die Patientenformulare das Briefkommando $[selektierterTermin %formularlinks]$ enthalten.

tomedo.pro handbuch karteieintraege formulare patientenformulare email vorlagen

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Patientenformulare lokal ausfĂŒllen

Sie können die gleichen Formulare auch auf MacOS in tomedo.pro unter Formular → Patientenformulare einsehen und fĂŒr den in der Tagesliste ausgewĂ€hlten Patienten direkt ausfĂŒllen. 

Alternativ können Sie Ihre Patienten diese Formulare auch ĂŒber den Workflow via iPad ausfĂŒllen lassen. Dazu können Sie die Schnellaktion „Patientenformular“ direkt aus der Tages- und Besuchsliste der tomedo iOS App verwenden. Alternativ wechseln Sie in die Übersicht der KarteieintrĂ€ge, klicken auf „+ Neu“ und wĂ€hlen anschließend „Patientenformular“ um ein neues Formular anzulegen.

Patientenformular fĂŒr einen Neupatienten anfordern

Sie können z.B. in einer E-Mail mit einem Permanentlink arbeiten, und diesen dem Patienten zuschicken. Dann können Sie aus dem ausgefĂŒllten Formular in tomedo.pro eine neue Kartei anlegen. Alternativ, wenn Sie schon eine Kartei angelegt haben, können Sie ab dem Zeitpunkt auch die patientenspezifischen Anforderungswege nutzen.

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