Aktionsketten

Allgemein

In tomedo® können Sie ständig wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisiert für einen Patienten abarbeiten lassen. Hierbei gibt es drei grundsätzliche Komponenten, um dies zu gewährleisten:

1. Aktionsketten, um in einer geordneten Reihenfolge z.B. Karteieinträge, Diagnosen, Leistungen, etc. für einen Patienten zu dokumentieren,
2. Aktionsketten-Auslöser, um Aktionsketten bei bestimmten Interaktionen ausführen zu lassen und
3. Aktionsketten-Bedingungen, um patientenbezogen zu ermitteln, ob eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sind, bevor eine Aktionskette ausgeführt wird.
4. Aktionsketten-Fragen, können in Abhängigkeit der Antwortauswahl Aktionsketten in Aktionsketten starten.

Aktionsketten

Unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten können Sie Aktionsketten erstellen. Hier können im unteren Teil über den Button „+Aktion“ eine der vielen Aktionen auswählt werden. Dabei ist zu beachten, dass bei Leistungen und Diagnosen nicht Katalogeinträge, sondern nur dessen Favoriten ausgewählt werden können. Diese müssen vorher also konfiguriert werden. Dies hat den Vorteil, dass Sie z.B. den Faktor bei GOÄ-Leistungen oder die Diagnosesicherheit vorkonfigurieren können. Die verschiedenen Elemente haben eigene Konfigurationen, die Sie in der Liste mit angeben können.

Eine Aktionskette kann über verschiedene Wege ausgeführt werden:

1. über einen Symbolleistenknopf in der Tagesliste oder der Kartei,
2. mittels Eingabe des Kürzels in die Kommandozeile der Kartei,
3. über Aktionskettenauslöser,
4. mittels Textbausteinen,
5. aus der Ergebnisliste von Statistiken heraus über die Aktion „Aktionskette für alle Listeneinträge nacheinander ausführen“,
6. durch Anlegen eines Custom-Karteieintrages in dem sich ein Feld der Art „Aktionskette aufrufen“ befindet,
7. beim Aufruf eines Dokumentes welchem eine Aktionskette zugeordnet ist,
8. über die Termindetails und
9. die tomedo® Suche welche Sie mit der Tastenkombination „option + Leertaste“ aufrufen können.

Beispiel: Die Praxis möchte eine einheitliche Behandlungsdokumentation, z.B. für Grippe, erstellen. Dementsprechend wird eine neue Kette 1 für den Befund „Grippe“ beim Anlegen eines ICD Codes J11.1 mit den Karteieinträgen ANA und BEF mit einem vordefinierten Text erstellt. Die Aktionskette wird mit einem entsprechendem Namen und Kürzel 2 versehen.

Über den Button „+ Aktion“ 3 können Leistungen, Diagnosen, Formulare, etc., hinzugefügt werden. Diese erscheinen dann in der Übersicht 4, wo zum Teil weitere Einstellungen möglich oder notwendig sind. Der „Kopie“-Button 5, ermöglicht das Kopieren von bereits hinzugefügten Aktionen. Dies kann hilfreich sein, wenn mehrere Elemente einer Art in der Aktionskette hinzugefügt werden sollen. Über den „Minus“-Button 6, können Aktionen auch wieder gelöscht werden. Zudem besteht die Möglichkeit, den Verlauf 7 zu zeigen. In diesem Fall öffnet sich bei Start der Aktionskette ein Popup-Fenster, welches den aktuellen Verlauf darstellt. Wenn die Option „zur Auswahl in Kartei“ aktiviert ist, kann außerdem die Aktionskette über die Symbolleiste der Patientenkartei gestartet werden.

Aktionsketten-Auslöser

Unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Auslöser können Sie sich verschiedene Auslöser einrichten. Einen neuen Auslöser legen Sie dabei mit „+ Element“ 1 an. Unter Umständen kann es hilfreich sein einen bestehenden Aktionskettenauslöser zu dupizieren über den Kopie-Button 3 und anschließend für eine andere Verwendung anzupassen. Über Gruppen 2 können Sie die verschiedenen Aktionskettenauslöser zur Übersicht strukturiert ablegen. Über die Suche 7 können Sie auch gezielt nach Aktionskettenauslöser suchen. Die Button unter Punkt 8 klappen die Gruppen übergeordnet auf oder zu. Der Button A-Z 5 sortiert entsprechend die Elemente alphabethisch nach dem Kürzel. Hinweis: Die Sortierung in diesem Verwaltungsfenster wird in Konfigurationsfenstern berücksichtigt, wo Aktionskettenauslöser ausgewählt werden können. Der Minus-Button 4 löscht einen ausgewählten Aktionskettenauslöser. Aktieren Sie die Checkbox 6 um sich die gelöschten Aktionskettenauslöser anzeigen zu lassen. In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit gelöschte Aktionskettenauslöser wieder auf „nicht-gelöscht“ zu setzten.

In tomedo® gibt es eine vielfältige Auswahl von Ankerpunkten, in die Sie einen Auslöser setzen können, z.B. das Öffnen der Kartei oder das Verschieben eines ToDos. Sie legen dabei das Objekt (z.B. ICD) 9 fest und daraufhin die auszuführende Aktion (z.B. Anlegen) 10. Haben Sie dies eingestellt, fehlt noch die Aktionskette 13, die ausgeführt werden soll. Alternativ zur Aktionskette kann auch eine Aktionskettenfrage ausgeführt werden. Je nach Bedarf kann im Auswahlmenü 14 die gewünscht Option gewählt werden.

Besteht der Wunsch, dass diese Kette nur an bestimmten Arbeitsplätzen oder nur bei bestimmten Nutzern ausgelöst werden sollen, so müssen Sie den „alle“-Haken 16 herausnehmen und die entsprechenden Nutzer oder Arbeitsplätze anhaken. Die Berücksichtigung der Konfiguration ist für die Nutzer und Arbeitsplätze sind standardmäßg ODER-Verknüpft. Das bedeutet, dass nur eine Bedingung zutreffen muss. Aktiveren Sie die Checkbox 15 können die beiden Bedingungen auch mit UND verknüpft werden, sodass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, eine SQL-Bedingung 11 anzugeben. So können Sie eine Statistik (SQL) Anfrage an die Datenbank stellen. Damit können Sie so gut wie alles abfragen. Dies hat aber den Nachteil, dass es nur bei aktivem Server funktioniert und dass SQL-Kenntnisse notwendig sind. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit eine Aktionsketten-Bedingung 12 anzugeben. Soll eine Aktionskette/-frage verzögert ausgelöst werden, aktivieren Sie die Checkbox 17.

Tipp: Möchten Sie einstellen, dass alle Nutzer außer ein konkret ausgewählter Nutzer (z.B. das Kiosk zur Selbstanmeldung) die Aktionskette starten können, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Auswahl umzukehren. Statt also alle Nutzer bis auf den ausgeschlossenen einzeln anzuklicken, können Sie die neue Auswahl in zwei schnellen Schritten umsetzen:

1. Klicken Sie den Nutzer an, welcher vom Auslöser ausgeschlossen werden soll.
2. Klicken Sie auf den Button „umkehren“. Nun sind automatisch alle Nutzer bis auf den vorher ausgewählten markiert und können den Auslöser nutzen.

Diese Funktion steht genauso für die Auswahl von Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Aktionsketten-Bedingungen

Das Ausführen von Aktionsketten kann zusätzlich über Aktionsketten-Bedingungen gesteuert werden. Unter Admin → Aktionsketten → Aktionsketten-Bedingungen können Sie diese konfigurieren.

Über den „+“-Button 1 können Sie neue Bedingungen hinzufügen. Kern dieser Bedingungen ist eine logische Verknüpfung von Briefkommandos. Sie können also zwei Briefkommandos oder festen Text mit Briefkommandos miteinander vergleichen. Diese Bedingungen können auch logisch verschachtelt werden.

Über den Kommandoknopf 2 kann das Fenster „Kommandoliste“ zur Hilfe geöffnet werden. Damit haben Sie auf alle Informationen über den Patienten, für die Briefkommandos zur Verfügung stehen, hier Zugriff und können diese auswerten.

Die hier zur Verfügung stehenden Relationen sind ähnlich denen in Statistikabfragen und stellen Vergleiche von Zeichenketten oder Zahlen zur Verfügung.

Diese Relationen vergleichen Zeichenketten:

• „ist“
• „ist nicht“
• „beginnt mit“
• „beginnt nicht mit“
• „endet mit“
• „endet nicht mit“
• „enthält“
• „enthält – Groß/Kleinschreibung insensitiv“
• „enthält nicht“
• „enthält nicht – Groß/Kleinschreibung insensitiv“

Diese Relationen vergleichen Zahlen:

• „ist kleiner als“
• „ist größer als“
• „ist kleiner als oder gleich“
• „ist größer als oder gleich“

Konfiguration der Aktionsketten-Verknüpfung

Weiter muss definiert werden, ob ALLE, EINE oder KEINE der Bedingungen wahr sind. Die Auswahl ALLE bedeutet ein Verknüpfen per „und“ (Bedingung 1 und Bedingung 2 und Bedingung 3 und … sind gleichzeitig wahr), EINE entspricht einem logischen „oder“ (Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder Bedingung 3 oder … sind wahr).

Hinweis: Wurde die Bedingung EINE oder ALLE hinzugefügt, verschwindet nach dem Verlassen der Ansicht die Anzeige der ausgewählten bzw. benutzten Relation.

Für komplexere Aktionskettenbedingungen können auch unterschiedliche Bedingungen hinzugefügt werden 3. Drücken Sie dazu die Alt-Taste, so wird aus dem „+“-Button ein „–“-Button, und klicken Sie auf den ausgepunktete Button, wird eine weitere Bedingung hinzugefügt. Via Drag-and-drop können Sie die Relationen zur gewünschten Bedingung hinzufügen. Das folgende Beispiel zeigt, dass 2 Aussagen (Relationen) wahr sein müssen und nur eine Aussage von 2 weiteren Aussagen wahr sein muss.

Hinweise zur Konfiguration:

1. Nehmen Sie sich Briefvorlagen bei der Verwendung von Briefkommandos zu Hilfe.
2. Testen Sie vorweg die Konfiguration ihrer Aktionskettenbedingungen mithilfe der Aktionskettenauslöser.
3. Um die Abarbeitung einer Aktionskettenbedingung besser zu verstehen, aktivieren Sie unter dem tomedo® Menü „Hilfe“ die LoglevelFeinschaltung „LogLevelAktionskettenbedingung“. Führen Sie nun eine Aktionskettenbedingung aus, können Sie im Log erkennen, wie die Aktionskettenbedingung arbeitet.
4. Beachten Sie bei der Relation „ist“, dass auch Leerzeichen (die nicht sichtbar sind) dazu führen können, dass das Vergleichsobjekt als ungleich einstuft wird. Unter Umständen ist es besser, die Relation „enthält“ zu verwenden.

Erweiterte Einstellung zum Laden der Patientendaten

Wird auf Daten von Patienten durch eine Aktionskettenbedingung zugegriffen, müssen diese Daten am Arbeitsplatz geladen sein. Andernfalls können die Daten dafür nicht verwendet werden. Um das Laden konkreter Daten vor dem Ausführen der Aktionskettenbedingung zu erzwingen, stehen die folgenden Optionen 4 zur Verfügung:

• Lade alle Karteieinträge/Formulare vor Ausführung
• Lade alle Scheine/Rechnungen vor Ausführung
• Lade alle MediVerordnungen/MedPläne vor Ausführung

Beachten Sie dabei, dass das Laden je nach Größe der Datenbank signifikant lange dauern kann.

Verwendung der Aktionskettenbedingungen

In verschiedenen Verwaltungsfenstern, wie z.B. Aufgabenvorlagen, Aktionsketten-Auslösern sowie innerhalb einer Aktionskette, können diese Aktionskettenbedingungen ausgewählt/verwendet werden.

Aktionsketten-Fragen

Die Ausführung von Aktionsketten kann neben den Aktionskettenbedingungen über Aktionskettenfragen gesteuert bzw. ausgelöst werden. Dafür können im Verwaltungsfenster „Fragen für Aktionsketten“, welches sich über das Admin-Menü → Aktionsketten → Aktionsketten-Fragen öffnen lässt, Aktionskettenfragen und Antworten mit jeweils zugeordneten Aktionsketten konfigurieren.

In den Frage- und Antworttext können Briefkommandos verwendet werden. Diese Briefkommandos werden allerdings nicht in der Kommandozeile ausgewertet, sondern ausschließlich im Abfragedialog, der durch die Aktionskettenfrage ausgelöst wird. Die Kommandoliste ist über den Button Kommando 18 zu öffnen.

Aktionskettenfragen ausführen

Aktionskettenfragen können zum Beispiel in der Kommandozeile, Aktionskettenauslöser und Aktionsketten ausgelöst werden.

Wird nun diese Aktionskette ausgeführt, erscheint dem Nutzer die Frage als Abfragedialog mit den Antwortoptionen als Button. Je nachdem welche Antwort gewählt (also welcher Button geklickt wird) wird die zugeordnete Aktionskette ausgeführt.

Hier sehen Sie den Unterschied, wenn eine Aktionskettefrage ohne und mit Multiselektion ausgelöst wird.

Tipps:

• Es ist möglich sich durch die Aktionsketten-Antworten durch zu tabben.
• Über Nummerneingabe können die Aktionsketten-Antworten ausgewählt werden
• Über den Button „Abbrechen“ und Keyboardtaste „ESC“ kann das Fenster Aktionsketten-Frage geschlossen werden.

Anwendungsbeispiele für Aktionsketten, Aktionskettenbedingungen und Aktionskettenauslöser

Die Aktionskettenbedingungen können an 2 Stellen die Ausführung von Aktionsketten steuern.

Möglichkeit 1

Beispiel 1

Sie wollen nur die Aktionskette Grippe ausführen, wenn der Patient älter als 60 Jahre ist. Für diese Einschränkung definieren Sie eine Aktionskettenbedingung: Patient ist älter als 60 Jahre. Dazu vergleichen Sie das Patientenalter $[palter]$ mit einer Zahl, z.B. 60. Folglich wird nun die Grippe-Aktionskette nur ausgeführt, wenn die Bedingung „Patient älter als Jahre“ erfüllt ist.

Daraufhin setzen Sie die Aktionsketten-Bedingung über die Verwaltung der Auslöser in die gewünschte Aktionskette.

Beispiel 2

Sie wollen eine Aktionskette nur ausführen, wenn der Geburtstag des Patienten heute ist und in der Patientennotiz das Wort „wichtig“ steht.

Also brauchen Sie 2 Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein sollen. Die erste vergleicht Tag und Monat des Geburtstags $[d G dd.MM]$ mit dem heutigen Datum $[d S dd.MM]$. Die zweite Bedingung nimmt den Inhalt des Feldes „Patinfo“ aus den Patientendetails $[&p.patientenDetails.freitext]$ und überprüft, ob das Wort „wichtig“ enthalten ist.

Möglichkeit 2

Zusätzlich können Sie Aktionskettenbedingungen innerhalb einer Aktionskette hinzufügen, die – so die Bedingung erfüllt ist – eine weitere Aktionskette ausführt. Hier können natürlich auch mehrere Aktionskettenbedingungen hinzugefügt werden. Weiter kann die Reihenfolge der auszuführenden Aktionsketten festgelegt werden.

• Die Kette kommt in Warteschlange auf Platz 1. Dies bedeutet, dass zuerst die bereits laufende Aktionskette zu Ende ausgeführt wird und anschließend die Aktionskette, die nur ausgeführt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist.
• Die aktive Kette wird abgebrochen und danach die Warteschlange abgearbeitet. Dies bedeutet, dass die Aktionskette direkt ausgeführt wird, wenn die Bedingung erfüllt ist und die zuvor gestartete Aktionskette wird nicht fortgeführt.
• Die Kette wird nur einmal in Warteschlange gesetzt. Dies ermöglicht die Konfiguration von mehreren Bedingungen, die ggf. zur Ausführung derselben Aktionskette führen. Diese Aktionskette soll aber an der Stelle nicht mehrfach ausgeführt werden, sondern nur einmal. Das Aktivieren der Checkbox verhindert das mehrfache Ausführen derselben Aktionskette.

Beispiel 3

Für einen Patienten soll eine extra Überweisung und Untersuchung angelegt werden, wenn er eine Grippe Diagnose mit dem ICD Code „J11.-“ erhält und bereits zuvor an einer Grippe erkrankt war.

Erstellen Sie zunächst eine Folge-Aktionskette Grippe.

Als Nächstes legen Sie eine Bedingung für häufige Grippe-Erkrankungen fest. Dazu können Sie das folgende Briefkommando nutzen:

$[x ddi,dia inf _ 14 NN NNJN NNNN invTimemitICD]$

Fügen Sie schließlich der Aktionskette „Grippe-AK“ die Aktionsketten-Bedingung „Häufige Grippe Erkrankung“ hinzu und wählen Sie im rechten Auswahlmenü „Folge-Grippe-AK“ sowie die gewünschte Vorgehensweise aus.

Beispiel 4: Custom-Karteieintrag verwenden, um eine Aktionskette auszulösen

In einem Custom-Karteieintrag wird das Auswahlfeld PräLab mit ja oder nein belegt.

Bei „Ja“ soll das ToDo „BE“ als anstehend eingetragen werden. Danach soll sich die Laboranforderung öffnen. Nachdem diese ausgefüllt und mit OK bestätigt wurde, soll sich ein Arztbrief öffnen, der die Information enthält, dass eine Blutentnahme schon erfolgt ist. Mithilfe des entsprechenden Kommandos kann diese Übernahme in den Arztbrief einfach erfolgen, siehe dazu die folgenden Abbildungen.

Bei „Nein“ soll sich nur der Arztbrief öffnen, der die Information enthält, dass das ToDo „BE“ nicht nötig ist und mit der Angabe eines Termins für das nächste Mal. Für die Informationen in den Arztbriefen soll ein Karteieintrag verwendet werden.

Wenn der Karteieintrag angelegt wird, kann dieser gleich mit der entsprechenden Information vorbefüllt werden, welche in den Arztbrief geschrieben werden soll.

Für die Aktionskette, die bei „Ja“ ausgelöst wird, kann dann auch gleich der Haken für das direkte Eintragen in die Kartei gesetzt werden, da hier nur eine kurze Info angegeben wird ohne weitere Eingaben.

Bei der Konfiguration des Kommandos ist unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung in der Verbindung zum Karteieintrag zu achten.

Die Bedingung in diesem Fall lautet: 

$[karteiEintragValue_withArgs OPK customDossierEintragEntries.lab _ N]$

Bei der Aktionskette mit „Nein“ ist es besser, diesen Haken nicht zu setzen, da hier noch eine Eingabe für das Datum notwendig ist, bevor die Info in den Arztbrief in den Arztbrief geschrieben werden soll.

OPK entspricht dem Kürzel des Karteieintrages und lab entspricht dem Variablen Feldnamen in dem CustomKarteiEintrag.

Tipps:

1. Finden können Sie dieses Kommando im Kommandofenster unter „Text mit Parameter“ in der genauen Beschreibung/Stichpunkt: arg. Anpassung durch Einsetzen der Bezeichnung der Aktionskette (in diesem Fall OPK) und Anpassung des FeldNamenKürzels aus dem CustomKarteiEintrag (in diesem Fall lab).
2. Würden Sie eine Aufgabe auslösen wollen, könnten Sie dasselbe Bedingungskommando (mit entsprechender Anpassung) nutzen. Vorher müssten Sie jedoch die Aufgabe definieren, damit diese über die Aktionskette auch vorbelegt werden kann (Wert).
3. Ab Version 1.131.1 können zur Vorbefüllung von Karteieinträgen formatierte Texte verwendet werden. Die Texte müssen dazu bereits im formatierten Zustand in das Feld der Vorbefüllung eingetragen werden.

Hinweis bei Medikamenten bei fehlender Diagnose

Wenn bestimmte Medikamente verordnet werden, muss im entsprechenden Quartal eine passende Diagnose abgerechnet werden, damit es später nicht zu einem Regress kommt. Dafür können Sie sich zum Beispiel über die Aktionsketten einen Hinweis anlegen.

Schritt 1: Legen Sie zunächst eine Aktionskette mit der Aktion „Hinweis“ an und geben einen gewünschten Hinweistext ein.

Schritt 2: Konfigurieren Sie eine Aktionsketten-Bedingung.

$[patient_versichertenstatus]$	ist	gesetzlich
$[x DDI _ _ _ JN NN2N NNNN invTimescheinDiagnosenICDvornauchAbgesetzteDiagnosen U _]$	beginnt mit	entsprechenden ICD-Code angeben

Schritt 3: Legen Sie einen Aktionsketten-Auslöser an, welcher greift, sobald ein Medikament mit dem entsprechenden ATC-Code angelegt wird.

Wählen Sie als Objekt 1 „Medikament-ATC-Code“ aus und fügen Sie in das Feld darunter 2 alle relevanten Codes ein. Sie können (kommasepariert) mehrere Codes eingeben. Als Aktion des Objektes 3 wählen Sie dann „Verordnen“. Denken Sie daran, auch die Aktionskettenbedingung 4 und die ausführende Aktionskette 5 mit diesem Auslöser zu verknüpfen.

Wenn Sie nun trotz fehlender Diagnose das Medikament verordnen, erscheint automatisch ein Hinweis: